Некоторые федеральные органы исполнительной власти США уже занимаются изучением того, как ИИ и машинное обучение могут помочь в управлении документами в цифровую эпоху.
По мере того, как федеральным органам исполнительной власти США приходится управлять растущими объемами данных, Национальные Архивы США (NARA) изучают возможности для управления электронными документами без вмешательства человека.
Национальные Архивы только что успешно «выпасли» органы исполнительной власти, приведя их к давно намеченной цели, когда архивы больше не будут принимать на хранение бумажные и другие аналоговые документы ( https://federalnewsnetwork.com/it-modernization/2024/07/nara-sees-requests-to-transfer-nearly-1m-cubic-feet-of-records-ahead-of-deadline/ ). Необходимость в срок решить эту задачу заставила многие органы исполнительной власти оцифровать свои аналоговые документы и отказаться от бумажных процессов.
Но теперь органы исполнительной власти уже сталкиваются с проблемой исполнения ими своих обязанностей по управлению документами в контексте постоянно нарастающего потока электронных писем, сообщений в чатах, текстовых файлов и других электронных документов.
«Объёмы федеральной информации продолжает расти в геометрической прогрессии», - сказала в своём недавнем интервью Лиза Харалампус (Lisa Haralampus – на фото), директор по политике управления федеральными документами и по связям с общественностью. «Мы не собираемся сохранять всё и везде. Так как нам понять, какие материалы мы хотим сохранять на будущее и управлять ими? Мы ищем практичные решения, которые зависят от типа создаваемых документов».
Харалампус привела в качестве примера сообщения электронной почты. В соответствии с политикой «Верхушки пирамиды» (Capstone), органы исполнительной власти могут автоматически архивировать электронную переписку высших должностных лиц, устанавливая ей постоянный срок хранения. Они также могут временно сохранять электронную переписку нижестоящих сотрудников.
Национальные Архивы рассматривает возможность распространения политики Capstone на другие типы электронных документов ( https://federalnewsnetwork.com/open-datatransparency/2022/09/nara-looks-to-double-down-on-email-records-approach-with-texts-other-messages/ ), однако Харалампус признаёт, что сохранение электронной переписки в течение надлежащих сроков является сложной проблемой управления документами.
«Поиск соответствующих подходов - это то, над чем мы всё еще работаем сегодня, потому что собирать и хранить электронную почту легко», - отметила она. «Гораздо сложнее определить, когда наступает подходящее ли время для её уничтожения - например, предъявлен ли государственному органу судебный иск [взаимосвязанный с этими документами – Н.Х.], или же есть достаточные основания ожидать, что такой иск будет предъявлен? … Таким образом, имеется множество факторов, которые следует принять во внимание, чтобы убедиться, что действительно пришло время уничтожить документы».
Автоматическое (Zero click) документирование без участия человека
Меган О'Херн (Megan O’Hern), директор архивно-информационных услуг в компании по оказанию профессиональной услуг HAI, отметила, что органы исполнительной власти прежде сталкивались с проблемой регулярной сортировки материалов в коробах с бумажными документами, чтобы убедиться в соблюдении ими установленных Национальными Архивами США указаний по срокам хранения и действиям по их истечении.
Теперь же, по словам О'Херн, эти органы сталкиваются с цифровой версией этой проблемы, поскольку федеральные служащие создают документы, сохраняют их, делятся ими и иным образом управляют своей работой на компьютерах и смартфонах.
«Все ещё очень сложно анализировать все эти материалы, чтобы разобраться, какие из них имеют преходящую, а какие – постоянную ценность, и направить их по соответствующим каналам», - говорит О'Херн. «И Вам следует делать это регулярно. В противном же случае Вам придётся иметь дело с эквивалентом хранилища документов ёмкостью в 300 коробов, только уже в цифровом формате».
Во многих конкретных ситуациях Национальные Архивы хотели бы снять бремя управления электронными документами с рядовых сотрудников, используя для этой цели автоматизацию и другие технологии. Харалампус сообщила, что Национальные Архивы также стремятся сформировать кадры специалистов по управлению информацией, способных управлять связанными с электронными документами политиками и процессами из-за кулис.
«Мы называем эту стратегию автоматического документирования без участия человека «стратегией без щелчков мышью» (zero click), когда пользователям не приходилось самим предпринимать какие-либо действия специально для управления документами», - поясняет Харалампус. «И я хотела бы отметить, что это означает необходимость сделать 10 тысяч кликов для тех специалистов по управлению информацией, что действуют из-за кулис. В общем, мы можем этого добиться. Я полагаю, что в будущем у нас будет современная среда управления документами, в рамках которой мы действительно сможем системно и масштабно управлять документами, создаваемыми федеральными органами исполнительной власти».
Органы исполнительной власти изучают «когнитивные» технологии
Федеральные органы исполнительной власти США также изучают, каким образом различные технологии могут помочь им в управлении документами. О'Херн указала на ежегодный отчёт Национальных Архивов за 2022 год об управлении документами ( https://www.archives.gov/files/records-mgmt/resources/federal-agency-records-management-annual-report-2022.pdf ), в котором было сказано, что 37% органов исполнительной власти использовали или планировали использовать «когнитивные технологии» для управления своими документами. Согласно полученной Национальными Архивами от этих органов информации, в число таких технологий входили искусственный интеллект, машинное обучение, роботехническая автоматизация технологических процессов и производств (Robotic Process Automation, RPA) и инструменты э-раскрытия.
«Это действительно многообещающий инструментарий, который поможет федеральным органам исполнительно власти в решении их задач, если его удастся хорошо внедрить», - считает О'Херн.
Тем временем Национальные Архивы также помогают создавать общие сервисы для управления электронными документами.
Харалампус сообщила, что Национальные Архивы сотрудничают с Управления общих служб правительства (U.S. General Services Administration, GSA), решая задачу обеспечения доступности федеральным органам сертифицированных инструментов управления документами при закупке ими цифровых услуг и сервисов.
Национальные Архивы также изучают, каким образом искусственный интеллект (ИИ) и машинное обучение влияют на управление федеральными документами.
«Каким образом мы, специалисты по управлению документами, могли бы использовать ИИ?» - спрашивает Харалампус. «Есть ли методы, при помощи которых мы могли бы обучить системы просматривать огромные объемы данных, информации и документов, и давать ответ на вопросы о надлежащих сроках их хранения и о наличии чего-то исторически ценного в массиве документов? Способны ли мы, специалисты управлению документами, сделать это? Это мечта, до воплощения которой пока ещё далеко, но потенциально мы способны реализовать такое видение. Кроме того, есть ещё одни способ, с помощью которого Национальным Архивам следует поддержать управление электронными документами - это изучение… вариантов использования ИИ, которые продвигают государственные органы, с тем, чтобы понять, повлекут ли они какие-либо последствия для управления документами.»
Джастин Даблдей (Justin Doubleday)
Источник: сайт «Сеть федеральных новостей» (Federal News Network).
https://federalnewsnetwork.com/it-modernization/2024/07/nara-eyes-zero-click-future-for-records-management/
Комментариев нет:
Отправить комментарий