Архивисты часто помогают частным лицам управлять электронными материалами, представляющими ценность лично для них, и обеспечивать их долговременную сохранность.
В состав таких материалов могут входить документы, фотографии, электронные письма, посты в социальных сетях и другой электронный контент, накопленный человеком на протяжении его жизни. Цель заключается в том, чтобы обеспечить доступность и неизменность этих электронно-цифровых артефактов, сохраняя личную историю и наследие. Поскольку цифровые технологии всё в большей степени формируют жизнь людей, архивисты могут обучать других лиц пониманию и практическому использованию методов личного электронного архивирования для защиты их зафиксированных в цифровых материалах воспоминаний.
Понимание важности обеспечения долговременной сохранности электронных материалов («электронной сохранности»)
В отличие от физических объектов, цифровые файлы подвержены быстрому моральному устареванию, деградации и потере данных. Отказ жесткого диска, обновление программного обеспечения или потеря пароля могут привести к безвозвратной утрате информации. Архивисты объясняют людям, что они вполне могут защитить свои цифровые активы от этих рисков посредством использования методов электронного архивирования (см. https://lucidea.com/blog/archival-leadership-digital-age/ ), обеспечивая тем самым, что их личные истории не будут со временем утрачены.
Более того, обеспечение электронной сохранности ( https://lucidea.com/blog/the-role-of-technology-in-archives/ ) выходит за рамки сохранения индивидуальных воспоминаний; оно имеет более широкие последствия для культурно-исторического наследия, поскольку личные архивы в совокупности вносят вклад в документированную историю общества.
Типы материалов и их долговечность
Электронные материалы бывают различных видов и существуют в различных форматах, каждый из которых имеет свои характеристики и уязвимости. Архивисты признают, что понимание типов материалов и их долговечности имеет ключевое значение для личного электронного архивирования.
Электронные документы
Текстовые документы, такие как файлы форматов .docx, .pdf и .txt, относительно невелики по объёму и просты в хранении. Их долговечность, однако, зависит от стабильности программного обеспечения, используемого для их создания и чтения. Архивисты рекомендуют регулярно обновлять эти файлы и мигрировать их в новые форматы с целью сохранения их доступности. Такие усилия помогает обеспечить будущим поколениям возможность чтения и использования данных файлов. Кроме того, архивисты рекомендуют создавать резервные копии документов, хранящиеся в нескольких местах, чтобы предотвратить утрату данных.
Цифровые изображения
Цифровые изображения, обычно хранящиеся в таких файловых форматах, как .jpg, .png и .tiff, могут занимать значительное место на устройствах хранения и со временем деградировать вследствие использования проблем со сжатием и изменений формата. Архивисты рекомендуют хранить изображения в форматах без использования сжатия для увеличения их долговечности, и создавать резервные копии файлов.
Аудио- и видеофайлы
Существуют проблемы с обеспечение м долговременной сохранности аудио- и видеофайлов, связанные с их большими объёмами и быстрой эволюцией форматов и кодеков, используемых для их воспроизведения. Аудиофайлы таких форматов, как .mp3 и .wav, могут со временем столкнуться с ухудшением качества при воспроизведении и с проблемами с совместимостью. Видеофайлы, включая файлы форматов .mp4 и .avi, требуют значительного места на устройствах хранения и особенно уязвимы к моральному устареванию по мере появления новых стандартов кодирования видеоматериалов. Архивисты рекомендуют хранить такие файлы в файловых форматах, не использующих сжатие, особенно сжатие с потерей информации, и периодически мигрировать их в новые форматы для обеспечения постоянной доступности.
Электронные письма и контент в социальных сетях
Электронные письма можно сохранять в таких форматах, как .eml или .pst, в то время как для сохранения контента социальных сетей часто приходится использовать инструменты архивирования третьих сторон. Обеспечение долговременной сохранности таких цифровых файлов может оказаться сложным делом из-за проприетарного характера платформ и их частых обновлений. Например, платформы социальных сетей предлагают API-интерфейсы для архивирования, однако их необходимо регулярно обновлять, чтобы обеспечить возможность извлечения данных. Архивисты обращают внимание на важность понимания специфических потребностей и уязвимостей каждого вида материалов для практической работы по обеспечению электронной сохранности.
Первые шаги в области личного электронного архивирования
Кажется сложным начать личное электронное архивирование, однако архивисты разработали простой и понятный процесс, упрощающий его для начинающих.
Шаг 1: Сбор соответствующих материалов
Первый шаг заключается в выявлении и сбор всех электронных материалов (файлов), включая документы, фотографии, электронные письма и другой ценный цифровой контент. Организация этих файлов по категориям помогает людям лучше понять, какие материалы нуждаются в длительном сохранении.
Шаг 2: Расстановка приоритетов и фокусирование внимания на приоритетном контенте
Далее архивисты рекомендуют оценить важность каждого файла и отдать приоритет, что являются незаменимыми или имеют значительную личную и/или историческую ценность. Такая расстановка приоритетов обеспечивает внимание к тем материалам, которые действительно являются ценными и важными.
Шаг 3: Защита файлов с помощью надежных решений для хранения
Следующим шагом после того, как пользователи организуют свои файлы, будет выбор надёжных вариантов хранения, таких как использование внешних жёстких дисков, облачных сервисов хранения или их комбинации. Архивисты подчеркивают важность выбора для хранения защищённых решений, использующих избыточность для защиты от потери данных.
Резервное копирование цифровых файлов и хранение копий в нескольких местах имеет крайне важное значение. Соблюдение правила «3-2-1», подразумевающего хранение трех копий каждого файла, их хранение в двух различных форматах и обеспечение того, чтобы как минимум одна копия хранилась удалённо, может значительно снизить риски потери данных.
Обеспечение электронной сохранности представляет собой непрерывный процесс. Архивисты советуют людям регулярно проверять и обновлять свои цифровые файлы, мигрируя их в новые форматы, чтобы обеспечить их постоянную доступность.
Шаг 4: Создание и ведение подробного реестра материалов
Наконец, архивисты настоятельно рекомендуют создать подробный реестр электронных материалов, включающий информацию об их местоположении, формате и значимости. Эта документация служит «дорожной картой» для будущего доступа и управления.
Выполняя перечисленные шаги, люди могут взять под контроль свое цифровое наследие и обеспечить сохранность своей личной истории для будущих поколений. Личное электронное архивирование создает значимое и долговечное документальное свидетельство жизни в цифровую эпоху.
Роль архивистов в сохранении личных историй
У архивистов, благодаря имеющемуся у них глубокому пониманию проблем обеспечения долговременной сохранности и доступности цифрового контента, имеется уникальная возможность проинформировать общественность о методах работы с личными электронными архивами. Опираясь на свой опыт, архивисты могут направлять усилия людей по организации, управлению и обеспечению сохранность своих электронных материалов, обеспечивая тем самым защищённость личных историй.
Посредством семинаров, онлайн-ресурсов и работы с общественностью архивисты в состоянии развеять мифы о сложностях электронного архивирования. Это поможет людям понять важность файловых форматов, регулярного резервного копирования и прочих методов. Способствуя развитию у людей этих навыков, архивисты дают общественности возможность взять под контроль своё цифровое наследие и обеспечить поддержание личных электронных архивов с той же заботой и тщанием, что и традиционных физических коллекций.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/personal-digital-archiving/
Комментариев нет:
Отправить комментарий