Росархив предлагает изменить порядок исчисления сроков хранения документов по личному составу

Когда на своем блоге в 2015-2016 годах я рассказывала о ходе принятия федерального закона от 2 марта 2016 года № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» ( см.: http://rusrim.blogspot.ru/2016/03/blog-post_53.html, http://rusrim.blogspot.ru/2016/02/blog-post_18.html  , http://rusrim.blogspot.ru/2015/02/blog-post_19.html , http://rusrim.blogspot.ru/2015/10/2015.html ), то основное внимание я уделяла предложенному Росархивом сокращению сроков хранения документов по личному составу с 75 до 50 лет.

На деле сроки хранения в законе были установлены не только условные, но и в весьма оригинальной формулировке: «со дня создания, с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения». Если исполнять это требование закона буквально, то необходимо отслеживать дату создания каждого документа по личному составу с тем, чтобы точно отследить срок его хранения, даже в тех случаях, когда документы сформированы в личные дела.

До внесения в закон этого «перла» срок хранения данных документов традиционно отсчитывался от даты увольнения сотрудника. Соответственно, кадровые службы нашей страны пережили определенный шок, а когда он прошел - начали задавать вопросы о том, каким образом это требование можно реализовать на практике.

В марте 2017 года Президент Российской Федерации внес в Государственную Думу законопроект № 120360-7 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (в части приведения норм федеральных законов в соответствие со структурой федеральных органов исполнительной власти, изменившейся в связи с изданием Указа Президента Российской Федерации от 4 апреля 2016 года № 151 «О Федеральном архивном агентстве»), в котором предложено изменить формулировку статьи 22-1 «Сроки хранения документов по личному составу».

В пояснительной записке к законопроекту подробно описано, что конкретно его разработчики хотят исправить:

Пояснительная записка к законопроекту Законопроект № 120360-7 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (в части приведения норм федеральных законов в соответствие со структурой федеральных органов исполнительной власти, изменившейся в связи с изданием Указа Президента Российской Федерации от 4 апреля 2016 года № 151 «О Федеральном архивном агентстве»)

Законопроектом предлагается дополнить Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» новой статьей 21, объединив в ней положения закона, связанные с порядком установления и исчисления сроков хранения архивных документов.

Необходимость внесения поправок в статью 221 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» обусловлена противоречиями в порядке исчисления сроков хранения документов по личному составу.

Во-первых, срок хранения любых документов не должен зависеть от места их хранения, как это предусмотрено действующей редакцией статьи 221 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Во-вторых, в практике архивного дела и делопроизводства в соответствии с пунктом 1.4 общих положений перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их формирование в дела, а не со дня их создания, как это установлено в действующей редакции закона.

Применение на практике действующей редакции статьи 22-1 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» может привести к неоправданной расшивке дел, сформированных по году окончания их делопроизводством.

В связи с этим предлагаются уточненные формулировки, связанные с дифференциацией сроков хранения документов по личному составу в зависимости от года завершения их в делопроизводстве (до и после 1 января 2003 г.).

Учитывая, что отдельные виды документов по личному составу, такие как приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, о дежурствах и другие, всегда имели и продолжают иметь кратковременный срок хранения (пять лет), необходимо законодательно определить, что 75-летний (до 1 января 2003 г.) и 50-летний (после 1 января 2003 г.) сроки хранения документов по личному составу, установленные данной статьей, не распространяются на документы, для которых действующими перечнями установлен иной срок хранения.

В новой версии статьи предлагается установить следующие сроки хранения:

Законопроект № 120360-7 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»

Статья 22-1. Сроки хранения документов по личному составу

1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.

2. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

3. По истечении сроков хранения, указанных в частях 1 и 2 настоящей статьи, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов.

4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.

5. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Мой комментарий: Хочу обратить внимание на два момента. Для подавляющего большинства документов по личному составу исключается обязательность проведения экспертизы ценности, которая сохраняется только для организаций, являющихся источниками комплектования архивов. Это значит, что подавляющее большинство организаций страны начнёт уничтожать документы по личному составу, больше не задумываясь ни об их потенциальной исторической ценности, ни о потребности в этих документах своих сотрудников для защиты их пенсионных прав. Отметка «ЭПК» ни к чему особенно не обязывала, но хотя бы напоминала организациям о том, что данные документы не стоит уничтожать не глядя …

Очень интересное положение установлено частью 4 статьи 22-1. Впервые встречаю норму, согласно которой архивные перечни «пересиливают» закон. Вообще-то по логике права, как мне кажется, всё должно быть строго наоборот!

Источник: Сайт Государственной Думы РФ
http://asozd2.duma.gov.ru/main.nsf/(ViewDoc)?OpenAgent&work/dz.nsf/ByID&DA411F099E89317FC32580E3004429D3
http://asozd2.duma.gov.ru/main.nsf/(ViewDoc)?OpenAgent&work/dz.nsf/ByID&53D392632E9C22674325810C002E4793