Китай: Стандарт города Сучжоу первым в стране установил требования к созданию и управлению электронными документами административных решений

Данная новость агентства Синьхуа, подготовленная репортёром газеты «Место встречи» (交汇点) Не Вэй (聂伟, Nie Wei ), была опубликована на сайте агентства Синьхуа 3 января 2025 года.

Мой комментарий: Сучжоу - город окружного значения в провинции Цзянсу, с населением около 13 млн. человек.

Недавно опубликованный городской стандарт Сучжоу DB3205/T 1166-2024 «Требования к созданию и управлению электронными документами административных решений» (《行政审批电子案卷制作与管理规范》, самоназвание на английском языке: Specification for production and management of administrative approval electronic archive, см. https://www.doc88.com/p-97237878984793.html ), объёмом 47 страниц, взял на себя ведущую роль в стране в данном вопросе.

Стандарт разъясняет, кто создаёт дела и документы, процессы создания и требования к материалам электронных тематических дел (досье), стандартизирует хранение данных, обмен данными, требования к ответственному хранению и вопросы электронного ведения дел, а также заполняет пробел в стандартизации в сфере создания и управления электронными тематическими делами (досье) при принятии административных решений.

Разработкой данного местного стандарта руководил муниципальный департамент данных Сучжоу при участии муниципального департамента юстиции Сучжоу и муниципального института качества и стандартизации Сучжоу.

Данный документ – ещё одно усовершенствование и дополнение к всесторонней системе стандартов и спецификаций для электронных государственных услуг. Разработчики стремились сбалансировать вопросы законности и удобства при принятии административных решений, сочетать стандарты качества Сучжоу для дел о лицензировании и полностью электронный процесс принятия административных решений. Уровень стандартизации и нормализации административного рассмотрения и принятия решений повышается на основе предоставления удобных и эффективных электронных услуг, а также прорабатывается удобный и практичный метод создания и управления электронными документами административных решений.

Рождение этого местного стандарта основано на принципе «полностью электронная работа + единая система». В последние годы в Сучжоу проводилась реформа на основе этого принципа, в ходе которой полностью электронно было рассмотрено свыше 1100 вопросов. В то же время, в сочетании с требованиями соответствующих национальных, провинциальных и муниципальных стандартов и спецификаций, а также с потребностями в создании и продвижении применения полностью электронных систем и приложений, постепенно формировалась нормативная база и система стандартов для полностью электронных государственных услуг.

Провинция Цзянсу (江苏)  стала первой в стране провинцией, опубликовавшей провинциальный стандарт DB32/T 4837-2024 «Требования к архивированию единых комплектов электронных документов для всего онлайн-процесса оказания государственных услуг» (《政务服务全程网办电子文件单套归档规范》объёмом 10 страниц, самоназвание на английском языке: Specification for electronic document single set filing of government service whole course online processing, см. https://www.doc88.com/p-78947990451410.html  ) и городской стандарт Сучжоу DB3205/T 1074-2023 «Требования к построению платформы полностью электронного оказания государственных услуг» (《政务服务“全程网办”平台建设规范》, объёмом 10 страниц, самоназвание на английском языке: Construction specification for the administrative service “whole course online processing” platform, см. https://www.doc88.com/p-99820592584366.html ), - тем самым сделав «опыт Сучжоу» тиражируемым и популяризируемым как в провинции, так и в в стране.

Эти два ставших первыми в стране локальных стандарта не являются изолированными документами. В 2024 году муниципальный департамент данных Сучжоу сосредоточил усилия на создании многосторонней системы стандартов и спецификаций «Цифровые технологии + государственные дела» (“数字+政务”), уделяя особое внимание таким ключевым областям, как ресурсы данных, инфраструктура, общая поддержка, безопасность и государственные услуги, - выпустив в общей сложности 1 провинциальный стандарт провинции Цзянсу и 14 городских стандартов Сучжоу.

