Политики развития коллекций имеют важнейшее значение для архивов, поскольку они обеспечивает «дорожную карту» для комплектования, обеспечения сохранности и управления историческими материалами.
В этих политиках излагаются принципы, критерии и рекомендации, определяющие рост и поддержание коллекций. Архивисты выполняют несколько шагов с целью создания эффективной политики развития коллекции.
Определите цели архива
Прежде чем разрабатывать политику, очень важно чётко определить цели и задачи архива. Проанализируйте миссию, предметную область и целевую аудиторию архивного учреждения. Определите типы собранных материалов, такие как документы, фотографии, аудиовизуальные записи и/или цифровые файлы, и установите предметные области и темы, соответствующие основным интересам архива.
Определите цели развития коллекции
Установите цели, соответствующие назначению и задачам архива. Примите во внимание образовательные, культурные и исследовательские потребности, которые должна удовлетворять коллекция. Целями могут быть сохранение местной истории, поддержка научных исследований или предоставление ресурсов для вовлечения сообщества. Эти цели будут формировать критерии для приобретения материалов, а также направлять разработку политики.
Установите критерии отбора
Критерии отбора играют важнейшую роль в оценке потенциальных приобретений. Определите характеристики, которые делают материалы подходящими для включения в фонды. Учитывайте историческую значимость, аутентичность, соответствие сфере интересов архива, состояние материалов, а также правовые и этические вопросы. Задокументируйте эти критерии, чтобы обеспечить согласованность при принятии решений в процессе приобретения / комплектования.
Разработайте стратегию комплектования
Стратегии комплектования определяют то, как архивы будут приобретать материалы. Эти стратегии могут включать прямые пожертвования, соглашения о покупке, партнерские отношения с другими учреждениями или осуществляемые в опережающем порядке инициативы по развитию / комплектованию коллекции. Выявите потенциальные источники, такие как отдельные лица, организации или государственные учреждения, и изучите возможности для налаживания взаимодействия и сотрудничества с ними в интересах расширения коллекции.
Обработка и вопросы доступа
Политика развития коллекции должна отражать процессы, связанные с приобретением, обработкой и предоставлением доступа к материалам. Опишите шаги по получению, каталогизации, обеспечению сохранности и оцифровке материалов. Рассмотрите возможность использования стандартов метаданных, требования к хранению, а также правовые и этические соображения, такие как вопросы авторского права и защиты персональных данных. Чётко сформулируйте политику доступа, включая все ограничения и условия получения доступа к определённым материалам.
Консервация и обеспечение долговременной сохранности
Крайне важное значение имеет сохранение в долгосрочной перспективе целостности коллекций. Включите рекомендации в отношении действий по обеспечению сохранности и консервации. Примите во внимание условия окружающей среды, используемые для хранения материалы, усилия по оцифровке и готовность к стихийным бедствиям. Сотрудничайте со специалистами по консервации и обеспечьте регулярную оценку состояния материалов коллекции, с тем, чтобы эффективно расставить приоритеты в усилиях по обеспечению их сохранности.
Анализ и оценка
Архивистам следует периодически анализировать и обновлять свою политику развития коллекции (фондов), чтобы адаптироваться к изменяющимся потребностям и обстоятельствам. Установите регулярный процесс анализа и пересмотра, обеспечивающий сохранение актуальности политики и её соответствия целям и задачам архива. Запрашивайте отзывы у сотрудников, исследователей и заинтересованных сторон, чтобы определить области для улучшения и внести необходимые изменения.
Разработка политики развития коллекции
Политика управления коллекцией имеет первостепенное значение для архива ввиду выполняемой ею важнейшей роли в деле обеспечения сохранности, упорядочивания и обеспечении доступа к ценным историческим документам и артефактам. Такая политика представляет собой всеобъемлющую концептуальную основу, определяющую приобретение, оценку, упорядочение и списание материалов в архивных фондах. Посредством установления чётких руководящих принципов и стандартов, политики управления коллекциями обеспечивает способность архива эффективно расставлять приоритеты использования своих ограниченных ресурсов, принимать обоснованные решения о том, какие материалы собирать и как лучше обеспечивать их сохранность и равную доступность для исследователей и общественности. Кроме того, политики помогают поддерживать целостность и аутентичность архивных коллекций, обеспечивая их надлежащее документирование, каталогизацию, согласованное и надёжное хранение. Придерживаясь чётко определенной политики управления коллекциями, архив может обеспечить защиту своих фондов, способствовать прозрачности и выполнять свою ключевую миссию по сохранению и обеспечению доступности нашего культурного наследия для будущих поколений.
Для архивов разработка политики развития их коллекций имеет важнейшее значение для обеспечения накопления, сохранности и доступности ценных материалов. Понимая назначение архива, устанавливая четкие цели, устанавливая критерии отбора и намечая стратегии приобретения / комплектования, архивисты могут разработать всеобъемлющую политику, которая будет направляет процессы принятия решений в архивном учреждении.
Документирование процедур обработки и предоставления доступа, руководств по обеспечению сохранности, а также регулярное проведение анализа и пересмотра обеспечат сохранение динамичности политики и её реагирование на меняющиеся потребности. При наличии хорошо проработанных политик развития коллекций архивы могут создать надежные и актуальные коллекции, позволяющие архивам выполнять свою миссию и эффективно привлекающие аудиторию.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/archival-collection-development-policies/
Комментариев нет:
Отправить комментарий