четверг, 3 ноября 2011 г.

Министерство финансов подтвердило, что копии документов для налоговой службы нужно заверять поштучно

Министерство финансов в своем письме от 24 октября 2011 г. № 03-02-07/1-374 дало ответ на следующий вопрос организации:
Вопрос: В каком порядке ОАО должна представлять в налоговые органы копии документов, истребуемых в соответствии со ст. 93.1 НК РФ?
Организация (акционерное общество) в своем запросе сообщило, что регулярно получает от налоговых органов требования о представлении документов в рамках ст. 93.1 Налогового кодекса РФ. Однако в последнее время налоговые органы стали возвращать обратно представленные копии документов, ссылаясь на то, что они ненадлежаще заверены, - в тех случаях, когда заверялась вся подшивка копий документов, а не каждый отдельный документ.

По мнению организации, налоговая инспекция не права. Пунктом 2 ст. 93 НК РФ предусмотрено представление документов на бумажном носителе в виде заверенных проверяемым лицом копий. Однако в Кодексе не содержится нормы, запрещающей представление подшивки копий документов, истребуемых налоговыми органами в порядке ст. 93.1 НК РФ.

Обращаю внимание коллег на то, что как пишет организация, требования о заверении каждой копии в отдельности появились у налоговых инспекций недавно. Раньше же вариант заверения сшива различных документов в несколько сотен страниц всех устраивал.

Ответ Минфина по существу вопроса привожу дословно, поскольку считаю его шедевром бюрократической казуистики - одновременно безразличия к тому бремени, которое в результате ложится на организации:
В Департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрено обращение по вопросу о заверении копий документов, представляемых в налоговые органы, и сообщается следующее.

Согласно п. 5 ст. 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) истребуемые документы представляются с учетом положений, предусмотренных п. п. 2 и 5 ст. 93 Кодекса.

Представление в налоговые органы документов на бумажном носителе, по общему правилу, производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст. 93 Кодекса).

В соответствии с п. 1 ст. 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено Кодексом.

Пунктами 2.1.29 и 2.1.30 Государственного стандарта Российской Федерации "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (ГОСТ Р 51141-98), утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28, предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Таким образом, каждая представляемая в налоговый орган копия документа должна быть заверена уполномоченным лицом и иметь иные необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Эта позиция подтверждается арбитражной практикой. Так, например, Федеральным арбитражным судом Московского округа в Постановлении от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 сделан вывод о том, что в п. 2 ст. 93 Кодекса под словами «заверенных проверяемым лицом копий» следует понимать удостоверение исполнительным органом налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу. При этом указано, что из положений ст. 93 Кодекса следует, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.
Мой комментарий: Подозреваю, что появление такого рода требований может быть на самом деле связано с изменением технологий обработки документов в налоговых инспекциях, например, с их сканированием. Подшивки документов сканировать значительно труднее, поскольку их нельзя «пропустить» через высокопроизводительный поточный сканер. Кроме того, при сканировании листов из сшива не будет видна заверяющая подпись и печать.

Однако больше всего в ответе мне понравился переход от утверждения о том, что термины и понятия «применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства», к использованию понятий и терминов, содержащихся в стандарте ГОСТ Р 51141-98, который никакого отношения к законодательным актам не имеет и применяется на добровольной основе!

Напоминаю, что письмо министерства нормативным документом не является, и лишь разъясняет позицию министерства по какому-либо вопросу. Так что подождём, пока действия налоговой службы будут оспорены в суде, и посмотрим, что решат суды высших инстанций. Думаю, что когда с подобным отношением столкнется крупная организация, представляющая копии документов грузовиками, молчать она не станет :)

Источник: Консультант +
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=QUEST;n=102363

22 комментария:

  1. Н.А. Храмцовская: ГОСТ Р 51141-98… применяется на добровольной основе!

    С.В. Дроков: Наталья Александровна, в области применения ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» четко обозначено:

    «Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу».

    Если в России имеется ГОСТ, устанавливающий «обязательные для применения…» термины, обязателен ли сам ГОСТ?:) С уважением

    ОтветитьУдалить
  2. Уважаемый Сергей Владимирович, законы своей страны полезно знать - в частности, закон "О техническом регулировании". Между прочим, уже даже студентам известно, что стандарты (за исключением особо оговоренных) в России применяются на добровольной основе, в том числе стандарты в сфере делопроизводства/управления документами :)

    Если не хотите поверить мне на слово, посмотрите арбитражные судебные решения, в которых стороны пытаются ссылаться на стандарты. Там всё очень доходчиво объясняется.

    ОтветитьУдалить
  3. Вопрос к знатокам, есть вот такой 63-ФЗ Статья 6 с вот такими вот словами: "4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов." Это каким либо образом относится к теме обсуждения?

