среда, 31 марта 2010 г.

США: Палата представителей Конгресса проголосовала за законопроект об управлении электронными документами

Как сообщила американская пресса, 17 марта 2010 года Палата представителей Конгресса США вновь (предыдущий законопроект не был поддержан Сенатом) одобрила поправки в федеральное законодательство о документах, нацеленные на то, чтобы обеспечить должное сохранение государственными органами электронных сообщений, и на применение с этой целью необходимых информационных технологий.

Законопроект H.R. 1387 «Об обеспечении сохранности электронных сообщений» (Electronic Message Preservation Act) предусматривает увеличение полномочий Национальных Архивов США по надзору за практикой делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и в президентской администрации. Палата уже принимала аналогичный закон в 2008 году, однако он не прошёл через Сенат.

В соответствии с законопроектом, руководитель Национальных Архивов должен разработать правила, требующие от агентств обеспечения долговременной сохранности электронных документов в цифровом формате, в системах, удовлетворяющих минимальным функциональным требованиям.

Мой комментарий: Это небольшой по объёму законопроект, и мне понравились его ключевые положения, которые звучат следующим образом:
а) Необходимые нормативные акты.- Не позднее 18 месяцев после даты вступления в силу настоящего раздела, Архивист США должен утвердить правила, регламентирующие долговременное сохранение агентствами электронных сообщений, являющихся документами.

Такие правила должны, как минимум:

(1) требовать электронного сбора, управления и сохранения подобных электронных документов, в соответствии с требованиями к уничтожению документов либо их передаче на постоянное архивное хранение, содержащимися в главе 33 данного раздела Свода законов США;

(2) требовать, чтобы такие электронные документы были легкодоступны для извлечения при помощи электронного поиска;

(3) устанавливать обязательные минимальные функциональные требования к электронным системам управления документами, в целях обеспечения исполнения требований пп. (1) и (2);

(4) устанавливать процесс сертификации используемых федеральными агентствами электронных систем управления документами на предмет соответствия функциональным требованиям, установленным в соответствии с п. (3); и

(5) содержать графики обеспечения агентствами соответствия правилам, обеспечивающие соответствие настолько оперативно, насколько это практически возможно, но не позднее чем через четыре года после даты вступления в силу настоящего раздела.

(b) Охват иных электронных документов.- Насколько это практически возможно, правила, разработанные в соответствии с подразделом (а), должны также включать требования к сбору/захвату, управлению и сохранению других электронных документов.
Кроме того, предлагается ввести в федеральное законодательство следующее определение понятия «электронная система управления документами» (electronic records management system):
Термин «электронная система управления документами» означает программное обеспечение, предназначенное для управления электронными документами, в том числе путём:

(a) классификации и локализации документов;

(b) обеспечения сохранности документов до тех пор, пока в них сохраняется необходимость;

(c) выделения документов, которые должны быть уничтожены либо переданы на постоянное архивное хранение; и

(d) обеспечения хранения, извлечения и уничтожения документов либо их передачи на постоянное архивное хранение.
Источник: Federal Computer Week
http://fcw.com/articles/2008/07/10/erecords-preservation-bill-passes-house.aspx
http://thomas.loc.gov/home/c111query.html
http://frwebgate.access.gpo.gov/cgi-bin/getdoc.cgi?dbname=111_cong_bills&docid=f:h1387eh.txt.pdf

6 комментариев:

  1. Наталья Александровна, добрый вечер! Пожалуйста, разъясните: судя по четкому названию Законопроекта H.R. 1387 «Об обеспечении сохранности электронных сообщений» (Electronic Message Preservation Act) – речь идет об э-сообщениях. Да и в ключевых положениях а) и в) законопроекта э-сообщения, являющиеся документами, «обособлены» от «иных» э-документов. Так о чем же Законопроект: об управлении э-сообщениями или об управлении э-документами? Может, что не так с переводом? С уважением, С.В. Дроков

    ОтветитьУдалить
  2. На самом деле всё довольно просто. Законопроект нацелен на то, чтобы государственные органы не обращались небрежно с сообщениями главным образом электронной почты, как, например, порой делал Белый Дом при Буше.

    В отличие от российских законодателей, их американские коллеги четко различают электронные сообщения и электронные документы. Сообщение – это, например, письмо, пришедшее по электронной почте, которое может содержать важные документы, а может быть спамом, личным письмом, или содержать маловажную информацию, которая не классифицируется как документы. Только часть (кстати, относительно небольшая) сообщений подпадает под официальное определение федеральных документов. И заметьте: законопроект не регламентирует порядок управления сообщениями – «не-документами».

