Мой комментарий: в данном посте речь идёт о концепции перехода федерального правительства США на автоматическое документирование (zero-click recordkeeping - буквально «документирование, не требующее щелкать мышью» - Н.Х.), разработанной корпорацией MITRE ( https://www.mitre.org/ - некоммерческая организация, работающая в общественных интересах на уровне федеральных, государственных и местных органов власти, а также в промышленности и научных кругах и реализующая инновационные идеи в различных областях знаний – Н.Х.), - и о проблеме освоения Национальными Архивами США (NARA) идеологии континуума.
В начале 2024 года Корпорация MITRE опубликовала весьма убедительный и в то же время довольно-таки радикальный отчет под названием «Рекомендации для Национальных Архивов США по поводу перехода органов федерального правительства на автоматическое документирование без участия человека» (Considerations for NARA on Leading The Federal Government to Zero-Click Recordkeeping, см. https://www.mitre.org/news-insights/publication/considerations-nara-leading-federal-government-zero-click-recordkeeping , прямая ссылка: https://www.mitre.org/sites/default/files/2024-04/PR-24-0937-Zero-Click-Recordkeeping.pdf , а также мой пост на блоге: http://rusrim.blogspot.com/2024/06/mitre-1.html - Н.Х.).
В этом отчёте отражено видение, которое представляется одновременно неизбежным и давно назревшим - видение, согласно которому федеральные документы создаются, захватываются и управляются автоматически, в качестве побочного результата ведения основной деловой деятельности. Таким образом, в нём нет никаких форм, никаких папок, никаких отчаянных попыток вспомнить, что считается «документом», а что нет. Это просто встроенное интегрированное документирование деловой деятельности (здесь можно было бы использовать довольно популярный сейчас термин «запроектированное и по умолчанию управление документами» – records management by design and by default – Н.Х.).
Это не просто предложение об использовании определённых технологий, а призыв к фундаментальному переосмыслению того, как мы подходим к управлению документами. Красной нитью сквозь отчёт MITRE проходит противоречие, которое не признаётся напрямую, но находит отражение в каждой рекомендации: это противоречие между укоренившейся в Национальных Архивах США моделью жизненного цикла документов и более динамичной, интегрированной моделью континуума документов, которая неявно лежит в основе видения MITRE.
Две модели, два мировоззрения
Модель жизненного цикла, которую в течение длительного времени продвигают Национальные Архивы, структурирована вокруг четко определённых последовательных стадий: создания, активного использования, (ведомственного) хранения неактивных документов и окончательного уничтожения либо передачи на архивное хранение. Эта модель предполагает, что документы перемещаются во времени упорядоченным образом, при этом разные заинтересованные стороны берут на себя ответственность на разных стадиях. Данная модель работает лучше всего тогда, когда документы представляют собой дискретные, стабильные объекты - письма, отчёты и служебные записки, — которые можно маркировать, архивировать и перемещать.
По контрасту, разработанная в Австралии и широко (с этим можно поспорить; данная модель малоизвестна вне Австралазии, и даже там она внедрена больше на словах, чем на деле – Н.Х.) принятая на международном уровне модель континуума документов (records continuum model) отвергает подобную линейность. Документы в ней рассматриваются не как объекты, переходящие от одной стадии в другой, а как развивающиеся сущности, существующие в системах, сообществах и контекстах. Документ может одновременно использоваться, обрабатываться с целью обеспечения его долговременной сохранности и интерпретироваться различными способами разными пользователями. Она живёт во времени, а не существует внутри него.
Мой комментарий: Управлять традиционной организационно-распорядительной документацией в рамках модели континуума бессмысленно, а вот, скажем, для управления научно-технической документацией или классифицируемыми как документы базами данных она может быть полезна. Эти модели на самом деле друг другу практически не противостоят, поскольку у них разные области применения.
MITRE прямо не упоминает модель континуума, однако заимствует её логику. В отчете MITRE управление документами рассматривается как нечто происходящее автоматически и постоянно внутри систем без человеческого участия. Предполагается также, что метаданные генерируются в реальном времени, что классификация осуществляется на основе встроенной логики и что соответствие законодательно-нормативных требований устанавливается не проставлением галочек в контрольном списке, а является результатом продуманного проектирования инфраструктуры.
Таково мировоззрение континуума, и оно нелегко вписывается в модель жизненного цикла, которая лежит в основе большей части текущей архитектуры политик Национальных Архивов.
Несоответствие концепции
Автоматическое, запроектированное управление документами требует следующего:
- Систем, которые с самого начала генерируют и обеспечивают сохранность контекстных метаданных;
- Указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, которые запрограммированы в коде, а не только изложены на бумаге;
- Специалистов по управлению документами, которые проектируют и ведут мониторинг систем, а не просто контролируют соблюдение сроков хранения;
- Документов, которые доступны и значимы спустя длительное время по завершении их непосредственного использования (замечу, что сказав о «завершении непосредственного использования», автор тут же расписывается в своей, возможно неосознанной, приверженности модели жизненного цикла! – Н.Х.).
Всё это разрушает чёткие границы, на которых основана модель жизненного цикла (Почему?! Ничто из перечисленного выше прямого отношения к какой-либо конкретной модели не имеет! – Н.Х.). Если документы никогда не бывают по-настоящему неактивными -если они остаются «встроенными» в работающие системы - то когда происходит «передача на архивное хранение»? Что означает «проведения уничтожения/передачи»? И как нам сохранить аутентичность и подотчётность в отсутствие чётко определённого, уникального момента «создания документа»?
Мой комментарий: Ответ на данные вопросы довольно простой – все эти проблемы давно уже решались ранее, особенно вне узких рамок организационно-распорядительной документации, и ничего нового здесь выдумывать и не нужно :)
Это не просто вопросы политики - это концептуальные вопросы. И они указывают на более глубокую проблему: если Национальные Архивы хотят возглавить переход на автоматическое, запроектированное управление документами, то им, возможно, придётся переосмыслить свою модель, чтобы понять, что такое «документ» [в современную эпоху – Н.Х.].
(Окончание следует)
Эндрю Поттер (Andrew Potter)
Источник: сайт Substack
https://substack.com/inbox/post/160948871
Комментариев нет:
Отправить комментарий