четверг, 16 июня 2011 г.

Стратегия Дэвида Стефенса по управлению электронной почтой

Бонни Ведл (Bonnie Weddle) опубликовала данную заметку своём блоге l'Archivista 4 июня 2011 года, под названием «E-mail management, part one». Поясню: Дэвид Стефенс – одна из самых ярких фигур в США в области управления документами среди представителей уходящего поколения специалистов, которым первыми пришлось решать непростую задачу «обуздания» современных информационных технологий и подчинения их той дисциплине, которую предусматривает хорошая практика управления документами. Несмотря на возраст, Стефенс продолжает выступать и готовит сейчас очередную книгу.

Несколько дней назад я присутствовала на мероприятии, проводившемся Нью-Йоркским отделением ассоциации ARMA, на котором Дэвид Стефенс (David O. Stephens) анализировал «Десять основных вопросов, побуждающих сегодня развиваться управление документами» (Top Ten Issues Driving Records Management Today). Как и следовало ожидать, Стефенс посвятил много внимания проблемам, связанным с электронными документами, и меня особенно поразила его стратегия улучшения управления электронной почтой.

Стефенс (на фото) отметил, что в настоящее время электронная почта является доминирующей формой делового общения: более 60 процентов электронных деловых документов передаются в виде присоединенных файлов в сообщениях электронной почты; и до 60 процентов критически-важной деловой информация хранится в среде обмена сообщениями. Однако ИТ-службы, борющиеся за поддержание работоспособности систем электронной почты, как правило, удаляют все сообщения по истечении относительно короткого периода времени (например, 90 дней), либо заставляют конечных пользователей ограничивать число хранимых в системе сообщений. Тем конечным пользователям, которым необходимо сохранить старые сообщения, приходится либо копировать их в «архив» на локальном или общем жёстком диске, или же распечатывать.

С точки зрения поиска и представления документов и информации в ходе судебных споров (legal discovery), применение такой практики серьёзно тревожит: сохранение сообщений, которые уже можно было бы уничтожить, увеличивает правовые риски организации. «Прочесывание» персональных архивов сообщений электронной почты, бумажных распечаток и резервных лент отнимает массу времени и ресурсов, а пропуск неприметного архива или ленты, сохраненной во внеофисном хранилище, может иметь катастрофические последствия.

Стефенс также отметил, что традиционный подход, применяемый в отношении электронной почты, - когда конечных пользователей заставляют, исходя из содержания отдельных сообщений, устанавливать их соответствие конкретным сериям документам (в нашей терминологии, позициям в номенклатуре дел – Н.Х.), и соответственно систематизировать эти сообщения, - это, говоря попросту, гарантированный провал. К сожалению, ещё очень многие специалисты по управлению документами по-прежнему считают, что пользователи должны отвечать за управление их собственной электронной почтой.

По мнению Стефенса,  все сообщения попадают в одну из трех категорий; имеющие краткосрочную, среднесрочную и долговременную ценность, и с каждой из этих категорий нужно поступать следующим образом:
  • Сообщения краткосрочной ценности. В эту категорию входят сообщения, имеющие  преходящее значение. Следует научить пользователей выявлять такие сообщения и ежедневно удалять их из своих почтовых ящиков. Большинству пользователей придется затратить на это порядка 10-15 минут в день, и руководители подразделений должны поддерживать и поощрять такую практику.

  • Сообщения среднесрочной ценности. Не удалённые пользователями сообщения следует  классифицировать как имеющие обычную деловую ценность, и через регулярные интервалы времени автоматически перемещать их в систему архивации электронной почты.  Там эти сообщения должны храниться в течение 3-7 лет, в зависимости от потребностей организации и имеющихся ресурсов. Три года - это, как правило, минимальный срок хранения, необходимый для исполнения законодательно-нормативных требований; а организации, которые предпочтут более консервативный подход, могут  принять решение о сохранении электронной почты в течение 5-7 лет.

  • Сообщения долговременной ценности: Число сотрудников, отправляющих и принимающих сообщения, которые нужно хранить более 3-7 лет, сравнительно невелико, да и общее количество сообщений, требующих длительного хранения, также мало. Те сотрудники, которые, вероятно, будут отправлять и получать подобные сообщения, должны быть обучены тому, как их выявлять, и им следует либо распечатывать такие сообщения, либо передавать их в ERM-систему управления электронными документами.
Как отмечает Стефенс, такой подход также несовершенен: некоторые сотрудники просто не будут выявлять и удалять сообщения, имеющие преходящее значение; а кое-кто из тех, кто отправляет и получает сообщения, подлежащие длительному или постоянному хранению, не станет систематически идентифицировать и выводить их из среды обмена сообщениями. Тем не менее, это было бы огромным шагом вперед по сравнению с текущей практикой: такой подход избавляет конечных пользователей от ответственности за управление сообщениями, имеющими обычную деловую ценность; избавляет сотрудников юридической и ИТ-служб от необходимости просматривать резервные ленты и надоевшие индивидуальные архивы электронной почты; а также гарантирует, что сообщения, срок хранения которых истек, не будут болтаться в информационных системах и увеличивать правовые риски организации.

Единственное сомнение, которое у меня вызывает предлагаемый Стефенсом подход, это то, что он опирается на технологии - не потому, что я считаю системы архивирования электронной почты и ERM-системы ущербными от природы, а потому, что многим руководителям служб управления документами будет трудно оправдать их закупку, особенно в условиях нынешнего экономического климата. В отсутствие острых проблем, связанных с представлением электронных документов в суды или с исполнением законодательно-нормативных требований, государственные органы и значительная часть некоммерческих организаций и корпораций, несомненно, будет и дальше рассматривать приобретение систем архивирования электронной почты и систем управления электронными документами в качестве приоритетов второго или третьего уровня.

Более того, в некоторых случаях те организации, которые осознают необходимость подобных инвестиций в ИТ, могут столкнуться с трудностями подбора решений, действительно отвечающих их потребностям. Благодаря доминированию на рынке офисных программных продуктов Microsoft, их пользователи имеют возможность  выбирать из широкого спектра совместимых решений для архивирования электронной почты. У пользователей Lotus Notes также есть достаточно много вариантов, а вот у пользователей других систем выбор гораздо меньше. Те же пользователи, которые используют облачные системы электронной почты, могут оказаться в зависимости от их поставщиков облачных услуг.

Тем не менее, я надеюсь, что этот подход будет принят специалистами по управлению документами, и они будут убеждать своих работодателей сделать необходимые инвестиции в ИТ. Стефенс заметил, что, когда мы дома получаем обычную бумажную почту, мы выбрасываем ненужное, кладем журналы на журнальный столик или тумбочку у кровати, а счета складываем в кучку бумаг, с которыми надо разобраться, - но мы никогда ничего не кладём обратно в почтовый ящик. Почему же мы тогда храним электронную почту в наших почтовых ящиках? Мы должны начать задавать этот вопрос высшему руководству и персоналу ИТ-служб, и подталкивать их в сторону более приемлемых решений.

Бонни Ведл (Bonnie Weddle)

Другие заметки Бонни Ведл на русском языке:
Статьи Дэвида Стефенса на русском языке:
Источник: блог l'Archivista
http://larchivista.blogspot.com/2011/06/e-mail-management-part-one.html?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+ArchivesBlogs+%28ArchivesBlogs%29

Комментариев нет:

Отправка комментария