    Далее, отдельные положения законопроекта относятся совсем не только к сообщениям, а некоторые - и прямо к «иным» электронным документам.

    Так что IMHO можно сказать и так, и так, - но всё-таки больше законопроект касается управления электронными документами :)

    ОтветитьУдалить
  3. Интересно, «обременение» Национальных архивов США разработкой «правил, требующих от агентств обеспечения долговременной сохранности электронных документов в цифровом формате, в системах, удовлетворяющих минимальным функциональным требованиям», вроде как, должно соответствовать серии стандартов по «Управлению документами».
    В России же, область применения, разработанных Рабочей группой «Документоведение и архивное дело» ТК 191 Глобальной директории ИСО/ТК46/П11 «Менеджмент архивов/записей», Национальные стандарты России (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007; ГОСТ Р ИСО 23081-1-2009; ГОСТ Р ИСО 22310-2009) исключает архивные учреждения, т.е. кураторов источников комплектования Архивного фонда Российской Федерации – государственные и муниципальные архивы.
    Какое Вы видите решение для России? С уважением, С.В. Дроков

    ОтветитьУдалить
  4. Обратите, пожалуйста, внимание на то, что с давних времен правила делопроизводства/управления документами составлялись именно архивистами – поскольку потом документы всё равно попадут к ним, архивистам проще было заставить создателей документов изначально оформлять и учитывать их так, как архивистам удобнее. И эти правила, в общем-то, на сами архивы распространялись лишь в части их собственного делопроизводства.

    Так что никакого противоречия тут нет – архивисты могут и должны принимать участие в разработке стандартов управления документами, но сфера действия этих стандартов обычно не затрагивает специфические вопросы архивного дела.

    К тому же, описание области применения стандартов Р ИСО буквально повторяет формулировки оригинальных стандартов – если хотите, можете высказать свои замечания подкомитету ISO TC46/SC11, название которого, кстати сказать, всё-таки правильно переводить как «Управление документами и архивами» - причем с оговоркой, что на французский манер под архивами понимаются не столько учреждения, сколько документы, подлежащие длительному или постоянному хранению (что грубо соответствует понятию «архивные документы» из нашего закона об архивном деле).

    ОтветитьУдалить
  5. Спасибо за ответы! В качестве ремарки. -) Мне бы очень-очень хотелось бы хоть раз за свыше 25-летнюю практику работы в сфере делопроизводства/управления документами/архивного дела организации/ архивного дела госархивов/источниковедения/археографии/методов исторических исследований/публицистики увидеть хоть в одном из (одном!) государственном архиве действующую Систему электронного документооборота. Не АФ, а именно СЭД. Так не видя, и вряд ли когда "увидя" нечто, как можно доверять архивистам "составление" правил делопроизводства/управления делами организации? И вообще было бы "замечтательно" ознакомиться с хоть с одной (одной!) Инструкцией по делопроизводству госархива!!! -))) Наталья Александровна, умоляю, помогите осуществить мечту! -))) С уважением, С.В. Дроков

    ОтветитьУдалить
  6. Так не видя, и вряд ли когда "увидя" нечто, как можно доверять архивистам "составление" правил делопроизводства/управления делами организации?

    Да, такая проблема существует, и проблема серьёзная – чтобы убедиться в этом, достаточно полистать свежие нормативные документы…

    Мне кажется, что ситуация всё же не безнадёжная: в принципе, можно быстро списать кое-какие уже опробованные на практике зарубежные нормативные документы, и начать догонять зарубежных коллег, накапливая при этом собственный опыт работы. Для этого, конечно, нашим архивистам нужно признать, что в специфически электронных вопросах они сильно отстали – но их опыт всё равно будет полезным, поскольку основные принципы делопроизводства и архивного дела с появлением электронных документов не изменились.

    Если они этого не сделают, продолжится уже наметившаяся тенденция: ведомства и регионы будут сами разрабатывать удобные для них правила работы с электронными документами (не привлекая к этому ни архивистов, ни порой и документоведов). На самом деле у них это получается не так уж плохо, но беда в том, что каждый придумывает своё, и все эти «придумки» затем уже невозможно состыковать. А через какое-то время вся эта «каша» из самых разнообразных носителей, форматов и т.д. хлынет уже в архивы…

    И вообще было бы "замечтательно" ознакомиться с хоть с одной (одной!) Инструкцией по делопроизводству госархива!!!

    Я, как и полагается доброй фее, всегда рада возможности исполнить чьё-то заветное желание :)

    Итак, читайте: «Инструкция по делопроизводству в Государственном учреждении Московской области "Центральный государственный архив Московской области"», http://gau.mosreg.ru/userdata/docs2/626.doc

    ОтветитьУдалить