Ещё раз о конце управления документацией как самостоятельной профессии

Стив Барли (Steve Bailey) продолжает тему будущего управления документацией как профессии

Вместо того, чтобы попытаться ответить на большое число комментариев к моему предыдущему сообщению на блоге, думаю, стоит сначала несколько  подробнее раскрыть эту тему в новом сообщении.

Как вы могли бы предположить, я обдумывал вопрос о том,  представляют ли те комментарии из упомянутого мной аналитического отчета, на которые я ссылался, а также  стоящий за ними образ мысли,  позитивный шаг в развитии управления документами. Если бы я действительно считал, что они свидетельствуют о растущем влияния нашей профессии и о нашем вхождении как профессии в основной поток деятельности ИТ, то я бы  рассматривал их как источник для оптимизма. Увы, боюсь, что это не так - по причинам, о которых я скажу ниже. Но сначала хочу кое-что разъяснить.

Отмечу, что моё предыдущее сообщение на блоге было озаглавлено «Конец управления документами как самостоятельной профессии», и я считаю, что мы должны проводить различие между целями, методами и принципами, которые лежат в основе управления документами как дисциплины -  и управлением документами как профессией, т.е. тем как действуют практики.

Я уже давно говорил (как в моей книге, и во многих других местах), что цели и задачи, лежащие в основе управления документами, сейчас востребованы более, чем когда-либо ранее, - но что те методы, при помощи которых мы, как представители профессии, в настоящее время пытаемся достичь этих целей,  в ближайшее время станут недостаточными и неподходящими.

Я думаю, что рекомендации, содержащиеся в отчете по поводу 30-летнего срока ограничения доступа к государственным документам, отражают это. Да, организации и общество нуждаются сейчас в управлении документами  как никогда раньше, но решение этой задачи уже не считается автоматически ролью и исключительной прерогативой профессионалов в области управления документацией. Эту роль в настоящее время (правильно это или нет) начинают рассматривать как функцию ИТ-службы, и мне это представляется существенным  сдвигом (совсем не позитивным для нашей профессии).

Я всегда считал, что нет ничего особенно сложного в том, чтобы  понять теорию управления документами. Это не алхимия, и не какое-то загадочное «темное искусство». Для понимания этой теории не требуется специальных знаний такого рода, как в медицине, стоматологии или ядерной физике. Это, скорее, особый взгляд на вещи, специфическая точка зрения и набор приоритетов в отношении того, как следует управлять определенным подмножеством информации.

Короче говоря, мы интересовались теми вопросами использования информации и управления ею, к которым до сих пор никто больше не проявлял интереса. Это не умаляет нашей профессии, и эта специфическая точка зрения хорошо служила нам и нашим организациям, - но это также означает, что мы уязвимы. Уже лет десять, как вместе с рядом коллег по профессии я предвижу тот день, когда ИТ «поглотит» управление документами: когда ИТ-специалисты так изменят свои приоритеты (или их приоритеты изменятся под давлением внешних обстоятельств), что им придется начать смотреть на вещи с точки зрения управления документами. И когда этот день наступит, специалисты в области управления документацией могут неожиданно обнаружить, что их «огородик» вдруг куда-то делся, и что им нужно доказывать свою нужность и полезность. В этой ситуации организации неизбежно начнут ждать ответов и решений от ИТ-службы, а не от службы документационного обеспечения управления, - и, боюсь, именно эту тенденцию и отражает упомянутый мной пункт аналитического отчета.

Так что, - да, я согласен со многими из тех, которые оставил на блоге свои комментарии, когда они говорят, что мы должны рассматривать этот факт как позитивный для управления документацией. Однако меня беспокоит то, что это шаг к  упадку профессии - по крайней мере, в её нынешнем виде.

Стив Барли (Steve Bailey), специалист по управлению документацией
04.02.2009

Источник: блог «Records management futurewatch» (Будущее управления документами)
http://rmfuturewatch.blogspot.com/2009/02/more-on-end-of-records-management-as.html

Мой комментарий: Стив выразился очень уж по-учёному. На мой взгляд, проблема, о которой он говорит, заключается в том, что, по мере перехода к широкомасштабному использованию электронных документов, служба документационного обеспечения, в своем традиционном виде, действительно становится не нужна. Многие технические операции автоматизируются, и в итоге получается, что работу, за которую раньше отвечали ответственные за делопроизводству в подразделениях и специалисты ДОУ среднего звена (получение, отправку, регистрацию, поиск, маршрутизацию документов, контроль исполнения и т.д.), начинают выполнять совместно информационные системы и их конечные пользователи.

В итоге начинается «вымывание» технического персонала и среднего звена службы ДОУ. Уже сейчас на  многих предприятиях США со штатом в несколько тысяч сотрудников, в службе ДОУ работают один-два высококвалифицированных специалиста и примерно столько  же технических работников. И встаёт вопрос: есть ли что-то в управлении документацией такого, что не сможет в обозримой перспективе взять на себя служба ИТ (помимо, конечно, чисто бумажного документооборота)? Есть ли какие-то, как говорит Стив, специальные знания?

На мой взгляд, такая специфика есть. В отличие от специалистов ИТ, специалисты ДОУ разбираются в тонкостях законодательства, связанных с сохранением и уничтожением документов – выполняют, если угодно, роль юристов по вопросам документирования информации. Они обучены проводить экспертизу ценности документов, выделять ценные документы, подлежащие длительному хранению, а также документы, подлежащие уничтожению. Это, конечно, не квантовая физика, но на то, чтобы освоить эти знания и научиться применять их на практике, уходят годы.

Ещё один вопрос, которым пока что не заинтересовались по-настоящему специалисты ИТ, это обеспечение долговременной сохранности целостных и аутентичных электронных документов, которые могут быть спустя длительное время использованы в качестве доказательств. Дело в том, что для решения этой задачи одних только программно-технических средств недостаточно, нужен ряд организационных мер, опирающихся на существующую в стране законодательно-нормативную базу. Хотя нужно признать, что те из нас, кто погружается в проблемы такого рода, вынуждены разбираться в технологиях и превращаются из «чистых» специалистов ДОУ в специалистов, работающих на стыке ДОУ и ИТ.

В общем, как мне кажется, всё не так печально, как считает Стив. В то же время, для того, чтобы не оказаться в числе не слишком нужных (и, соответственно, малооплачиваемых) специалистов, нам нельзя замыкаться на славном бумажном прошлом, и активно осваивать передовые технологии.