Осенний «урожай» стандартов в штате Виктория, Австралия, часть II

(Окончание)

Стандарт обеспечения доступа

Документ объёмом 12 страниц доступен по адресу: http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/uploads/AccessStandard.doc .

В данном стандарте сформулированы обязательные для государственных органов штата Виктория принципы предоставления доступа к государственным документам.

Внедрение этого стандарта позволит государственным органам организовать доступ к документам в соответствии с наилучшей практикой управления документами. Реализация на практике содержащихся в стандарте принципов позволит обеспечить, чтобы:

• Вопросы доступа к документам и их использования рассматривались как элемент политик государственного органа;
  
  
• Ограничения доступа к документам основывались на положениях законодательства, политиках, на разумных документированных критериях, и могли быть обоснованы;
  
  
• Закрытие доступа, где это необходимо, к документам постоянного хранения, находящимся на хранении в Управлении государственных документов штата (PROV), осуществлялось на основании соответствующих положений Закона о государственных документах штата, и
  
  
• Целостность документов обеспечивалась за счет использования соответствующих мер безопасности.

В стандарте сформулированы пять принципов:

• Принцип открытости: Доступ к документам должен быть открыт, если только нет уважительных причин для его ограничения или закрытия.
  
  
• Принцип обоснованности ограничений: Любое ограничение доступа к документам или их использования должно соответствовать утвержденным государственным органом документированным критериям, обосновывающим введение ограничений.
  
  
• Принцип закрытия документов, находящихся на архивном хранении в PROV: Закрытие доступа к документам, ответственность за сохранность которых несёт Хранитель документов (руководитель архивно-документационной службы штата), должно осуществляться в строгом соответствии с положениями Закона о государственных документах штата (Public Records Act) 1973 года.
  
  
• Принцип использования документов: Государственные документы должны использоваться только для авторизованных целей, с учетом всех соответствующих положений законодательства, условий доступа, авторских прав и условии лицензирования.
  
  
• Принцип безопасности: Должна быть обеспечена безопасность государственных документов, и исключён несанкционированный доступ, изменение, уничтожение или раскрытие документов.

В комплект стандарта контроля будут входить 9 документов (стандарт, две спецификации, 3 руководства и 3 информационных листка, см. рис.):

Это:

• Спецификации доступа к документам, хранящимся в государственных органах (Specification 1: Access to Records in Agency Custody, опубликованы для публичного обсуждения),
• Спецификации доступа к документам, находящимся на хранении в архивно-документационной службе штата - Управлении государственных документов (Specification 2: Access to Records in PROV Custody, опубликованы для публичного обсуждения),
• Руководство по безопасности (Guidance 1: Security, в работе)
• Руководство по ограничениям доступа (Guidance 2: Restrictions, в работе),
• Руководство по использованию документов (Guidance 3: Use, в работе),
• Информационные листки по вопросам закрытия доступа к документам на основании конкретных статей Закона о государственных документах штата.

Обсуждение данного стандарта и спецификации продлится также до 14 октября 2011 года.

Спецификации доступа к документам, хранящимся в государственных органах

Спецификация объёмом 11 страниц доступна по адресу: http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/uploads/AccessSpecificationOne.doc .

Эта спецификация включает ряд детальных, измеримых и обязательных требований (всего 19), определяющих критерии оценки уровня внедрения стандарта доступа. Документ охватывает вопросы открытости документов; обоснованности ограничений на доступ; использование документов; и обеспечения их безопасности.

Использование планового подхода к управлению доступом к документам позволит государственным органам эффективно управлять государственными документами, за счет:

• Описания политик и процедур, задействованных при управлении доступом и использованием документов;
  
  
• Информирования сотрудников об их обязанностях в плане доступа к документам и их использования;
  
  
• Обеспечения такого управления системами, которое бы поддерживало доступ и использование документов, соблюдение ограничений на использование и безопасность документов;
  
  
• Установления формальных критериев для установления и обоснования ограничений на использование, а также
  
  
• Обеспечения целостности документов, созданных и управляемых государственным органом.

Спецификации доступа к документам, находящимся на хранении в Управлении государственных документов

Спецификация объёмом 11 страниц доступна по адресу: http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/uploads/AccessSpecificationTwo.doc

Эта спецификация относится к действиям, связанным с доступом к документам, передаваемым на архивное хранение в Управления государственных документов штата Виктория.

Реализация этих требований (всего их 11), в сочетании с требованиями спецификации «Передача документов архивного фонда штата на хранение в Управление государственных документов» (PROS 10/13 Disposal Specification 3: Transfer of State Archives to PROV, см. http://rusrim.blogspot.com/2011/09/blog-post_3954.html ), позволит государственному органу эффективно провести переговоры в процессе передаче документов на архивное хранение в PROV, и договорится об условиях предоставления доступа к ним.

Спецификации охватывают следующие вопросы:

• Обеспечение ясности статуса документов после их передачи в PROV;
  
  
• Управление рисками, включая. в том числе, минимизацию риска судебных разбирательств и неуместного раскрытия информации, а также
  
  
• Обеспечение долговременной сохранности государственных документов штата.

Источник: сайт PROV
http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/92-Consultative-Forums-Control-and-Access-Standards.html
http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/96-Access-Standard-Draft-for-review-during-Public-Exposure.html
http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/97-Access-Specification-1-Draft-for-review-during-Public-Exposure.html
http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/98-Access-Specification-2-Draft-for-review-during-Public-Exposure.html