Опубликованы методические рекомендации по организации работ по разработке ведомственных Перечней, часть II

(Окончание)

Определение сроков хранения

Больше всего меня, по вполне понятным причинам, заинтересовал раздел 2.5 «Определение сроков хранения документов». Наконец-то признано, что, прежде всего, нужно выявить сроки хранения, установленные в законах и нормативных правовых актах, а уже потом использовать сроки хранения, установленных в типовых Перечнях. Это, я считаю, большой шаг вперед, заслуживающий самых добрых слов.

Даны рекомендации и о том, что делать в тех случаях, когда сроки хранения в законодательно-нормативных актах отсутствуют:

2.5. Определение сроков хранения документов

2.5.1. … При отсутствии в перечнях типовых документов выявленных в ведомстве видов документов определение сроков их хранения проводится путём изучения содержания документов, сопоставления их с другими документами. Определяется роль данного документа в решении конкретной задачи, повторение информации документа в других документах. При определении сроков хранения видов документов, отражающих отраслевые функции в установленной сфере деятельности, необходимо обратиться к ранее действовавшим перечням документов, ГОСТами и другим нормативам, проконсультироваться с профессионалами в данной сфере деятельности. Обязательно следует обратить внимание на правовые аспекты (подтверждение тех или иных прав, соблюдение сроков исковой давности и др.).

Всё это хорошие и правильные слова, однако, если уж подходить по всей строгости, то этот раздел можно бы вообще выбросить, и просто сказать, что сроки хранения таких документов должны быть установлены решениями соответствующих экспертных комиссий – это их прямая обязанность. Зато было бы полезно, наоборот, добавить этот текст в рекомендации по организации деятельности экспертных комиссий.

Помимо этого, в рекомендациях обращено особое внимание на две традиционные группы, встречающиеся в Перечнях: «переписка» и «документы».

В настоящее время переписка несёт большую информационную нагрузку, чем это было ранее, когда справки, докладные записки, сведения и другие документы могли заменить её по ряду вопросов. Переписка может оказаться единственной, заслуживающей постоянного срока хранения или отметки «ЭПК» в соответствующем разделе перечня. Обобщённое наименование «документы» характеризует группу документов, как правило, аналитических или информационных, и является основанием отнесения всей группы к одному определённому сроку хранения или применения отметки «ЭПК».

Подготовка указаний по применению

Не могу не отметить определенный юмор ситуации: ВНИИДАД рекомендует:

3.1.1. Указания (Общие положения) по применению перечней документов являются обязательной частью перечней. Они составляются после подготовки проекта перечня документов. Как правило, Указания состоят из 2-х разделов: общих положений и порядка применения перечней документов.

Однако из Перечня типовых управленческих документов 2010 года Минюст указания по порядку применения выбросил, и не случайно: в них была сделана попытка слегка «подправить» действующие законы и нормативные акты. Думаю, и ведомствам нужно быть поосторожнее, и не смешивать обязательные требования и методические рекомендации (которые вполне можно вынести в отдельный документ).

Другие вопросы

Как-то диковато уже воспринимается пункт 5.3, требующий напечатать ведомственный перечень большим тиражом, и подарить сотню экземпляров Росархиву. На мой взгляд, в Росархив более чем достаточно отправить один pdf-файл, да и вообще всю рассылку перечня по подведомственным учреждениям пора уже делать в электронном виде. Те же, кто не умеет и не хочет работать по-современному, пусть печатает перечни за свой счёт.

С моей точки зрения, интересен раздел 6 «Использование БД «Состав и сроки хранения
документов, образующихся в деятельности организаций» для разработки перечней документов»». Дело в том, что данная база данных к ведомствам не имеет никакого отношения. Ведет ей ВНИИДАД, по поручению Росархива.

В разделе говорится, что база данных может быть использована при разработке ведомственных Перечней. При этом методические рекомендации ссылаются на «Положение о БД «Состав и сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций» 2009 года. Всё бы хорошо, но ни на сайте Росархива, ни в справочно-правовой системе «Консультант+» мне не удалось найти текст данного Положения. А ведь хотелось бы знать, на каких условиях можно будет получить доступ к информации из этой базы данных...

Итоги

В целом «Методические рекомендации» - добротный документ, выдержанный в традициях российского делопроизводства и архивного дела. Можно отметить в нём ряд важных положительных сдвигов в вопросах учета законодательно-нормативной базы и принципов установления сроков хранения.

К сожалению (или к счастью), эпоха перечней, создаваемых по такой технологии, заканчивается. В условиях постоянных быстрых организационных, технологических и правовых изменений такие перечни обречены устаревать ещё до их официальной публикации. Думаю, уже пора переходить на иные, более динамичные технологии: ведения перечней в виде постоянно актуализируемых баз данных и утверждения сроков хранения по отдельности, по мере необходимости, а не всего их массива один раз во много лет.

Источник: Официальный сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/documents/rekomend_perechen_foiv.shtml