Не Вэй (聂伟)

Мой комментарий: Содержание стандарта следующее:

Предисловие
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Общие требования
5. Подготовка электронных тематических дел
6. Управление электронными тематическими делами
7. Функциональные требования к системе
Приложение А (нормативное): Элементы электронных дел по лицензированию
Приложение B (справочное): Эталонный формат электронных дел по лицензированию
Ссылки

Источник: сайт агентства Синьхуа
https://www.xhby.net/content/s6777ef50e4b0713297e35fd3.html
https://www.doc88.com/p-97237878984793.html

ИСО: Опубликован новый технический отчёт ISO/TR 24332:2025 «Авторитетные документы, документные системы и управление документами в контексте технологий блокчейна и распределенных реестров»

27 января 2025 года сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) сообщил о публикации нового технического отчёта ISO/TR 24332:2025 «Информация и документация - Авторитетные документы, документные системы и управление документами в контексте технологий блокчейна и распределенных реестров» (Information and documentation — Blockchain and distributed ledger technology (DLT) in relation to authoritative records, records systems and records management) объёмом 39 страниц, см. https://www.iso.org/standard/78465.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:78465:en .

Документ подготовлен совместными усилиями технического комитета ИСО TC 307 «Технологии блокчейна и распределенных реестров» и технического подкомитета TC46/SC11 «Управление документами» (Archives/records management). О работе над ним я уже рассказывала здесь: https://rusrim.blogspot.com/2024/10/isodtr-24332.html .

Во вводной части документа отмечается:

«В настоящем документе анализируются проблемы, соображения и потенциальные преимущества технологий блокчейна и распределенных реестров во взаимосвязи со стандартами управления документами и соответствующими стандартами для систем, которые:

• Создают документы, которые должны быть авторитетными,
  
  
• Могут использоваться в качестве документных систем,
  
  
• Могут использоваться для управления документами, реализуя, в том числе, меры и средства контроля и управления документами.

Целевая аудитория данного документа включает специалистов по управлению документами и представителей родственных профессий, ИТ-специалистов и разработчиков приложений, экспертов по правовым вопросам и соблюдению законодательно-нормативных требований, исследователей, преподавателей, а также иные заинтересованные стороны.»

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Обзор вопросов управления документами в контексте технологий блокчейна и распределённых реестров (DLT)
5. Авторитетность (включает целостность, аутентичность, надёжность и пригодность к использованию – Н.Х.) документов в контексте технологий блокчейна и распределённых реестров
6. Документные процессы в контексте технологий блокчейна и распределённых реестров
7. Взаимосвязь между DLT-системами и документными системами
8. DLT-системы и управление документами
9. Проблемы, соображения и потенциальная отдача
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/78465.html
https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:78465:en

Как Ваша организация показывает, какие проекты в сфере управления документами она на самом деле хочет

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 3 января 2025 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

В экономике есть два понятия, относящиеся к покупаемых нами товарах, которые являются полезным способом размышления о получении денег на нужды управления документами - это «выявленные предпочтения» (revealed preferences, см. также https://ru.wikipedia.org/wiki/Выявленные_предпочтения - Н.Х.) и «заявленные предпочтения» (stated preferences).

Разница между ними довольно проста: если спросить кого-то о том, как он потратил бы свои деньги, то те предпочтения, которые он выскажет («заявленные предпочтения»), будут отличаться от предпочтений, которые будут выявлены («выявленные предпочтения»), если вы будете следовать за этим лицом и наблюдать, как оно тратит деньги.

Главная польза этих понятий для специалистов по управлению документами, особенно в государственном секторе, заключается в том, что они помогают разобраться, являются ли их проекты «нужными на словах» или «нужными на деле».

Я постоянно общаюсь со специалистами по управлению документами, которые убеждены в том, что представленный ими проект рассматривается их высшим руководством как важный и что это именно то, что руководство хочет реализовать. Возникающий по ходу разговора диссонанс заключается в том, что проект финансируется не в июле; если он вообще финансируется, то финансируется после марта т.е. в то время года, когда основная цель многих государственных органов смещается от финансирования приоритетных проектов к расходованию своих бюджетов, чтобы им не пришлось отдавать деньги обратно.

Хотя и в этом случае организация может быть искренней в своем желании профинансировать проект, однако его результаты, по сравнению с результатами других проектов, для неё не столь важны. Я всегда рассматривал это как «мягкое нет» или «мягкое да» (в зависимости от того, какое у меня было настроение в этот день) – это то «нет», которое вы получаете, когда вопрос связан с политикой и регуляторами, - и государственный орган хочет оставить открытой дверь для этого проекта, потому что если вдруг что-то пойдёт не так или внезапно начнётся аудит или проверка регулятором, то будет возможность создать впечатление, что организация уже планировала что-то сделать.

