Корпорация MITRE: Рекомендации для Национальных Архивов США о внедрении технологий автоматического документирования без участия человека, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2024/06/mitre-1.html )

Корпорация MITRE в своём новом отчёте сформулировала следующие рекомендации для Национальных Архивов США:

1. Видение

Федеральному правительству США необходимо видение того, как будет выглядеть управление документами после того, как федеральные органы исполнительной власти полностью перейдут на электронное управление документами.

Эта видение, описываемая здесь как «автоматическое документирование» (zero-click recordkeeping), тесно увязывает процессы и правила управления документами с ключевыми целями в рамках миссии и с деловыми функциями. На практике это означает интеграцию правил управления документами в электронные информационные системы.

Национальным Архивам США следует сформулировать это видение в отчете об оценке состояния управления документами и в требованиях на будущее.

Рекомендация 1.1. Подготовить отчёт об оценке состояния управления документами, в котором рассматриваются передовые практики интеграции правил управления документами в электронные информационные системы, используемые федеральными органами исполнительной власти и отраслью управления документами.

Рекомендация 1.2. В новые редакции нормативных документов и руководств, выпускаемых Национальными Архивами, включить требования и/или ожидания относительно того, что в электронные информационные системы будут интегрированы правила управления документами. Эти требования и ожидания следует проиллюстрировать примерами.

2. Инструменты

Национальные Архивы должны стать лидером и содействовать сотрудничеству органов правительства и отрасли в разработке технических решений и стратегий реализации, обеспечивающих применение правил управления документами к документам, содержащимся в электронных информационных системах.

Рекомендация 2.1. Подготовить запрос на предоставление информации (RFI), в котором поставщикам будет предложено продемонстрировать в рамках организованного Национальными Архивами дня архивно-документационной отрасли, как их решения выполняют правила управления документами по ходу потока работ, связанных с выполнением миссии федерального органа исполнительной власти, одновременно минимизируя ложащуюся на его сотрудников нагрузку по управлению документами.

Рекомендация 2.2. Организовать круглый стол по вопросам политики с участием лидеров в областях управления федеральными документами и управления данными, для определения стратегий преодоления барьеров на пути реализации в информационных системах функциональных возможностей для управления документами.

3. Кадры

Для более широкой интеграции правил управления документами в потоки работ, связанных с выполнением федеральным органом исполнительной власти его миссии, требуется сдвиг в составе знаний, навыков и компетенций сотрудников, и особенно – руководителей служб управления документами. Национальные Архивы должны способствовать повышению квалификации и развитию тех компетенций персонала служб управления документами и их руководителей, которые необходимы им для внедрения и поддержки решений, интегрирующих правила управления документами в электронные информационные системы.

Рекомендация 3.1. Подготовить отчёт об оценке состояния управления документами по поводу знаний, навыков и компетенций, которые потребуются службам управления документами федеральных органов исполнительной власти и их сотрудникам для реализации возможностей автоматического документирования и для успешного управления документами в эпоху цифрового правительства.

Рекомендация 3.2. Включить в программу обучения Национальных Архивов курсы, в которых делается акцент на написание требований, проведение закупок и коллективную работу, с тем, чтобы помочь руководителям служб управления документами федеральных органов исполнительной власти обеспечить своим органам возможности для внедрения систем, имеющих функциональные возможности для автоматического документирования.

В отчёте корпорации MITRE сделаны следующие выводы:

Автоматическое документирование (zero-click recordkeeping) - это концепция, ставящая своей целью обеспечение сотрудникам федерального органа исполнительной власти возможности в ходе их основной деятельности, направленной на выполнение миссии этого органа, принимать правильные решения по управлению документами, сводя к минимуму время и количество операций («щелчков мышью»), которое они затрачивают на принятие таких решений. Этот подход согласуется с усилиями по созданию потенциала для управления документами, который необходим федеральным органам для ведения эффективной и прозрачной оперативной деятельности и для завоевания доверия общественности.

В данном отчёте автоматическое документирование обсуждается с точек зрения видения, инструментов и кадров. Автоматическое документирование включает формулирование видения того, как выглядит эффективное управление документами в эпоху цифрового правительства. Для этого требуются разработка, приобретение и внедрение инструментов, способных выполнять правила управления документами в ходе работы по выполнению миссии федерального органа. Кроме того, это предполагает подготовку специалистов по управлению документами, обладающих необходимыми навыками для реализации концепции автоматического документирования и для внедрения соответствующих инструментов.

Хотя мы и рекомендуем Национальным Архивам искать возможности для включения проиллюстрированных примерами требований и/или ожиданий в отношении интеграции правил управления документами в электронные информационные системы при обновлении нормативных документов и руководств (рекомендация 1.2), - мы не считаем, что простое добавление дополнительных требований и рекомендаций является основным инструментом внедрения автоматического документирования. Существующие нормативные документы, руководства и требования и так уже чётко формулируют многие аспекты автоматического документирования. Национальным Архивам следует сосредоточить внимание на достижении консенсуса в отношении основных препятствий и проблем, мешающих федеральным органам исполнительной власти переходить на автоматическое документирование. Описывая эти проблемы, Национальным Архивам следует также способствовать выработке межведомственных стратегий по преодолению этих барьеров.

Такая работа включает в себя написание отчетов об оценке состояния управления документами, описывающих процессы и практики автоматического документирования (рекомендация 1.1) и определяющих тип рабочей силы, необходимой для внедрения и поддержания автоматического документирования (рекомендация 3.1). Сюда также входит усиление внимания к этим проблемам в масштабах федерального правительства (рекомендация 2.2) и партнерство с отраслью (рекомендация 2.1).

Автоматическое документирование представляет собой попытку вплести правила управления документами в основную деловую деятельности федерального органа исполнительной власти таким образом, чтобы создать потенциал, необходимый федеральному органу для эффективной и прозрачной работы. Этот потенциал крайне необходим для завоевания доверия общественности. Такого рода усилия требуют сотрудничества между органами федерального правительства и лидерства со стороны Национальных Архивов.

Источник: сайт корпорации MITRE
https://www.mitre.org/news-insights/publication/considerations-nara-leading-federal-government-zero-click-recordkeeping