Ответ на вопрос коллеги: Сроки хранения проектной и рабочей документации

Вопрос: Некоторые подразделения нашего предприятия с 2022 года. передают свою отчетность, подписанную ЭЦП, через онлайн-сервис в Росстат. В архив предприятия передаются годовые стат. отчеты на бумажном носителе (срок хранения «постоянно», ст.335).

Раньше все отчеты были подписаны главным инженером. Теперь при передаче на хранение распечатывают документ, который был подписан ЭЦП, подпись у руководителя не хотят получать - считают, что достаточно ЭЦП. Пыталась объяснить, что для документа на бумажном носителе требования реквизитов никто не отменял - хотят видеть конкретный документ где об этом было бы написано, что ЭЦП недостаточно. Как решить этот вопрос? Как правильно принять на хранение такой документ?

Ответ: Порядок предоставления данных в электронной форме определяется постановлением Правительства Российской Федерации от 18 августа 2008 г. № 620 «Об условиях предоставления в обязательном порядке статистических данных и административных данных субъектам официального статистического учета». С 1 января 2022 года все юридические лица и индивидуальные предприниматели, а также субъекты малого предпринимательства обязаны предоставлять первичные статистические данные в электронной форме; исключение составляют отдельные категории информации ограниченного доступа.

Постановление Правительства РФ от 18.08.2008 № 620 «Об условиях предоставления в обязательном порядке первичных статистических данных и административных данных субъектам официального статистического учета»

7. Первичные статистические данные, документированные по формам федерального статистического наблюдения, предоставляются респондентами в форме электронного документа, если иное не установлено законодательством Российской Федерации об отдельных категориях информации ограниченного доступа.

Формы федерального статистического наблюдения в форме электронного документа подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке.

Первичные статистические данные в форме электронного документа предоставляются респондентами субъектам официального статистического учета самостоятельно или через представителя по телекоммуникационным каналам связи с использованием государственных информационных систем субъектов официального статистического учета, включая цифровую платформу. …

В случае допустимости предоставления первичных статистических данных на бумажном носителе такие данные предоставляются респондентами субъектам официального статистического учета лично, через представителя или в виде почтового отправления с описью вложения.

Это означает, что Ваша организации оформляет статистическую отчетность в электронном виде, и именно она является подлинником и должна передаваться в архив организации.

Предлагаемый подразделениями Вашей организации вариант передачи отчетности в архив, с юридической точки зрения, является незаверенной копией электронного подлинника на бумажном носителе. В ситуации, когда единственным подлинников является электронный документ, передача бумажной копии (изготовленной для удобства использования) может осуществляться лишь в качестве дополнения к электронному подлиннику.

Вы совершенно правильно отмечаете, что одним из вариантов решения проблемы могло бы быть создание двух подлинников одновременно - электронного и бумажного. Отмечу, что такой вариант активно используют наши судебные органы при оформлении судебных решений.

Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации

176. Объявление решения

3. Объявленная резолютивная часть решения должна быть подписана всеми судьями, участвовавшими в рассмотрении дела и принятии решения, и приобщена к делу.

При выполнении резолютивной части решения в форме электронного документа дополнительно выполняется экземпляр данной резолютивной части решения на бумажном носителе, который также приобщается к делу.

Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации от 14.11.2002 N 138-ФЗ

Статья 199. Составление решения суда

1. Решение суда принимается немедленно после разбирательства дела. Резолютивную часть решения суд должен объявить в том же судебном заседании, в котором закончилось разбирательство дела. Объявленная резолютивная часть решения суда должна быть подписана всеми судьями и приобщена к делу. При выполнении резолютивной части решения в форме электронного документа дополнительно выполняется экземпляр данной резолютивной части решения на бумажном носителе, который также приобщается к делу.

Инструкция по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.12.2004 № 161

При выполнении судебного акта в форме электронного документа дополнительно выполняется экземпляр на бумажном носителе. Экземпляр судебного акта на бумажном носителе, подписанного собственноручно судьей (судьями), подлежит обязательному приобщению к материалам дела. Экземпляр судебного акта в форме электронного документа хранится в ПС ГАС «Правосудие».

Следует, однако, иметь в виду, что в связи с растущим распространением изначально электронных документов подход с созданием двух подлинников с течение времени всё чаще будет рассматриваться как устаревший.

Что можно рекомендовать в Вашей ситуации:

• Прежде всего, необходимо прояснить вопрос о том, где и как в настоящее время хранится электронная статистическая отчетность Вашей организации за 2022-2023 годы, - и её состав.
  
  
• Необходимо оценить, в каких информационных системах хранится статистическая отчетность, и сможет ли архив принять её на хранение в электронном виде.
  
  
• На основе полученной информации можно будет разработать предложения о том, как действовать дальше, и в первую очередь обсудить этот вопрос с юристами Вашей организации.
  
  
• Если будет принято решении об оформлении второго подлинника на бумажном носителе, то желательно это решение оформить в виде организационно-распорядительного документа либо включить эту норму в уже действующие локальные акты организации.
  
  
• В случае неготовности архива принимать на хранение подлинные электронные документы, можно также рассмотреть вариант продолжения хранения этих документов в тех информационных системах, в которых они изначально были созданы (своего рода депозитарное хранение), с передачей архиву права контроля и управления этими документами.
  
  
• Я бы также поинтересовалась тем, как обстоят дела с другой отёчностью Вашей организации, которую она сдает в электронном виде в другие контролирующие органы. Возможно, и с ней также существуют проблемы с обеспечением сохранности, требующие оперативного решения.
  
  
• Я бы также рассмотрела вопрос о том, чтобы в крайнем случае принять в архив копии отчетности на бумажном носителе, - но тогда оформила бы распоряжение руководства о приеме именно копий отчетности и порядок их оформления и заверения. Сотрудники структурных подразделений при передаче копий в архив должны оформить их надлежащим образом.
  
  Однако и при таком подходе я бы позаботилась о том, чтобы электронные подлинники продолжали защищённым образом храниться в каких-либо информационных системах, и чтобы архив учитывал их и мог, в случае необходимости, м указать место их хранения.