Франция: На какой стадии сейчас находится государственный проект в области электронной архивации VITAM?

Заметка Бруно Тексье (Bruno Texier) была опубликована 30 сентября 2020 года на сайте французского журнала Archimag. Здесь приведена та её часть, что была выложена на сайте издания в свободном доступе.

Мой комментарий: Напомню, что проект VITAM (сокращение от Valeurs Immatérielles Transmises aux Archives pour Mémoire - «Электронные ценности, передаваемые на сохранение в архивы для памяти»), подборку материалов о котором на моём сайте см. здесь: https://rusrim.blogspot.com/search/label/VITAM , это проект электронной архивации, внедряемый сейчас в трёх французских министерствах – основных участниках проекта (это министерства иностранных дел, культуры и вооруженных сил). К данной инициативе, начатой в 2011 году, впоследствии присоединились пятнадцать других учреждений.

Архивисты, работающие в программе электронной архивации Vitam, в марте 2020 года, в период локдауна в связи с эпидемией Covid-19, выпустили её 3-ю версию. Четвертая версия должна появиться в 2021 году.

Запущенная в 2015 году программа Vitam, посвященная решению задачи электронной архивации государственных документов, продолжает развиваться в темпе пилотных проектов, проводимых над всё более крупными объемами документов. После выпуска версии V3 в марте 2020 года, архивисты продолжают работать над версией V4, которая должна выйти в свет в 2021 году.

Программа Vitam никогда не останавливается. И, как говорит спрятавшийся в подвале учёный, «Конец света? Сейчас закончу резервное копирование и схожу посмотрю» :)

Даже коронавирус не смог остановить ход программы Vitam. Несмотря на приостановление деятельности архивно-документационных служб в период карантинных мер, архивисты продолжали работать, особенно те из них, кто курирует программу Vitam: «Эпидемиологический кризис не оказал негативного влияния на нашу работу», - подтверждает Алис Гриппон (Alice Grippon), директор Vitam по распространению и партнерским отношениям. «Коронавирус никак не повлиял на ход выполнения нашего первоначального графика, и мы продолжали идти своим курсом!»

7-минутный видеосюжет на тему «Как настроить систему электронной архивации за 7 шагов» (Comment mettre en place un système d'archivage électronique en 7 étapes?), выложенный в ноябре 2018 года, см. https://www.youtube.com/watch?v=Akl53x6D38Q

Версия V3 + клуб пользователей

30 марта 2020 года - в период полной изоляции - команда разработчиков программы Vitam выпустила 3-ю версию программного решения, предназначенного для обеспечения электронной архивации государственных документов. В этой версии появился ряд дополнительных функциональных возможностей: фильтрация доступа в соответствии с правилами управления доступом, передача архивных документов в другую службу электронной архивации, обновление онтологии и т.д.

«Выпуск этой 3-я версия соответствует нашему прогнозу темпов выпуска обновлений, предусматривающему ежегодный выпуск одного крупного релиза и серии из трёх промежуточных обновлений», - поясняет директор программы Vitam Эммануэль Лаборде (Emmanuel Laborde).

При программе Vitam также существует «клуб пользователей», который обеспечивает получение от пользователей обратной связи с целью улучшения существующих функциональных возможностей и разработки новых в качестве реакции на возникшие потребности.

Этот клуб пользователей может объединить до тридцати организаций-участников проектов из числа министерств, органов власти различных уровней и государственных операторов.

«Представитель этих пользователей был даже включён в состав руководящего комитета в структуре органов управления проектом Vitam. У этих регулярных встреч есть еще одно преимущество: они позволяют избежать увеличения расхождения в используемых версиях», - объясняет Алис Гриппон.

Бруно Тексье (Bruno Texier)

Источник: журнал Archimag
https://www.archimag.com/archives-patrimoine/2020/09/30/vitam-programme-archivage-electronique-etat

Порядок установления личности гражданина нотариусами с использованием биометрических персональных данных

Приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года №228 утвержден «Порядок установления личности гражданина, его представителя или представителя юридического лица посредством единой информационной системы персональных данных, обеспечивающей обработку, включая сбор и хранение биометрических персональных данных, их проверку и передачу информации о степени их соответствия предоставленным биометрическим персональным данным гражданина Российской Федерации». Порядок также утвержден решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 16 сентября 2020 г. №16/20 и вступает в силу 29 декабря 2020 года.

Для справки: Федеральный закон от 27 декабря 2019 года № 480-ФЗ «О внесении изменений в Основы законодательства Российской Федерации о нотариате и отдельные законодательные акты Российской Федерации» предоставил нотариусам возможность устанавливать личность гражданина с использованием единой информационной системы персональных данных:

Основы законодательства Российской Федерации о нотариате

Статья 42. Установление личности гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия

… Нотариус вправе установить личность гражданина, его представителя или представителя юридического лица при отсутствии документа, удостоверяющего личность гражданина, или при наличии сомнений относительно личности гражданина, предъявившего документ, удостоверяющий его личность, посредством единой информационной системы персональных данных, обеспечивающей обработку, включая сбор и хранение биометрических персональных данных, их проверку и передачу информации о степени их соответствия предоставленным биометрическим персональным данным гражданина Российской Федерации (единая биометрическая система), в соответствии с законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и о защите информации.

