Управление электронными документами основано на традиционной теории и практике архивного дела и управления документами, адаптированных к электронно-цифровой среде. Заметная разница заключается в том, что в цифровой среде раньше начинают предприниматься усилия, связанные с обеспечением долговременной сохранности документов.
Например, в традиционной архивной практике фундаментальным является предположение о том, что физические документы могут десятилетиями храниться без уделения им какого-то дополнительного внимания – и с ними всё будет в порядке; и даже если они станут объектом такого «незлобного» пренебрежительного отношения, их можно будет использовать. Цифровые объекты, напротив, нуждаются в постоянном внимании, чтобы с течением времени сохранялась возможность их использования. Такие объекты становятся причиной содержательного обсуждения определения «документа», который является свидетельством деловой деятельности, и того, что составляет эту деятельность.
Управление жизненным циклом
Управление информационным активом часто называют управлением его жизненным циклом. Управление жизненным циклом основано на представлении о том, что документы всегда проходят жизненный путь от их создания до уничтожения - когда бы это ни случилось. Что касается управления документами, то в конце своего жизненного цикла документы могут быть либо уничтожены на законных основаниях, либо, если они имеют непреходящую ценность, сохранены как архивные материалы.
Агрегации (массивы) документов также служат свидетельством деловых транзакций, а одновременно являются информационными ресурсами. Их упорядочение осуществляется на многих уровнях, начиная от выяснения того, какие информационные активы существуют в масштабах всей организации, и до выявления материалов, которые необходимо сохранить для документирования каждого делового процесса. Ключевым аспектом упорядочения документов является потребность сохранять взаимосвязи между документами и понимать их происхождение.
Две точки зрения
Существуют две конкурирующие точки зрения на жизнь документа: «жизненный цикл документов» и «континуум документов». Можно спросить, какая из них лучше – а также, лучше для чего? Не-архивистам обычно легче понять концепцию жизненного цикла, поскольку она чётко объясняет их роль в жизненном цикле документа и, что наиболее для них важно, когда выполнение их роли прекращается и они передают управление своими документами кому-то другому. Архивисты (австралийские архивисты – Н.Х.) предпочитают концепцию континуума, поскольку в ней предусмотрена их роль в управлении документами на ранних этапах процесса, что чрезвычайно важно для управления электронными документами.
Мой комментарий: С моей точки зрения, подход «жизненного цикла» хорошо работает тогда, когда в реальной практике для документов определенного вида можно выделить чётко различимые этапы, через которые они проходят с течением времени - примером может служить организационно-распорядительная документация. Если же документы продолжают активно использоваться и повторно использоваться, модифицироваться и пополняться на протяжении всего своего жизненного цикла, и уже с самого начала требуют усилий по обеспечению их долговременной сохранности, то подход континуума может оказаться удобнее – и, на мой взгляд, примером здесь может служить научно-техническая и опытно-конструкторская документация на реальные объекты. Иными словами, выбор концепции я бы связывала скорее с особенностями документов, чем с профессиональной принадлежностью тех, кто их курирует.
Процессная модель
Ещё одна точка зрения на документы - через процессную модель. У такой модели с моделью континуума общей является концепция непрерывного управления информационными активами, а не конкретные последовательные этапы управления, которые лежат в основе модели жизненного цикла документов. Однако процессная модель добавляет четыре собственные идеи, четыре аспекта, которые иногда теряются в простоте модели континуума. Архивистам следует проанализировать их с точки зрения обеспечения долговременной доступности цифровых объектов.
Первый аспект - планирование. Процессная модель подчеркивает необходимость подготовки к управлению документами в начале процесса, чтобы обеспечить успешность и эффективность управленческой деятельности. Крайне важно спланировать, как организация будет поддерживать цифровые объекты в течение требуемого периода времени, иногда длящегося десятилетиями. Как архивисты будут обеспечивать сохранение аутентичности и целостности документов с течением времени?
Ещё один фактор - сложный характер управления. Процессная модель выявляет многочисленные виды деятельности, являющиеся элементами управления документами: оценка (определение ценности, включая архивную экспертизу ценности), обеспечение долговременной сохранности, извлечение, использование, получение отдачи и повторное использование. Каждый из этих видов деятельности необходимо идентифицировать и отслеживать. Например, если документы будут использоваться повторно, то обеспечение их целостности становится серьёзной проблемой.
Третий фактор - меняющийся характер управления. Архивистов и специалистов по управлению документами необходимо привлекать, когда изменяется характер использования документов и требования к ним. Если проводится миграция документов из одной системы в другую, ИТ-специалисты должны обеспечить сохранение целостности документов (а также их аутентичности, пригодности к использованию и конфиденциальности – Н.Х.).
Наконец, следует принять во внимание широкий круг людей, вовлеченных в управление. Процессная модель не назначает роли или лиц для выполнения этих действий, поскольку в управлении документами участвует много людей, и их роли могут со временем меняться. В электронными документами будут участвовать владелец системы, пользователи, архивисты, специалисты по управлению документами, ИТ-специалисты и представители других подразделений, таких, как юридический отдел, в зависимости от содержания документов.
«Незлобное» пренебрежительное отношение уже невозможно
Какая бы модель ни использовалась, специалисты по работе с информацией, в том числе архивисты, заинтересованы в контроле над документами организации с момента их создания и до тех пор, пока они не будут уничтожены либо переданы на архивное хранение. Этапы, на которых вмешивается архивист, зависят от характера документа. Если физические документы можно оставлять без внимания на многие годы или даже десятилетия, то электронные документы - нет. Для обеспечения долговременной сохранности ценных информационных активов требуется осуществлять выявление документов, их классификацию и хранение, а также координировать внутренний и внешний доступ.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/managing-electronic-records-in-archives/
Комментариев нет:
Отправить комментарий