Карл Мелроуз: Где, с моей точки зрения, будет происходить следующий раунд серьёзных улучшений в эффективности управления документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 4 августа 2021 года на его блоге «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).

Изучение вопроса об удобстве для пользователей – полагаю, это суть того, чего не хватает в управлении документами.

Мы (специалисты по управлению документами – Н.Х.) можем предложить нечто, имеющее уникальную деловую ценность – концепцию свидетельств / доказательств деловой деятельности, которая неподвластна времени и всегда будет нужна и полезна. Однако…

20 лет тому назад новая группа людей начала заниматься управлением документами. Управление документами превратилось из вида деятельности, осуществляемого профессионалами, в то, что делают люди, используя созданные профессионалами инструменты.

Проще говоря, 20 лет назад мы начали заботиться о пользователях - но нас никто никогда к этому не готовил. Этому не учат в университетах; нет исследований, посвящённых связи между тем, как мы создаем системы, и эффективностью этих систем. И мы не в состоянии заставить пользователей использовать то, что мы создали…

Это происходит потому, что у нас есть практические правила, которые работали тогда, когда у нас не было пользователей, но которые, как я считаю, сейчас активно работают против их принятия пользователями.

Такие правила, как «в классификационной схеме у Вас не может быть фиксированного срока хранения у рубрики, расположенной в иерархии выше рубрики с переменным сроком хранения», - которые удобны для нас, но, как я полагаю, приводят к тому, что люди, которые будут использовать наши системы, уйдут куда-нибудь в другое место.

Не согласны?

В этом и проблема - нет согласия, нет централизованного пула исследований, который говорил бы, что «это работает, а это нет»; нет A/B-тестирования (A/B testing, см. также https://ru.wikipedia.org/wiki/A/B-тестирование - Н.Х.), нет «сортировки карт».

Нам нужны исследования, ориентированные на удобство работы пользователей, чтобы понять, почему мы не можем «поднять планку». Нам это нужно, чтобы избавить нас от методов работы, которые работали в прошлом.

Если Вы уже делаете это сами или знаете кого-то, кто эти уже занимается или может быть заинтересован в исследовании вопроса - я хотел бы побеседовать с Вами по этому поводу; пожалуйста, свяжитесь со мной в социальной сети LinkedIn по адресу https://www.linkedin.com/in/karlmelrose/ .

Карл Мелроуз (Karl Melrose)   

Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2021/08/04/where-i-think-the-next-round-of-major-improvements-in-records-management-effectiveness-are-going-to-come-from/