Рекомендации Комиссии по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас по управлению документами в период пандемии COVID-19, часть 1

Данная заметка Ребекки Ханна (Rebecca Hanna) и Эрики Сигрист (Erica Siegrist) была опубликована 9 августа 2021 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC – это архивно-библиотечная служба штата).

В апреле 2020 года Национальные Архивы США (NARA) опубликовали ответы на часто задаваемые вопросы (Frequently Asked Questions, FAQ), касающиеся управления документами во время пандемии COVID-19 (см. https://www.archives.gov/records-mgmt/faqs/covid-19 , перевод на русский язык см. здесь: http://rusrim.blogspot.com/2020/06/covid-19.html - Н.Х.). Данная статья отвечает на те же вопросы с тем, чтобы дать рекомендации для органов исполнительной власти штата и местных органов власти с учётом специфика штата Техас.

Управление документами, относящимися к дистанционной работе

Как следует органам власти Техаса захватывать и сохранять документы, созданные во время дистанционной работы (teleworking) во время пандемии COVID-19?

От сотрудников ожидается, что в период удалённой работы они будут надлежащим образом вести государственные документы в соответствии с политиками и процедурами своего учреждения - точно так же, как и при работе в офисе.

Электронные документы должны оставаться в государственных авторизованных системах хранения. Документ, созданный на личном устройстве или вне государственного сервера, по-прежнему считается государственным документом. Наилучшей практикой являлась бы немедленная передача документа в официальную государственную систему хранения, чтобы обеспечить надлежащее управление документами на протяжении всего их жизненного цикла.

Любые документы, которые находятся у «временных хранителей» (см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2019/09/faq-how-does-s-b-944-affect-us/ ), по-прежнему подпадают под все административные правила, касающиеся государственных документов, равно как и под требования Закона о государственной информации (Public Information Act). Более подробные инструкции по переносу документов с личных устройств см. в статье «Создание документов на дому. Часть III: Различные устройства» (Creating Records at Home, Part III: Various Devices,”  https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2021/06/creating-records-at-home-part-iii-various-devices/ ).

Если правительственное учреждение Техаса использует Microsoft Teams, Skype для бизнеса, Zoom или другую платформу видеоконференцсвязи для связи друг с другом, нужно ли планировать эти инструменты?

Если орган правительства штата Техас использует Microsoft Teams, Skype for business, Zoom или иную платформу видеоконференций для общения сотрудников друг с другом, то нужно ли установить для создаваемых материалов сроки хранения?

Согласно рекомендациям Национальных Архивов США, государственные документы, созданные на платформах виртуальных конференции, должны храниться в течение тех же сроков, что и документы личных встреч. Наши статьи «Создание документов на дому: Часть I: Microsoft Teams» (Creating Records at Home: Part I: Microsoft Teams, https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2020/07/creating-records-at-home-part-i-microsoft-teams/ ) и «Создание документов на дому, часть II: Zoom» (Creating Records at Home, Part II: Zoom, https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2021/01/creating-records-at-home-part-ii-zoom/ ) рассматривают данный вопрос более детально.

Если сотрудники распечатывают материалы у себя дома, являются ли эти распечатки государственными документами?

Может быть. Во-первых, определите, является ли печатная версия оригиналом документа или же копией для удобства пользования.

Если сотрудник распечатал копию для удобств пользования и использовал её исключительно в справочных целях, такая копия не является документом и может быть уничтожена в любое время.

Если сотрудник делает на распечатанной копии личные заметки, имеющие сиюминутную ценность и являющиеся несущественными, они, скорее всего, являются информацией сиюминутного, преходящего характера (transitory information).

Если, однако, напечатанная в справочных целях копия затем редактируется или дополняется уникальной существенной информацией, то эта версия документа становится оригиналом нового документа, который необходимо будет хранить в течение всего соответствующего срока хранения. По этой причине желательно иметь надежную политику, устанавливающую, как и когда сотрудники могут (и могут ли) распечатывать государственные документы дна дому.

Сроки хранения документов

Поскольку ответы на большинство приведенных ниже вопросов похожи, приведём общее практическое правило классификации документов, касающихся пандемии COVID-19:

Перефразируя слова Сьюзен Циско (Susan Cisco), «королевы подхода «больших корзин»» (см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2017/10/to-bucket-or-not-to-bucket/ - подход «больших корзин» предусматривает установление сроков хранения документам, вне зависимости от их вида и формы, в соответствии с выполняемыми ими функциями. Обычно он позволяет в 10-20 раз сократить число статей в перечнях и существенно уменьшить количество ошибок при выборе сроков хранения – Н.Х.), документы часто любят думать себя как о единорогах (т.е. как о единственных и неповторимых – Н.Х.). Однако, как правило, уже существует серия документов, в которую документ вписывается.

Серии документов (в российской традиции серии документам более-менее соответствует позиция в номенклатуре дел – Н.Х.) и сроки хранения основаны на функциях, выполняемых государственными органами; и большинство таких функций уже охвачено один из опубликованных нами (TSLAC – Н.Х.) перечнем с указанием сроков хранения.

Тщательная оценка выполняемых документом функций поможет определить, действительно ли документ уникален, или же его можно отнести к существующей серии документов. Чтобы помочь с проведение такой оценки, Сьюзен, ее партнер Джон Исаза (John Isaza) и их команда разработали инструкцию (playbook) по реагированию на документы их ведомства, связанные с пандемией COVID-19. Эта 39-страничная инструкция - отличный ресурс для того, чтобы научиться проводить экспертизу документов своего ведомства; её можно скачать по адресу https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/wp-content/uploads/2021/06/Access_PB_Pandemic_Related_Records_052121_v16-2.0.pdf

Если по итогам анализа будет установлено, что для таких документов требуется собственная серия, следующим Вашим шагом будет взаимодействие с курирующим Ваше ведомство аналитиком TSLAC (см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/contact ) с целью создания новой серии документов.

Охватывают ли указания по срокам хранения (перечни) медицинские документы сотрудников, связанные с COVID-19?

Да. Это вопрос подробно рассматривается в нашей статье «Документы проверки состояния здоровья на предмет COVID-19» (COVID-19 Health Screening Records, https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2020/09/covid-19-health-screening-records/ ).

Охватывают ли указания по срокам хранения (перечни) документы, касающиеся реагирования органа власти штата Техас на пандемию COVID-19?

Данный вопрос подробно разобран в нашей статье «Документы о COVID-19 и сколь долго следует их хранить» (COVID-19 Records and How Long to Keep Them, https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2020/04/covid-19-records-and-how-long-to-keep-them/ ). В конечном счете, определение того, к какой серии (если таковая существует) относятся документы, будет зависеть от функции документов и цели, которой они служат.

Вполне вероятно, что уже имеется существующая серия документов, для которой установлен срок хранения. Если у Вас имеются документы такого типа, который не был упомянут в статье, свяжитесь с курирующим Вас специалистом-аналитиком государственной информации (Government Information Analyst, GIA, https://www.tsl.texas.gov/slrm/contact ) для получения дополнительных рекомендаций.

Будет ли TSLAC вводить специальные серии документов, охватывающие относящиеся к пандемии COVID-19 документы?

Не сейчас. TSLAC ведёт мониторинг новых и эволюционирующих требований к управлению документами, связанными с пандемией COVID-19. Этот анализ продолжается.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/08/covid-19-2.html )

Ребекка Ханна (Rebecca Hanna) и Эрика Сигрист (Erica Siegrist)

Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2021/08/tslac-guidance-for-records-management-during-the-covid-19-pandemic/