Рекомендации Комиссии по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас по управлению документами в период пандемии COVID-19, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2021/08/covid-19-1.html )

Могут ли ведомства использовать свои указания по срокам хранения и действиям по их истечении для документов, связанных с реагированием на катастрофы, инциденты и пандемии, в отношении документов, касающихся COVID-19? Нужно ли для этого вносить изменения в такие указания (перечни)?

Да, уже существуют серии документов, относящихся к планированию действий на случай катастроф и к реагированию на них, которые не требуют внесения каких-либо изменений в сроки хранения. Если план реагирования на катастрофы или план обеспечения непрерывности деловой деятельности (continuity of operations plan, COOP) Вашего органа власти был обновлен с учётом пандемии, то это уже отражено в Перечне GR 5750-07 для местных органов власти (Local Government Retention Schedule, см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/localretention/schedule_gr ); и в Типовом перечне документов с указанием сроков хранения штата Техас (Texas State Records Retention Schedule, RRS,  https://www.tsl.texas.gov/slrm/rrs ) в статье 5.4.013.

В «Типовом перечне документов с указанием сроков хранения штата Техас» (RRS) для документов о реагирования на катастрофы имеется собственная серия (5.4.017 – «Документы о реагировании на чрезвычайные ситуации и о восстановлении после них»). Все исполнительные приказы, изданные в рамках реагирования на COVID-19, подпадают под перечни для местных органов  власти (Local Government Retention Schedule) – это GR 1000-38 – «Документация по политикам и процедурам»; PS 4025-03 – «Общие и чрезвычайные приказы и сопутствующая документация», см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/localretention/schedule_ps ); а также под Типовой перечень штата (статья 1.1.011 – «Исполнительные приказы», см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/rrs ).

Подлежат ли связанные с COVID-19 документы постоянному хранению?

Это зависит от срока хранения документов, который определяется их содержанием и функциями. Если документ попадает в существующую серию документов, заслуживающую постоянного хранения, тогда такой документ необходимо будет хранить постоянно.

Существующие серии документов для исполнительных приказов и для реагирования на чрезвычайные ситуации уже требуют от местных органов власти и органов исполнительной власти штата проведения экспертизы документов этих типов на предмет наличия у них постоянной исторической ценности (см. примечание о сроках хранения для GR 1000-38 и архивный код для серий RSIN 1.1.011 и 5.4.017).

Если Ваше ведомство рассматривает возможность постоянного хранения всех документов, относящихся к COVID-19, то проведите оценку риска, чтобы взвесить все «за» и «против»; примите во внимание текущие потребности деловой деятельности и / или юридическую ценность документов.

Избыточно длительное хранение документов может повлечь негативные последствия, такие, как более высокие затраты на хранение, увеличение времени поиска и увеличение численности персонала, необходимого для выполнения запросов на доступ к государственной информации.

Ещё один вариант - установить временный запрет на уничтожение всех относящихся к COVID-19 документов до тех пор, пока не будет проведена экспертиза документов на предмет наличия у них исторической ценности. В нашей статье «Документы о COVID-19 и сколь долго следует их хранить» (COVID-19 Records and How Long to Keep Them, https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2020/04/covid-19-records-and-how-long-to-keep-them/ ).  есть раздел, в котором данная тема рассмотрена более подробно.

Учитывая масштабы пандемии COVID-19, нужно ли будет государственным учреждениям хранить документы о здоровье сотрудников, а также документы по планированию и реагированию дольше, чем это установлено в действующих перечнях?

См. ответ на предыдущий вопрос «Подлежат ли связанные с COVID-19 документы постоянному хранению?», который поможет лучше дать ответ на данный вопрос для Вашего ведомства. Как правило, эти документы будут храниться в соответствии с применимыми сроками хранения, установленными для них в Вашем ведомственном перечне документов с указанием сроков хранения.

Следует ли хранить связанные с COVID-19 документы на случай возможных судебных разбирательств?

Вашему ведомству следует проконсультироваться со своим юридическим отделом, чтобы определить, следует ли сохранять какие-либо относящиеся к COVID-19 документы на случай судебных разбирательств. Ваш юридический отдел сможет определить, имеются ли какие-либо запреты на уничтожении документов в связи с идущими или ожидаемыми судебными разбирательствами, (litigation holds), которые могут затронуть Ваше ведомство в будущем.

Упомянутое выше увеличение времени поиска при выполнении запросов на доступ к государственной информации (PIR-запросы), упомянутое ранее (см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2021/08/tslac-guidance-for-records-management-during-the-covid-19-pandemic/#perm ), может оказаться фактором, который Вашему юридическому отделу следует принять во внимание. В своем ответе на этот же вопрос в отношении федеральных документов Национальные Архивы США также предупреждают о том, что чрезмерное длительное хранение документов делает менее ясным вопрос о том, кто имеет право принять решение об уничтожении документов.

К кому местным органам власти и органам исполнительной власти Техаса следует обращаться за дополнительной информацией?

Пожалуйста, свяжитесь с курирующим Вас специалистом-аналитиком государственной информации (Government Information Analyst, GIA, https://www.tsl.texas.gov/slrm/contact ) в TSLAC. Кроме того, для получения дополнительной помощи Вы можете позвонить по телефону (512) 463-7610 или направить электронное письмо в службу помощи по вопросам управления документами по адресу slrminfo@tsl.texas.gov .

Ребекка Ханна (Rebecca Hanna) и Эрика Сигрист (Erica Siegrist)

Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2021/08/tslac-guidance-for-records-management-during-the-covid-19-pandemic/