Роботехническая автоматизация, управление документами и крах модели жизненного цикла, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/04/1_01931755518.html )

«Континуальное» мышление: Проектирование систем и процессов, изначально ориентированное на обеспечение подотчётности

Модель континуума документов предлагает более гибкий и адаптируемый подход. В отличие от модели жизненного цикла, в модели континуума не предполагается последовательное прохождение документами ряда стадий. Вместо этого допускается возможность того, что документы одновременно участвуют в процессах создания, захвата, упорядочивания и размножения/распространения с целью сохранения общественной памяти. Эти действия происходят непрерывно и в нескольких «измерениях», таких как время, контекст и заинтересованные стороны.

RPA-автоматизация более комфортно вписывается в эту концепцию. Модель континуума поощряет встраивание функциональных возможностей для управления документами на этапе проектирования систем. Боты не являются интегрированными поставщиками документов для системы управления документами. Подотчетность встроена в архитектуру систем, а не обеспечивается пост-фактум.

Данное переосмысление также позволяет отреагировать на вызываемые автоматизацией проблемные вопросы культурного плана. Модель континуума поддерживает проектирование сред управления документами, которые отражали бы такие основные общественные ценности, как прозрачность, справедливость и доверие. Она поощряет разработку стандартов метаданных, которые обеспечивают наличие сведений о происхождении документов; протоколов доступа, соответствующих государственной политике; и стратегий обеспечения долговременной сохранности, которые служат как потребностям деловой деятельности, так и общественным интересам.

Воздействие на культуру и общество: За пределами офиса

Переход от идеологии жизненного цикла к континуальному мышлению - это не просто технический вопрос. Такой переход отражает более широкие культурные изменения в том, как мы понимаем работу, память и ответственность.

RPA-автоматизация трансформирует труд. Рутинные задачи исчезают, а цифровая грамотность становится необходимой компетенцией. Вследствие этого перехода возникают новые информационные потоки, и если ими не управлять надлежащим образом, то результатом может стать институциональная амнезия или неуправляемая сложность. В государственном секторе RPA-автоматизация может сократить взаимодействие с людьми в критические моменты, заменяя решения, принимаемые в ходе дискуссий, на решения, принимаемые алгоритмами. Это влечёт за собой серьезные последствия в плане общественного доверия.

В то же время RPA-автоматизация открывает возможность для разработки систем управления, которые являются проактивными (действующими на опережение), встроенными и инклюзивными. Это требует выхода за рамки унаследованных моделей. Модель жизненного цикла, с ее опорой на последовательные стадии, плохо подходит для постоянных потоков цифровой информации. Модель континуума, напротив, как раз создана для таких сред. Она признает, что автоматизация является не помехой для стратегического управления, а частью его ландшафта.

На пути к «дружественному автоматизации» управлению документами

Сегодня специалисты по управлению документами должны выступать в роли проектировщиков систем, специалистов по управлению рисками и консультантов по этическим вопросам. Их необходимо привлекать на ранних этапах внедрения RPA-автоматизации, с целью обеспечить, чтобы боты генерировали не только эффективные, но и заслуживающие доверия документы. Специалисты по управлению документами должны выступать за качество метаданных, за прозрачные правила доступа и за непрерывность памяти как в неавтоматизированных, так и в автоматизированных системах.

Самое главное, специалисты по управлению документами должны полагаться на модели, которые отражают сложность современной информационной среды. Модель континуума документов с её акцентом на встроенность, плюрализм и долгосрочную ценность, как раз обеспечивает такую основу.

Мой комментарий: Модель континуума существует уже много лет, однако пока что не пользуется популярностью нигде, кроме Австралии (и то лишь потому, что для Австралии это такое же национальное изобретение и предмет гордости, как для России машиночитаемые доверенности). Более того, «молясь» на модель континуума на словах, на практике австралийские специалисты продолжают пользоваться доброй старой моделью жизненного цикла – естественно, не называя этого «Вольдеморта» по имени! :)

Сегодня мы уже не просто сохраняем сведения о прошлом. Теперь мы проектируем «машинную» память для будущего. Будет ли эта память служить общественному благу, будет зависеть не только от инструментов, которые мы используем, но и от моделей, которые мы выбираем для осмысления.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://substack.com/inbox/post/160812876?r=5cqz6j