Для нас, специалистов по управлению документами, установление и отслеживание сроков хранения не является какой-то особенно сложной проблемой, как не является проблемой и проведение уничтожения и передачи на архивное хранение. Проблемы, с которыми мы сталкиваемся, это полезность и качество — полезность нашей практики для организаций, в которых мы работаем, и качество того, чем мы управляем.
Наши представления о качестве полностью отличается от тех, на основе которых наши организации осуществляют свою деятельность, и мы ценим те аспекты документов, которые малоинтересны для наших организаций. Мы сами себе рассказываем истории о том, насколько ценна наша практика – и это всё те же самые истории, что мы рассказывали себе десятилетиями.
Мы продолжаем рассказывать одни и те же истории, в то время как наша работа изменилась. Работа-то изменилась, а вот практика – нет, и вследствие этого то, как мы смотрим на вопросы качества, никак не помогает в работе, которую на самом деле необходимо выполнить.
Допущенная нами ошибка заключается в непризнании того, что наши практики - это типовые способы и методы работы, которые дают конкретную отдачу в специфических местах. Они по-прежнему удивительно полезны там и тогда, где и когда используются именно для того, для чего они были созданы. Таким местом является регистратура или канцелярия (registry office), а пользу получают люди, которые обращаются в регистратуры и канцелярии за бумажными документами. Наши представления о качестве были разработаны для того, чтобы приносить пользу именно здесь и именно для этих людей.
Если же посмотреть на электронно-цифровой мир, то здесь мы отдаем половину практики на откуп обычным сотрудникам, у которых имеются иные представления о качестве и полезности – сколько бы раз мы не рассказывали им истории о том, насколько ценным и полезным является управление документами.
Регистратуры и канцелярии постепенно исчезают.
Когда мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.], наконец, приступим к разработке моделей практики, основанных на идеях о качестве, значимых для наших организаций, нам не придется тратить время на рассказы о том, насколько ценным и полезным является управление документами – они и без того уже будут это знать.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://substack.com/home/post/p-146511798
Комментариев нет:
Отправить комментарий