ИСО: Начата работа над техническими спецификациями ISO/TS 25280 по вопросам управления документами в условиях применения ИИ для деловой деятельности и с использованием ИИ-инструментов

Искусственный интеллект сейчас у всех «на слуху», и к нему проявляет интерес, в том числе, и сообщество архивистов и специалистов по управлению документами. Этот интерес нашёл своё отражение в деятельности технического подкомитета TC46/SC11 «Управление документами» Международной организации по стандартизации (ИСО), где в рамках рабочей группы WG22 идёт сейчас работа над техническими спецификациями ISO/AWI TS 25280 «Информация и документация - Управление документами и искусственный интеллект - Принципы и соображения» (Information and documentation - Records management and Artificial Intelligence- Principles and Considerations), которые, как предполагается, будут состоять из двух частей:

Часть 1: «Управление документами в условиях применения ИИ для деловой деятельности» (Part 1: Records management in artificial intelligence enabled environment), https://www.iso.org/standard/92967.html 

 

Как отмечается в аннотации, «В настоящем документе рассматриваются принципы и рекомендации в отношении управления документами, поддерживающего использующие ИИ деловые процессы и охватывающего как документы, созданные с помощью ИИ, так и документы, относящиеся к ИИ».

Состав частей сейчас ещё не стабилизировался, и предварительно содержание первой части выглядит следующим образом:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения 
4. Принципы управления документами в средах с поддержкой ИИ
5. Заинтересованные стороны в управлении документами в средах с поддержкой ИИ
6. Вопросы управления документами в средах с поддержкой ИИ
7. Соображения, касающиеся управления авторитетными (заслуживающими доверия) документами в средах с поддержкой ИИ
Приложение А (справочное): Относящиеся к документам требования европейского Закона об ИИ
Приложение B (справочное): Текущее представление о документах, относящихся системам ИИ
Библиография

Часть 2: «Использование возможностей ИИ для управления документами» (Part 2: Application of artificial intelligence capabilities for records management), https://www.iso.org/standard/92968.html 

В аннотации отмечается, что «В настоящем документе изложены принципы и соображения в отношении применения искусственного интеллекта при реализации мер контроля и управления документами, в документных процессах, а также к системам управления документами и контентом.»

Предварительно содержание второй части следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения 
4. Принципы использования ИИ для целей управления документами
5. Заинтересованные стороны в использовании ИИ для целей управления документами
6. Навыки, обучение и образование в отношении связанных с ИИ документов
7. Возможности и соображения в отношении использования ИИ для целей управления документами
8. Соображения в отношении оценки рисков использования ИИ для целей управления документами
Библиография

Известный американский эксперт Энди Поттер (Andy Potter) в своих постах в социальной сети LinkedIn, посвящённых данному проекту (см. https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7445174224693968896 и https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7445175313480761344 ), говорит о его важности следующее:

Часть 1 важна, потому что она:

• Расширяет трактовку понятия «документ». Организациям следует относиться к результатам работы систем ИИ, журналам аудита и артефактам, возникающим при принятии решений, как к документам, имеющим доказательную силу;
  
  
• Вводит новые категории документов. Проводится различие между сгенерированными ИИ документами - и документами, имеющими отношение к ИИ, включая обучающие данные, подсказки, модели и историю взаимодействий с системой.
  
  
• Поддерживает подотчётность и прослеживаемость. Эффективное управление записями является основой для документирования решений, принимаемых с помощью ИИ, и для обеспечения возможности проведения аудита, надзора и исполнения законодательно-нормативных требований.
  
  
• Устанавливает связь с новыми концепциями стратегического управления ИИ. Документ согласуется с более широкими международными усилиями в области связанных с ИИ рисков, прозрачности и управления жизненным циклом ИИ.

Данный документ будет содержать практичные принципы и рекомендации, которые помогут организациям:

• Интегрировать управление документами в проектирование и эксплуатацию систем искусственного интеллекта;
  
  
• Обеспечить захват доказательств на протяжении всего жизненного цикла ИИ;
  
  
• Обеспечивать исполнение эволюционирующих законодательно-нормативных требований.

Часть 2 важна, потому что она:

• Способствует автоматизации процессов работы с документами. ИИ может поддерживать классификацию, генерацию метаданных, экспертизу степени конфиденциальности и проведение уничтожения/передачи документов при условии внедрения ИИ с использованием соответствующих мер контроля и управления;
  
  
• Повышает требования к стратегическому управлению и надзору. Для поддерживаемых ИИ документных процессов организации обязаны обеспечить сохранение ими надёжности, возможности аудита и соответствие принципам управления документами; 
  
  
• Описывает новые факторы риска. Использование ИИ в документных системах влияет на аутентичность, целостность, прозрачность и подотчётность;
  
  
• Поддерживает интеграцию со стратегиями цифровой трансформации. Управление документами с использованием ИИ становится частью более широких корпоративных архитектур информации и данных.

Данный документ окажет поддержку организациям в:

• Ответственном «встраивании» возможностей ИИ в документные системы;
  
  
• Поддержании доказательной ценности и возможности доверять документам;
  
  
• Согласовании использующих ИИ процессов существующими стандартами управления документами.

Источники: сайт ИСО / сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7445174224693968896 
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7445175313480761344