США: Концепция перехода органов федерального правительства на автоматическое документирование и проблема освоения Национальными Архивами идеологии континуума, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/05/1.html )

Иная роль для Национальных Архивов

Рекомендации MITRE вполне разумны. Национальным Архивам следует чётко сформулировать своё видение, разработать техническое руководство и подготовить свой персонал к переходу. Однако, чтобы все эти шаги были осмысленными, Национальным Архивам также следует отказаться от идеи, что документы существуют на четко определённых стадиях.

Мой комментарий: На словах можно уверовать во что угодно, но как быть, если эти непутёвые документы (или часть их) реально существуют на четко определённых стадиях, и ими проще и удобнее управлять с учётом этого факта? Австралийцы уже попробовали обойтись без жизненного цикла, и получилось как-то не очень … В общем, не стоит делать реальную практику заложником амбиций теоретиков!

Это означает:

• Отход от жестких указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, и переход к системному стратегическому управлению (Сказано, конечно, красиво, - однако упомянутые указания опираются на жёсткие требования законодательства, неисполнение которых карается. Теоретизировать – дело приятное и безопасное; а вот сесть в тюрьму или получить крупный штраф было бы неприятно; поэтому из практике жёсткие указания никуда не денутся – Н.Х.).
  
  
• Сертификация систем на предмет их способности обеспечить долговременное сохранение документами своих качеств с течением времени (дело хорошее, однако если в сертифицированной системе документы всё-таки пострадают, то пользы от её сертифицируемости будет ноль – Н.Х.);
  
  
• Разработка политик, которые признают документы динамичными и контекстуальными, а не статическими и проходящими последовательно ряд стадий (здесь важно, чтобы политики признавали реальные особенности реальных документов различных видов и процессов работы с ними, а не исходили из – возможно, неадекватных в конкретном контексте – теоретических построений – Н.Х.);
  
  
• Поощрение персонала служб управления документами действовать в роли «архитекторов непрерывности», а не просто хранителей, следящих за исполнением законодательно-нормативных требований.

Речь идет не об отказе от обеспечения подотчётности – а, наоборот, о реализации на более глубоком уровне. Речь идёт о создании мира, в котором ведение документации больше не является специально выполняемой задачей, а представляет собой естественное следствие хорошей работы в хорошо спроектированной системе.

Заключение: Модель, лежащая в основе видения

Корпорация MITRE предложила умное, действенное видение современного управления документами. Для реализации этого видения, однако, потребуется нечто большее, чем новые инструменты или более качественное обучение. Национальным Архивам США - и федеральному сообществу специалистов по управлению документами в целом - придётся переосмыслить модель, которую они использовали почти столетие, и спросить себя, является ли она по-прежнему адекватной.

Автоматическое (встроенное, запроектированное) управление документами - это не просто прогресс в технологиях. Это приглашение воспринять новый способ мышления, при котором документы рассматриваются не как объекты, которые путешествуют во времени, а как сущности, которые существуют (и развиваются – Н.Х.) во времени, которые всегда присутствуют, всегда множественны и всегда погружены в системы, на которые мы полагаемся.

Если мы хотим, чтобы наши документы были столь же современными, как поставленные перед нами миссии, внедрение модели континуума может стать дорогой для движения вперед.

Для получения дальнейшей информации познакомьтесь с недавно опубликованным аналитическим отчётом  технического подкомитета TC46/SC11 Международной организации по стандартизации (ИСО) под названием «Запроектированное управление документами: Некоторые соображения» (Records Management by Design: Some Considerations, см. https://committee.iso.org/sites/tc46sc11/home/news/content-left-area/news-about-standarization-in-t-1/records-management-by-design-unl.html - о нём также см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2023/10/blog-post_466.html - Н.Х.). В нём данная тема рассматривается более подробно; высказаны глобальные идеи и соображения о том, как специалисты по управлению документами могут с самого начала разрабатывать встроенные, сквозные, автоматизированные системы управления документами.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://substack.com/inbox/post/160948871