Недавно я обсуждал с коллегами практику управления документами и искал доказательства её успешности.
Раз за разом повторяется одно и то же: в ходе обсуждения практики мы достигаем такой точки, когда тот, с кем я веду дискуссию, обязательно скажет: «Это хорошо доказано» - или что-то в этом роде.
Здесь интересно то, что согласно неофициальным данным, которые я получаю от тех организаций, с которыми общаюсь, практика управления документами в настоящее время обеспечивает систематический контроль над 10% - 30% всех документов.
С моей точки зрения, это не свидетельствует об успешности практики в её нынешнем виде.
По логике, это означает, что проверенные практики, которые у нас есть, необходимо изменить.
Я думаю, что регуляторы, отвечающие за управление документами, знают об этом.
За последние пару лет мы видели, как изменились базовые подходы: произошёл переход от полностью предписывающих концепций, включающих стандарты метаданных, которые было очень трудно реализовать, - к концепциям, основанным на немногочисленных принципах и к 3-5 элементам метаданных.
Недавно у меня также была возможность задать группе экспертов Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA), включавшей двух директоров архивных служб штатов и помощника директора Национальных Архивов Австралии, вопрос о том, соответствует ли имеющаяся у нас модель установления сроков хранения и уничтожения/передачи документов поставленным перед ней целям. Один из директоров ответил, что, по его мнению, эта модель не соответствует целям - но также отметил, что в настоящее время у него нет альтернативы.
Для меня всё это указывает на то, что нам следует пересмотреть, что означают слова «доказанная, проверенная» применительно к практике управления документами.
Основная задача нашей профессии - это обеспечение качественных свидетельств / доказательств деловой практики.
Предполагается, что имеющиеся у нас практики в сфере управления документами также производят соответствующие доказательства.
Если это не так, практики нужно изменить.
Вопрос заключается в том, как нам узнать, что именно следует изменить?
Я думаю, что ответы нам может дать теории сложности (complexity theory). Когда мы имеем дело со сложными проблемами, теория сложности говорит нам, что следует провести несколько экспериментов «без риска серьёзных последствий в случае неудачи» (safe to fail), и если мы обнаружим доказательства того, что один из подходов более эффективен - мы должны больше его использовать.
В конечном счете, вопрос, на который мы должны ответить, следующий: «Какая часть нашей практики является «доказанной», и насколько она эффективна?». Единственный способ узнать это - найти доказательства того, что то, что мы делаем, более эффективно, чем альтернативы; и единственный способ сделать это - перепробовать альтернативы.
Если Вы уже делаете это - я хотел бы получить весточку от Вас и узнать о Вашем опыте (удачном или не очень), - поэтому, пожалуйста, оставьте комментарий под данным постом или найдите меня в социальной сети LinkedIn.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2021/08/03/when-does-records-practice-stop-being-proven-and-how-do-we-know/
Комментариев нет:
Отправить комментарий