    ОтветитьУдалить
  4. Конечно относится. Ведь речь идет о копиях документов. :)

    Вот и возникает вопрос, почему для электронных копий такое можно делать, а для бумажных, по мнению Минфина, нельзя?

    ОтветитьУдалить
  5. Статья 1. Сфера применения Федерального закона от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (в ред.):
    1. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:

    - разработке, принятии, применении и исполнении обязательных требований к продукции или к связанным с ними процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации;

    - разработке, принятии, применении и исполнении на добровольной основе требований к продукции, процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг;

    - оценке соответствия».

    А где в этом законе «регулирование» отношений, связанных с терминологией? :)

    ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» своим назначением имеет «Термины и определения». А не вышеперечисленные в 184-ФЗ сферы регулирования.

    С уважением С.В. Дроков

    ОтветитьУдалить
  6. Ну что же, вижу, пороху у Вас хватает только на первую статью, а ведь их в законе несколько больше! :)

    Статья 2. Основные понятия

    Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:

    стандарт - документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать правила и методы исследований (испытаний) и измерений, правила отбора образцов, требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения;

    стандартизация - деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг;

    Статья 12. Принципы стандартизации

    Стандартизация осуществляется в соответствии с принципами:
    - добровольного применения документов в области стандартизации; ...

    ОтветитьУдалить
  7. Наталья Александровна, ведь я же НЕ ПРО «характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг»,

    а также «правила и методы исследований (испытаний) и измерений, правила отбора образцов, требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения».

    Я о «терминах и определениях», а не «ТРЕБОВАНИЯХ К НИМ». Неужели Вы не видите очевидного? :) С уважением. С.В. Дроков

    ОтветитьУдалить
  8. Т.е. имеются требования к терминологии, регулируемые данным ФЗ. Еще раз - требования!

    И имеются термины и определения, не входящие в сферы регулирования того же ФЗ.

    ? :))) С уважением. С.В. Дроков

    ОтветитьУдалить
  9. Стандарты - добровольные. Содержащиеся в них термины - естественно, тоже, тем более, что (скажу Вам по секрету) в законодательстве ряду терминов уже даны несколько иные определения. Правила делопроизводства в ФОИВ читали?

    Статус стандартов и их содержимого устоялся уже несколько лет тому назад, сложилась судебная практика, и даже руководитель и ведущие специалисты ВНИИДАД с трибуны конференций не раз подтверждали именно такое положение дел. Кстати, а почему бы Вам не проконсультироваться у них? :)

    ОтветитьУдалить
  10. Цитата: "Федеральный закон № 184-ФЗ от 27.12.2002 «О техническом регулировании» (в ред. от 09.05.2005), введя принцип добровольности применения стандартов, поставил под удар применяемый до того момента во всех организациях ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» и другие немногочисленные стандарты, регламентирующие сферу ДОУ."

    Цит. по: Варламова Л.Н. "Современное состояние дел в сфере стандартизации процессов документационного обеспечения управления: опыт России"// Третья Всероссийская конференции «Стандартизация информационных технологий и интероперабельность»: труды третьей Всеросс. конф. «Стандартизация информационных технологий и интероперабельность» SITOP 2009, 27 окт. 2009 г., г. Москва. – М., 2009. – 114-116. С.33 (примечание 1)

    ОтветитьУдалить
  11. «Термины, установленные [ГОСТ Р 51141-98] обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу», согласно постановлению Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28. Никто не отменял? :)

    Законодательство же, и Вам это известно, НИКОГДА не «устанавливает» терминов, а дает ПОНЯТИЯ с их определениями. Чувствуете разницу? :)

    Да, стандарты «добровольные», но только те, которые перечислены в сфере регулирования указанного ФЗ. Уникальность ГОСТ Р 51141-98 очевидна! :) С уважением. С.В. Дроков

    ОтветитьУдалить
  12. С.В.Дроков писал: "Уникальность ГОСТ Р 51141-98 очевидна!"

    К сожалению, это, похоже, очевидно только для Вас, Сергей Владимирович... :)

    Привыкайте к реальности, - другие коллеги тоже года два бухтели, а теперь вроде ничего, притерпелись, лишь иногда тихонечко ворчат, что хорошо бы снова, как в прошлом веке, сделать все стандарты обязательными :))

    ОтветитьУдалить
  13. Тем не менее, детальная проработка конкретного "утверждения" о понятиях, терминах и определениях, статусности отдельного взятого стандарта и его "зависимости" от 184-ФЗ, толкований отдельных судей, может воспитать иного качества специалистов. Специалистов, которые не "списывают", а думают... Что может быть прекраснее? С уважением С.В. Дроков

    ОтветитьУдалить
  14. С.В.Дроков писал: Законодательство же, и Вам это известно, НИКОГДА не «устанавливает» терминов, а дает ПОНЯТИЯ с их определениями. Чувствуете разницу?

