Вопрос: Сейчас мы сталкиваемся с такой ситуацией - в случае подписания приказа квалифицированной электронной подписи (КЭП) документ сначала регистрируется, затем отправляется на подписание уполномоченному лицу, но есть большой риск (исходя из текущей практики), что документ будет подписан уполномоченным лицом позже даты его регистрации.
С Вашей точки зрения, какие возможны риски и юридические последствия при подписании ОРД более поздней датой, чем дата его регистрации.
Существует ли уже практика, как данный момент можно технически обойти в системе?
Ответ: При работе с бумажными документами на протяжении столетий сложилась определенная практика, которая упросила ряд моментов, связанных с оформлением документов и проставлением на них дат выполнения тех или иных юридически значимых действий с документами. Для организационно распорядительных документов это, например, дата регистрации и дата подписания. Чтобы простоты дела, в подавляющем большинстве случаев на веру принималось то, что дата регистрации и есть дата подписания документа. На самом деле это не всегда так, - но в бумажном делопроизводстве отследить различия в датах было весьма проблематично. А вот, например, при оформлении договоров значимых дат может быть значительно больше: и дата регистрации договора, и дата его подписания сторонами, и даже дата вступления договора в силу могут существенно различаться.
Одновременно достаточно широко была распространена «неофициальная» практика регистрации документов, как передним, так и задним числом.
При работе с электронными документами в информационных системах любая операция с документами - в том числе и его подписание - фиксируется с точностью до секунд; и именно эта дата будет считаться моментом возникновения юридически значимого документа. При этом в метаданных документов могут быть зафиксированы и другие даты.
В приказе ФНС России от 19 декабря 2018 года № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» при оформлении документов, например, используется следующие даты:
- Дата формирования файла обмена счета-фактуры (информации продавца)
- Дата составления (выписки) счета-фактуры (строка 1 счета-фактуры), документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг)
- Дата составления платежно-расчетного документа
- Дата государственного контракта
- Дата документа об отгрузке
- Дата отгрузки товаров (передачи результатов работ), передачи имущественных прав (предъявления оказанных услуг)
- Дата начала периода оказания услуг (выполнения работ, поставки товаров)
Я не вижу серьёзных рисков и правовых последствий, если организации изменит порядок оформления документов в организации. Главное, с моей точки зрения, зафиксировать установленный порядок в своих локальных правовых актах, в том числе и то, что дата подписания определялся не по дате регистрации, и что это две разные даты, которые могут совпасть.
Отмечу также, что доказательная сила журналов регистрации в последнее время сильно упала. Суды считают, что, поскольку они находятся под полным контролем организации, информация в них легко может быть изменена. Сведения в таких журналах без вопросов признаются надлежащими доказательствами обычно лишь тогда, когда они свидетельствуют против организации. В то же время суды прекрасно понимают, что дата создания и дата регистрации – это разные вещи.
На самом деле Вы можете столкнуться и с ситуацией, когда документ будет зарегистрирован, однако руководитель его не подпишет, и он так и останется «в проекте». С моей точки зрения, ничего страшного в этом нет, если в системе регистрации будет в таком случае отмечено, что документ не был подписан.
Комментариев нет:
Отправить комментарий