Установление личности гражданина осуществляется нотариусом на основании получения им с использованием единой информационной системы нотариата (ЕИС) (п.2):

• Информации о результатах проверки соответствия представленных биометрических персональных данных (ПДн) физического лица его биометрическим ПДн, содержащимся в единой биометрической системе, а также информации о степени их взаимного соответствия, достаточной для проведения идентификации (информация о степени взаимного соответствия);
  
  
• Сведений о гражданине РФ, содержащихся в единой системе идентификации и аутентификации, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации:
  
  
• фамилия, имя, отчество (при наличии);
  
  
• дата рождения (число, месяц, год);
  
  
• адрес места жительства (регистрации);
  
  
• реквизиты основного документа, удостоверяющего личность (серия и номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ);
  
  
• страховой номер индивидуального лицевого счета.

В целях установления личности гражданина в соответствии с Порядком, нотариус получает от гражданина, личность которого устанавливается, информацию о его абонентском номере устройства подвижной радиотелефонной связи, содержащимся в единой биометрической системе (п.3).

В случае, если информация о представленном гражданином абонентском номере не содержится в системе, установление личности гражданина в соответствии с Порядком не осуществляется.

В случае, если информация о представленном гражданином абонентском номере содержится в системе, нотариус с использованием технических средств, предназначенных для обработки изображения лица и данных голоса, осуществляет сбор биометрических ПДн гражданина (п.4). Полученные данные нотариус посредством ЕИС направляет в единую биометрическую систему.

В случае положительного результата проверки соответствия представленных биометрических ПДн физического лица его биометрическим ПДн, содержащимся в системе, нотариус получает информацию в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 Порядка. В данном случае личность гражданина считается установленной (п.5).

В случае отрицательного результата проверки соответствия нотариус в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 Порядка получает только информацию о результатах такой проверки, при этом информация о степени взаимного соответствия нотариусу не предоставляется (п.6). В данном случае установление личности гражданина нотариусом не осуществляется.

Предоставление нотариусам сведений осуществляется в случае соответствия предоставленных биометрических ПДн физического лица его биометрическим ПДн, содержащимся в единой биометрической системе, и предоставления гражданином посредством мобильного телефона, смартфона или планшетного компьютера согласия на их передачу с использованием единой системы идентификации и аутентификации оператору системы (п.7)

Мой комментарий: Теперь нотариусам придется осваивать еще и технологию сбора биометрических данных :) И у меня в связи с этим возникает вопрос, обязан ли нотариус хранить самостоятельно собранные биометрические данные, и в течение какого срока? Отмечу, что если на основе такой процедуры нотариус примет неправильное решение, то на случай предъявления вследствие этого претензий и исков, ему стоит подумать над обеспечением доказательств того, что он провел процедуру идентификации правильно.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=364096

Национальные Архивы США присматриваются к многооблачным решениям

Данная заметка Марка Роквела (Mark Rockwell – на фото) была опубликована 24 сентября 2020 года на американском сайте «Федеральное компьютерное обозрение» (Federal Computer Week, FCW, http://fcw.com/ ).

Национальные Архивы США (NARA) находятся в процессе перехода на «многооблачную» (multi-cloud) стратегию приобретения данных для решения задачи хранения нарастающего потока электронных документов, которые они получают от других федеральных органов исполнительной власти.

«Мы переходим от решений на основе внеофисных хранилищ в облако», - говорит Шина Баррел (Sheena Burrell), заместитель директора Национальных Архивов по информационным технологиям. Этот шаг, как она сказала 24 сентября во время веб-трансляции, организованной «гражданским» отделением AFCEA Bethesda Ассоциации специалистов вооруженных сил по связи и радиоэлектронике (Armed Forces Communications and Electronics Association, AFCEA), будет способствовать принятию документов на хранение от других федеральных органов исполнительной власти, которые перешли в облако, но могут использовать другого поставщика облачных услуг – не того, что использует NARA.

Этот шаг согласуется с проводимым Национальными Архивами в последние годы уточнением своих общих планов цифровой модернизации. К концу 2022 года планируется прекратить прием на архивное хранение бумажных документов от федеральных органов исполнительной власти.

