Корпорация MITRE: Рекомендации для Национальных Архивов США о внедрении технологий автоматического документирования без участия человека, часть 1

18 апреля 2024 года корпорация MITRE - некоммерческая организация, работающая в общественных интересах на уровне федеральных, государственных и местных органов власти, а также в промышленности и научных кругах и реализующая инновационные идеи в различных областях знаний – опубликовала на своём сайте (см. https://www.mitre.org/news-insights/publication/considerations-nara-leading-federal-government-zero-click-recordkeeping ) отчёт Элиота Вильчека (Eliot Wilczek), Кристы Ферранте (Krista S. Ferrante), Майка Флекенштейна (Mike Fleckenstein) и Вероники Марцаль (Veronica Martzahl) «Рекомендации для Национальных Архивов США по поводу перехода органов федерального правительства на автоматическое документирование без участия человека» (Considerations for NARA on Leading The Federal Government to Zero-Click Recordkeeping) объёмом 13 страниц, см. https://www.mitre.org/sites/default/files/2024-04/PR-24-0937-Zero-Click-Recordkeeping.pdf   

Во вводной части отмечается следующее:

«В настоящем документе обсуждается лидирующая роль Национальных Архивов США (NARA) в процессе перехода федерального правительства на автоматическое документирование (zero-click recordkeeping, буквально «документирование, не требующее щелкать мышью» - Н.Х.) – на концепцию, встраивания правил управления документами в поток работ федеральных органов исполнительной власти, связанных с выполнение ими своих миссий, и освобождения большинства сотрудников этих органов от задач по ведению документации и управлению документами.

Мой комментарий: В Евросоюзе и некоторых других странах аналогичная концепция известна как «управление документами по умолчанию» (records management by default). Включение в деловые информационные системы функций, необходимых для управления документами (будь то в ручном или автоматическом режиме) также известно как «запроектированное управление документами» (records management by design).

Все федеральные органы исполнительной власти полагаются на эффективные системы и практики управления документами, помогающие им

• оказывать услуги гражданам надежно, справедливо и в больших масштабах;
  
  
• защищать права и льготы, обеспечивать безопасность и защиту персональных данных;
  
  
• обеспечивать надлежащее распространение актуальной и точной информации; и
  
  
• сохранять историческую память правительства.

Документы позволяют федеральным органам исполнительной власти быть эффективными, прозрачными и подотчетными учреждениями, что делает надёжное ведение и управление документами ключевым элементом укрепления доверия к правительству.

Национальные Архивы США (NARA) являются не только ведущим федеральным органом, обеспечивающим использование в органах федерального правительства эффективных и подотчетные практик управления документами, но и идейным лидером, предоставляющим федеральным органам исполнительной власти рекомендации по передовом методам и практикам управления документами.

В июле 2022 года корпорация MITRE опубликовала аналитический отчёт тех же авторов «Рекомендации для Национальных Архивов США о будущем управления документами» (Considerations for NARA on the Future of Recordkeeping, объёмом 13 страниц, см. https://www.mitre.org/sites/default/files/publications/pr-22-2103-considerations-for-nara-on-the-future-of-recordkeeping.pdf , а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2022/08/mitre.html - Н.Х.), где были отмечены четыре области возможностей для Национальных Архивов стать лидерами перехода органов федерального правительства на управление документами «нового поколения»:

• укрепление межпрофессионального сотрудничества;
  
  
• усиление персонала, занимающегося управлением документами;
  
  
• лидерство в переходе органов федерального правительства на автоматическое, «без щелчков мышью» управление документами;
  
  
• создание современной инфраструктуры для проведения экспертизы и раскрытия документов.

В данном отчёте, являющимся продолжением исследования 2022 года, более глубоко изучается концепция автоматического документирования, в основе которой лежит встраивание правила управления документами в электронные информационные системы. Данная концепция представляет собой стратегический сдвиг, предусматривающий акцент на внедрении систем, которые естественным образом выполняют «вшитые» в них правила управления документами; а также более сильный акцент на программах управления документами, поддерживающих выполнение федеральными органами исполнительной власти их миссий.

Под электронными информационными системами мы понимаем информационные системы, которые «содержат и обеспечивают доступ к компьютеризированным федеральным документами и иной информации» (см. 36 CFR §1236, https://www.ecfr.gov/current/title-36/chapter-XII/subchapter-B/part-1236 ). К ним относятся такие корпоративные системы, как системы управления кадрами и системы управления финансовой информацией, а также среды совместной работы, в рамках которых поддерживается коллективное использование файлов, чат и другие возможности для совместной работы.

Мы различаем информационные системы, которые непосредственно поддерживают весь спектр усилий по выполнению миссии, по поддержке миссии и по осуществлению деловой деятельности федерального органа исполнительной власти, - и системы управления документами (документационными системами), которые в основном занимаются управлением информацией как документами и выполнением правил управления документами, и обычно используются сотрудниками службы управления документами.

Мой комментарий: Иными словами, проводится различие между разнообразными деловыми информационными системами, поддерживающими основную деловую деятельность, и специализированными системами для управления документами.

Мы проводим это различие с целью облегчить описание концепций автоматического документирования, признавая при этом, что во многих случаях грань между информационными системами и документационными системами является нечёткой. Мы также признаём, что содержащиеся в данном отчёте рекомендации по изначальному встраиванию функций управления документами в электронные информационные системы еще больше размывают это различие, поскольку они приводят к интеграции в среду активной деловой деятельности операций, которые обычно выполняются специалистами по управлению документами.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2024/06/mitre-2.html )

Источник: сайт корпорации MITRE
https://www.mitre.org/news-insights/publication/considerations-nara-leading-federal-government-zero-click-recordkeeping