Австралия: Новый стандарт создания и управления информацией

Данный пресс-релиз был опубликован 28 апреля 2017 года на сайте Национальных Архивов Австралии.

28 апреля 2017 года Национальные Архивы Австралии официально представили новый стандарт для органов федерального правительства Австралии, который поможет управлять растущими объёмами деловой информации правительства.

Генеральный директор Национальных Архивов Дэвид Фрикер (David Fricker) представил новый стандарт на специальных слушаниях в Сенате на тему «Взаимодействие государства и граждан в эпоху цифровых технологий», прошедших в здании Парламента в Канберре.

В соответствии с текущим курсом на сокращение бюрократических препон и запретов, новый 16-страничный «Стандарт управления информацией» (Information Management Standard – Australian Government, http://www.naa.gov.au/information-management/information-management-standard/index.aspx , прямая ссылка на PDF-файл http://www.naa.gov.au/Images/Information%20Management%20Standard_17%20April%202017_tcm16-99205.pdf ) формулирует принципы, которые помогут федеральным органам исполнительной власти удовлетворить потребности деловых кругов, государства и общества в плане управления информацией в государственном секторе.

По словам г-на Фрикера, «Последние проведенные правительством расследования, в том числе связанные с «Программой теплоизоляции жилья» (Home Insulation Program – расследование было вызвано смертью четырёх рабочих вследствие плохого обеспечения безопасности труда – Н.Х.) и деятельностью «Королевской комиссии по реагированию государственных институтов на случаи сексуальных домогательств к несовершеннолетним» (Royal Commission into Institutional Responses to Child Sexual Abuse), подчеркнула необходимость сохранения свидетельств принимаемых государственными органами решений и осуществляемого взаимодействия, а также важность этой личной информации для соответствующих физических лиц».

«Стандарт управления информацией устанавливает для государственных органов прочный фундамент, позволяющую им планировать, осуществлять и контролировать свою практику управления информацией. Стандарт также служит основой для оценки государственными органами и архивами своей эффективности.»

В стандарте разъясняются ожидания Национальных Архивов в отношении создания и управления деловой информацией правительства Австралии. Стандарт стремится максимально полно использовать те возможности, которые открываются благодаря расширяющемуся применению государственными органами электронных технологий.

«Информация может создаваться в любом месте, в любое время и с помощью различных средств, включая, в том числе, социальные сети и электронную почту», - отметил г-н Фрикер.

«Учитывая это, данный стандарт подчеркивает необходимость надлежащего создания, хранения и управления деловой информацией, а также обеспечения документирования проводимых государственными органами ключевых обсуждений и принимаемых решений, в интересах получения надежных рекомендаций, поддержки здравых деловых процессов, открытого и подотчетного правительства».

Стандарт соответствует международному стандарту управления документами  ISO 15489:2016 и предлагает практический подход, обеспечивающий максимизацию деловой отдачи от хорошо управляемой информации правительства Австралии. Стандарт применим в отношении как электронной, так и неэлектронной информации, и согласован с политикой Национальных Архивов Австралии «Электронная непрерывность 2020» (Digital Continuity 2020, см. http://www.naa.gov.au/information-management/digital-transition-and-digital-continuity/index.aspx , прямая ссылка на PDF-файл: http://www.naa.gov.au/Images/Digital-Continuity-2020-Policy_tcm16-93933.pdf ).

«Часть создаваемой сегодня электронной информация будет иметь общенациональное значение и будет сохраняться в составе коллекций Национальных Архивов. Публикуя данные стандарт, Национальные Архивы обеспечивают создание ценной деловой информации и возможность её долговременной сохранности и доступности в будущем, на благо всех австралийцев», - сказал г-н Фрикер.

Мой комментарий: В соответствии со сложившейся в Австралии практикой, данный маленький по объёму (его основная часть – это 9 страниц) документ самого высокого уровня формулирует и кратко разъясняет ключевые принципы хорошего управления информацией. Этих принципов восемь:

• Обеспечивается систематическое высокоуровневое (стратегическое) управление деловой информацией;


• Обеспечивается создание необходимой деловой информации;


• Деловая информация надлежащим образом описывается;


• Деловая информация соответствующим образом хранится и обеспечивается её долговременная сохранность;


• Всегда известно, в течение каких сроков деловая информация должна сохраняться;


• Уничтожение либо передача деловой информации проводятся с обеспечением подотчетности;


• Деловая информация сохраняется в системах, дающих возможность управлять ею надлежащим образом;


• Деловая информация доступна для использования и повторного использования. 

Каждому принципу посвящена страница пояснений. Лично мне нравится такой стиль написания стандартов, позволяющий сфокусировать внимание на наиболее принципиальных вопросах, не «утопая» при этом в детальных требованиях и технологических подробностях, которые в Австралии обычно описываются в других стандартах, требованиях и рекомендациях, уже более низкого уровня.

Источник: Сайт Национальных Архивов Австралии
http://www.naa.gov.au/about-us/media/media-releases/2017/06.aspx