Этим летом Национальные Архивы опубликовали свою Концепцию обеспечения электронной сохранности (Digital Preservation Framework, см. https://fcw.com/articles/2020/06/30/mazmanian-nara-johnston-digital-framework.aspx , см. также мои посты http://rusrim.blogspot.com/2019/09/blog-post_30.html и http://rusrim.blogspot.com/2020/07/1.html - Н.Х.), доработанную с учётом замечаний и предложений, поступивших от государственных органов, экспертов и сторон, заинтересованных в управлении документами. В Концепции выделены 16 категорий электронных документов и предложен набор передовых практик менеджмента риска, направленных на предотвращение утраты или порчи государственных электронных материалов.

По словам Баррел, модернизация информационных технологий в других федеральных органах, включая переход в облако, делает необходимой новую многооблачную стратегию. Она отметила, что в ближайшие годы рост объемов электронных документов, поступающих из этих цифровых систем и облачных приложений, будет лишь ускоряться.

Баррел сообщила, что Национальные Архивы в настоящее время осуществляют планирование закупок, связанных заключением контракта на многооблачное хранение. Архивное ведомство консультируется с Национальным аэрокосмическим агентством (НАСА), которое в настоящее время имеет уже имеет многооблачную стратегию, с целью получения советов о том, как ему действовать дальше.

«Мы изучаем возможность заключения многооблачных контрактов, с тем, чтобы иметь возможность получать документы от других федеральных органов исполнительной власти, которые те хранят в своих облачных системах, не передавая их при этом в нашу облачную систему», - сказала она.

По словам Баррел, сейчас Национальные Архивы использует услуги парочки облачных поставщиков. Текущим поставщиком услуг облачного хранения для системы архивации электронных документов является Amazon Web Services (AWS), в то время, как собственные кадровые документы Национальные Архивы хранят в облаке Google.

«Для Национальных Архивов, для федеральной ИТ-инфраструктуры, жизненно важно модернизироваться и учесть это рост [объёмов документов]. По мере того, как федеральные органы внедряют «умные облачные» инициативы Cloud Smart, также крайне важно, чтобы у нас была возможность приспособиться к любой облачной стратегии, которую они используют, когда хранят свои документы», - подчеркнула Баррел. Связь между облаком Национальных Архивов и облаками других федеральных органов исполнительной власти сделает документы более доступными без каких-либо задержек

Марк Роквел (Mark Rockwell)

Источник: сайт Federal Computer Week
https://fcw.com/articles/2020/09/24/nara-multi-cloud-records.aspx
https://gcn.com/articles/2020/09/25/nara-multicloud.aspx

Использование электронных подписей при ведении бухгалтерского учета в организациях государственного сектора

Приказом Минфина России от 30 июня 2020 года №130н внесены изменения в «Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора»», утвержденный приказом Министерства финансов РФ от 31 декабря 2016 года №256н. Изменения вступили в силу 25 сентября 2020 года.

Пункт 32, посвященный составлению первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета в форме электронных документов предусматривал их подписание только квалифицированной электронной подписью.

Теперь же в случаях, предусмотренных настоящим Стандартом, иными нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, - их можно будет подписывать и простой электронной подписью.

Одновременно в стандарт включены нормы, регламентирующие порядок составления копий электронных документов на бумажных носителей.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление сформированных в электронной форме первичного учетного документа, регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии электронного первичного учетного документа, электронного регистра.

Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в соответствии с положениями учетной политики субъекта учета (единой учетной политикой при централизации учета) (далее при совместном упоминании - учетная политика).

Одновременно установлены требования к тому, в каких случаях электронные документы, содержащие простые электронные подписи, и скан-копии первичных учетных бумажных документов при принятии их к бухгалтерскому учету должны быть подписаны квалифицированными электронными подписями:

Электронные документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая подписи уполномоченных лиц субъекта учета, проставляемые для придания документу юридической силы (далее - утверждающие подписи субъекта учета), содержащие простые электронные подписи, принимаются к бухгалтерскому учету при условии подписания указанных документов утверждающими подписями субъекта учета в виде квалифицированных электронных подписей.

Скан-копии первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), принимаются к бухгалтерскому учету в случае их соответствия положениям, предусмотренным пунктом 26 настоящего Стандарта, и при условии удостоверения соответствия скан-копии подлиннику документа квалифицированной электронной подписью лица, ответственного за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) лица, ответственного за формирование и (или) передачу такой скан-копии.

Для справки:

«Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора»», утвержденный приказом Министерства финансов РФ от 31 декабря 2016 года №256н.

26. … Документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя субъекта учета и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, документы, оформляющие финансовые вложения, договоры займа, кредитные договоры к исполнению и бухгалтерскому учету не принимаются, за исключением документов, подписываемых руководителем органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, особенности оформления которых определяются законодательными и (или) иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Указанные документы, не содержащие подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица, в случаях разногласий между руководителем субъекта учета (уполномоченным им лицом) и главным бухгалтером по осуществлению отдельных фактов хозяйственной жизни, принимаются к исполнению и отражению в бухгалтерском учете с письменного распоряжения руководителя субъекта учета (уполномоченного им на то лица), который несет ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=356944