Для меня время принятия решения о финансировании показывает, что на самом деле волнует организацию. Если Вы получили финансирование в первом раунде, то организация действительно хочет того, что Вы предлагаете; если же нет, то она этого не хочет - и она показывает Вам это, сказав, с одной стороны, «да», но решив профинансировать проект только в том случае, если останутся деньги от всего, что её действительно волнует (т.е., как мы говорим, «по остаточному принципу» - Н.Х.).

Как Вы на это отреагируете, зависит только от Вас. Если, однако, Вы из года в год предлагаете одни и те же проекты, и Ваша организация, с одной стороны, говорит «да, мы хотим это сделать», а затем не делает этого - возможно, стоит задуматься над тем, действительно ли Вы поняли, какую отдачу организация хочет получить, и позволят ли предлагаемые Вами проекты получить эту отдачу.

Ясно одно: когда организация действительно чего-либо хочет, она это финансирует. Если она не финансирует, значит, она этого не хочет.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-your-organisation-reveals-the

ИСО и МЭК: Опубликован стандарт ISO/IEC 5259-5:2025 «ИИ - Качество данных для аналитики и машинного обучения – Часть 5: Концепция стратегического управления качеством данных»

В конце января 2025 года сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) сообщил о публикации нового стандарта ISO/IEC 5259-5:2025 «Искусственный интеллект - Качество данных для аналитики и машинного обучения (МО) - Часть 5: Концепция стратегического управления качеством данных» (Artificial intelligence - Data quality for analytics and machine learning (ML) - Part 5: Data quality governance framework) объёмом 22 страницы, см. https://www.iso.org/standard/84150.html

Стандарт подготовлен техническим подкомитетом ISO/IEC JTC1/SC42 «Искусственный интеллект».

В настоящее время в России на базе международного стандарта разрабатывается национальный стандарт ГОСТ Р 71484.5-2025 (ИСО/МЭК 5259-5:2025) «Искусственный интеллект. Качество данных для аналитики и машинного обучения. Часть 5. Структура стратегического управления качеством данных».

Во вводной части стандарта отмечается:

«В настоящем стандарте представлена концепция стратегического управления качеством данных для аналитики и машинного обучения (МО), дающая возможность органам стратегического управления организаций направлять и контролировать внедрение и оперативное использование мер по обеспечению качества данных, управление и взаимосвязанные процессы посредством применения адекватных мер и средств контроля и управления на протяжении всего жизненного цикла данных в соответствии с моделью, описанной в стандарте ISO/IEC 5259-1:2024 «Искусственный интеллект - Качество данных для аналитики и машинного обучения - Часть 1: Обзор, терминология и примеры» (Artificial intelligence - Data quality for analytics and machine learning (ML) - Part 1: Overview, terminology, and examples, в России адаптирован как ГОСТ Р 71484.1-2024 (ИСО/МЭК 5259-1:2024) «Искусственный интеллект. Качество данных для аналитики и машинного обучения. Часть 1. Обзор, терминология и примеры», см. https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=263742 – Н.Х.).

Настоящий документ может применяться в любых проектах аналитики и машинного обучения. В нём не устанавливаются конкретные требования к управлению или к процессам, описанные, соответственно, в стандартах ISO/IEC 5259-3:2024 «Искусственный интеллект - Качество данных для аналитики и машинного обучения – Часть 3: Требования и рекомендации по управлению качеством данных» (Artificial intelligence - Data quality for analytics and machine learning (ML) - Part 3: Data quality management requirements and guidelines, в России адаптирован как ГОСТ Р 71484.3-2024 (ИСО/МЭК 5259-3:2024) «Искусственный интеллект. Качество данных для аналитики и машинного обучения. Часть 3. Требования и рекомендации по управлению качеством данных», см. https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&page=3&id=263739 ) и ISO/IEC 5259-4:2024 «Искусственный интеллект - Качество данных для аналитики и машинного обучения – Часть 4: Рамочная концепция процесса обеспечения качества данных» (Artificial intelligence - Data quality for analytics and machine learning (ML) - Part 4: Data quality process framework, в России адаптирован как ГОСТ Р 71484.4-2024 (ИСО/МЭК 5259-4:2024) «Искусственный интеллект. Качество данных для аналитики и машинного обучения. Часть 4. Структура процесса управления качеством данных», см. https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=264238 ).»

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Сокращения
5. Стратегическое управление качеством данных в контексте аналитики и машинного обучения
6. Концепция стратегического управления качеством данных
7. Обязанности органа стратегического управления
8. Обязанности органов оперативного управления
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/84150.html