понедельник, 4 января 2010 г.

Центральный Банк РФ регламентировал порядок использования и хранения электронных документов в кредитных организациях

С 1 января 2010 г. вступили в силу два Указания ЦБ, которые вводят новые правила работы с электронными документами в кредитных организациях. Это:
  • Указания Банка России от 25 ноября 2009 г. № 2343-У «О внесении изменений в Положение Банка России от 26 марта 2007 года № 302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации»»

  • Указание ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У  «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета»
С этих документов начинается, можно сказать, новый этап в развитии управления электронными документами в кредитных организациях РФ, поскольку нормативно закрепляется не только возможность работы с документами в электронном виде, но и порядок их хранения.

В Правила №302-П внесено много изменений, особенно в часть III «Организация работы по ведению бухгалтерского учета». Моё внимание, естественно, привлекли изменения в положениях, затрагивающих вопросы управления документами и организации их хранения. Второй документ дополняет раздел 4 «Хранение документов» Правил №302-П.

Надо сказать, что многие изменения порадовали.

Если раньше ответственность за организацию хранения документов вместе с руководителем кредитной организации несли главные бухгалтера, то теперь  она полностью возложена только на руководителей.

Более подробно описана процедура передачи на архивное хранение документов кредитной организации. В п.4.2. включено требование о том, что «хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах)». Это дает коллегам существенный рычаг там, где к обеспечению сохранности документов относятся без должного внимания и почтения. Теперь это обязательное требование для кредитных организаций.

Кроме того, установлено, что лицевые счета и бухгалтерские документы со сроком хранения свыше 10 лет подлежат хранению только на бумажных носителях.

Это требование достаточно разумное, поскольку обеспечение долговременной сохранности электронных документов требует более совершенной законодательно-нормативной базы, а также значительных финансовых и организационных усилий.  Объем этих документов, в отношении ко всему массиву документации кредитной организации, невелик. Учитывая, что давно уже существующий порядок формирования документов дня кредитной организации ведется с учетом их сроков хранения, больших проблем с выявлением документов длительных сроков хранения и их оформлением на бумажных носителях быть не должно.

Таким образом, начиная с 1 января 2010 года в кредитных организациях на совершенно законных основаниях можно перевести основную часть наиболее массовых бухгалтерских документов в электронный вид.

Надо отметить, что ЦБ подошел к этому вопросу очень ответственно. Одновременно с подготовкой изменений в Правила ведения бухгалтерского учета, разрабатывался и порядок их хранения. Он установлен Указанием ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета».

Документ устанавливает «порядок хранения в кредитной организации в электронном виде в файлах, размещенных на машинных носителях типа CD-, DVD-дисков однократной записи, отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета». - Однако сразу же встает вопрос, а можно ли использовать, например, современные более ёмкие «голубые диски»?

Прежде всего, стоит отметить, что хранение в электронном виде – право, а не обязанность кредитной организации (п.1.1.). Кредитные организации самостоятельно могут решить в каком объеме, и какие виды документов они будут хранить в электронном виде – из числа тех, что перечислены в приложении 1 к Указаниям.

Достаточно важным, с моей точки, зрения является и требование, что в случае необходимости представления электронного документа на бумажном носителе, должна быть возможность вывести его в соответствии с требованиями, которые действовали на момент составления документа, т.е. в той же форме и с тем же содержанием (п.1.2.).

Можно выделить следующие основные требования к организации хранения:
  • В кредитной организации создается фонд хранения носителей однократной записи (фонд ЕХ);

  • Учет единиц хранения ведется на основе описей;

  • На каждую единицу хранения составляется ярлык (п.2.3.), - правда информация, которая, согласно Указаниям, должна присутствовать на ярлыке, вряд ли уместится на CD- или DVD-диске;

  • При формировании ЕХ должны быть созданы их резервные копии (не менее одной);

  • Резервные копии «должны храниться в местах, территориально удаленных от мест хранения основных ЕХ» (п.2.12.).
Также установлены сроки хранения для электронных документов и носителей информации. Уничтожение носителей информации должно оформляться актом об уничтожении (п. 2.15.):

Указание ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета»

1.1 ДЭВ хранятся в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

2.14. Кредитная организация должна хранить ЕХ не менее наибольшего из обязательных минимальных сроков хранения содержащихся в ней ДЭВ. Кредитная организация вправе увеличивать сроки хранения ЕХ. В течение срока хранения ЕХ кредитная организация обязана обеспечить возможность повторного формирования (восстановления) вышедших из строя ЕХ.

Стоит отметить и то, что ЦБ не пытался в данном документе регламентировать порядок работы с электронными документами «до запятой». Он предоставляет сделать это самим кредитным организациям. В качестве приложения 3 к Указанию дано примерное содержание регламента ведения фонда ЕХ в кредитных организациях.

Источник: сайт ЦБ/ Консультант+
http://www.cbr.ru/analytics/bux/faq/2343-U.pdf
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=94099
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=95705

Комментариев нет:

Отправка комментария