    Это все эмоции, коллега, а вот Вам лишь некоторые факты - чувствуете разницу? :)))

    Федеральный закон от 12.06.2002 N 67-ФЗ (ред. от 25.07.2011) "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации"

    Статья 2. Основные термины и понятия

    Для целей настоящего Федерального закона применяемые термины и понятия означают: ...

    Федеральный закон от 24.07.2002 N 111-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "Об инвестировании средств для финансирования накопительной части трудовой пенсии в Российской Федерации"

    Статья 3. Основные понятия и термины, применяемые в настоящем Федеральном законе

    В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия и термины:...

    Федеральный закон от 16.07.1999 N 165-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "Об основах обязательного социального страхования"

    Статья 3. Основные понятия и термины, используемые в настоящем Федеральном законе

    Для целей настоящего Федерального закона используются следующие понятия и термины:...

    Ну и так далее...

    ОтветитьУдалить
  15. К чему: "все смешалось люди, кони"? :) Объектом рассмотрения являлся ГОСТ Р 51141-98 и 184-ФЗ. К чему "сложившаяся" практика "тусовки" колод? :) Зачем? Для перехода к теме полуграмотности законо и нормо-дателей? Так они не знают что такое "реквизиты" документов! Пусть их! :)

    Полагаю, Вы согласитесь с тем, что относительно ГОСТ Р 511141-98 есть над подумать? С уважением. С.В. Дроков

    ОтветитьУдалить
  16. Да уж. Прекрасная зарисовка того, что как мне хочется или надо, то так и говорю.
    Точнее считаю.
    Ну все говорят необязательно,
    А я чем хуже. Зачем думать есть же судебная практика.
    Ну делали в России машины плохо, но так что же.
    Зачем что-то придумывать . Так и будем делать старье. Есть же практика - покупают же российские машины, значит нужно :)

    ОтветитьУдалить
  17. Впрочем, есть ведь и обязательные ГОСТы, под регулирование которых могут попадать ваши отношения (например, о безопасности материала из которого сшит костюм для здоровья и т.п.).

    А здесь мы можем говорить о здоровье отрасли управления документами.

    ОтветитьУдалить
  18. С.В.Дроков писал: Полагаю, Вы согласитесь с тем, что относительно ГОСТ Р 511141-98 есть над подумать?

    Думать полезно в принципе :)

    Что касается конкретно ГОСТ Р 51141, то этот стандарт уже заметно устарел. Он конфликтует как с законодательством РФ (которое, хорошо это или плохо, нравится это кабинетным ученым или нет, - но "пересиливает" стандарты), так и с более современными стандартами ГОСТ Р ИСО (которые Вы по каким-то причинам предпочитаете игнорировать). Его IMHO надо капитально перерабатывать, добавив не менее сотни недостающих терминов, отражающих специфику работы с документами в 21-м веке.

    ОтветитьУдалить
  19. Законодательство РФ конфликтует само с собою. Как говорил в свое время старец Амвросий: «Наступило время молчания» :)

    http://svdrokov.blogspot.com/2011/07/blog-post_5913.html

    Проект программы разработки национальных стандартов на 2011 по ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело» содержит:

    До 31 октября 2011 окончательная редакция ГОСТ Р «СИБИД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    До 30 сентября 2011 окончательная редакция ГОСТ Р «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

    http://svdrokov.blogspot.com/2011/07/blog-post_10.html

    :)) С уважением. С.В. Дроков

    ОтветитьУдалить
  20. Что-то на сайте федерального агенnства по техническому регулированию и метрологии я не нашла по этим стандартам:
    - ни Уведомления о разработке проектов национальных стандартов,
    - ни Уведомления о завершении публичного обсуждения проекта национального стандарта.

    А ведь без публичного обсуждения терминологический ГОСТ наверняка окажется мертворожденным, да и права граждан мира на участие в обсуждении будут нарушены, не правда ли? ;-)

    На конференции ВНИИДАД о новых стандартах не было сказано ни единого слова, что очень странно... Возможно, работа и идёт, но готовых проектов стандартов у ВНИИДАД, похоже, пока ещё нет (сроки срываются?).

    ОтветитьУдалить
  21. :) Вы же сами писали: «ВНИИДАД впервые, насколько мне известно, выступил с идеей объединения специалистов отрасли в экспертное сообщество… Я полностью поддерживаю идею объединения под флагом ВНИИДАД всех специалистов, которые готовы участвовать в экспертной работе».

    Работа идет… :) С уважением С.В. Дроков

    ОтветитьУдалить
  22. Сергей Владимирович, в чем логика Ваших слов? Какое отношение имеет пока ещё неоформившаяся идея "экспертного сообщества" к официальным планам работы ВНИИДАД и Росстандарта?

    ОтветитьУдалить