пятница, 13 апреля 2018 г.

Порядок учета и хранения обязательного экземпляра печатного издания в электронной форме


«Порядок доставки, хранения, учета обязательного экземпляра печатного издания в электронной форме, мер защиты при доставке обязательного экземпляра печатного издания в электронной форме, порядка компьютерной обработки данных обязательного экземпляра печатного издания в электронной форме в целях их классификации и систематизации, а также требований к формату доставляемого файла обязательного экземпляра печатного издания в электронной форме», утвержденный Приказом Минкультуры России от 26 декабря 2017 года № 2227, содержит требования к порядку учета и хранения обязательного экземпляра печатного издания в электронной форме в целях их классификации и систематизации (раздел III.).

Экземпляру печатного издания в электронной форме, размещенному производителем документов на сайте доставки, в автоматическом режиме присваивается в электронной форме уникальный идентификационный номер (идентификатор) (п.26).

Внутренний учет экземпляра, получаемого РГБ, ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в соответствии с «Порядком учета документов, входящих в состав библиотечного фонда», утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. № 1077 (п.27).

Внутренний учет экземпляра, получаемого ИТАР-ТАСС, ведется на основе уникального идентификационного номера в файловом хранилище (шифра электронного хранения) на серверах ИТАР-ТАСС (п.28).

Экземпляр печатного издания в электронной форме, получаемый ИТАР-ТАСС, регистрируется в электронных базах данных Национального фондохранилища отечественных печатных изданий (п.29).

Получатели документов хранят экземпляры печатных изданий в электронной форме в приспособленных для этого помещениях на специально выделенном для этих целей оборудовании (п.30).

В целях защиты экземпляра печатного издания в электронной форме получатели документов при их получении и хранении, а также в целях предотвращения их несанкционированного использования определяют лиц, ответственных за их обработку и хранение (п.31).

Получатели документов могут осуществлять при необходимости резервное копирование экземпляра печатного издания в целях обеспечения его сохранности (п.32).

Компьютерная обработка выходных сведений экземпляра осуществляется получателями документов в целях их классификации и систематизации (п.33). Классификация и систематизация выходных сведений осуществляется в автоматизированной информационной системе получателя документов (п.34).

Требования к формату доставляемого файла обязательного экземпляра печатного издания в электронной форме

Экземпляр печатного издания в электронной форме должен быть представлен в формате PDF/A в целях обеспечения возможности его долгосрочного архивного хранения. Использование других форматов не допускается (п.36).

Содержание PDF/A-файла экземпляра печатного издания в электронной форме должно соответствовать содержанию обязательного экземпляра печатного издания (п.37).

В случае, если экземпляр печатного издания представляет собой несколько составных элементов, то файл должен содержать все составные элементы в виде одного PDF/A-файла (п.38).

Электронные файлы не должны содержать следующие дефекты (п.39):
  • Пропуск отдельных страниц текста электронного файла в случае отсутствия подобного пропуска в экземпляре печатного издания;

  • Наличие в электронном файле пустых страниц в случае отсутствия пустых страниц в экземпляре печатного издания;

  • Ошибки в нумерации страниц текста электронного файла в случае отсутствия подобных ошибок в экземпляре печатного издания;

  • Нарушения порядка следования страниц электронного файла в случае отсутствия подобных ошибок в экземпляре печатного издания;

  • Нечитаемость текста электронного файла;

  • Отсутствие текстового слоя, если иное не предусмотрено экземпляром печатного издания;

  • Разрешение страниц или иллюстраций менее 300 точек на дюйм, если иное не предусмотрено экземпляром печатного издания;

  • Отклонение текста электронного файла по горизонтали более, чем на 5 градусов, если иное не предусмотрено экземпляром печатного издания;

  • Разные размеры страниц текста электронного файла, если иное не предусмотрено экземпляром печатного издания;

  • Ошибки и ограничения, в том числе программно-технические ограничения, препятствующие дальнейшему открытию и копированию электронного файла.
Мой комментарий: Установление требований к использованию только формата PDF/A у меня вызывает определенное чувство тревоги. Я уже несколько лет рассказываю на своем блоге о проблемах использования для архивного хранения форматов из группы PDF/A, но, к сожалению, тех, кто устанавливает требования к хранению электронных документов, это мало интересует.

Хочу отметить, что данный документ - один из немногих в нашей стране законодательно-нормативных документов, устанавливающих требования к организации хранения электронных документов (пусть, в данном случае, и весьма специфических). Будем надеяться, что это та «первая ласточка», за которой последуют другие.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=293015

3 комментария:

  1. Порочность в этом нормативном акте только в обязательности использования для всех документов одного формата, без учета специфики, формы сохраняемого документа. Минстрой, Минсвязи не столь категоричны для своих подведомственных организаций.

    ОтветитьУдалить
  2. Этот комментарий был удален администратором блога.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Убедительная просьба - эмоции выражать культурно. Хотя бы на моем блоге )))

      Удалить