Ответ на вопрос коллеги: Правила оформления документов постоянного срока хранения

Вопрос:  Обязана ли организация, не являющаяся источником комплектования, строго придерживаться правил по оформлению документов постоянного срока хранения?

Ответ: Когда речь заходит об оформлении документов, специалисты в области управления документами чаще всего имеют в виду порядок оформления реквизитов документа. Так, оформление организационно-распорядительной документации описано в стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», см. http://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&page=0&id=205885 . В то же время не стоит забывать, что этот стандарт применяется на добровольной основе, и несоответствие требованиям стандарта само по себе не лишает документы доказательной и юридической силы, и не может служить основанием для отказа в приёме их на архивное хранение.

Архивисты, в свою очередь, под оформлением документов часто понимают соответствующее архивным требованиям формирование дел, описей и иных документов, требующихся в процессе передачи документов на архивное хранение. По закону, архивы вправе в ряде случаев отказать в приёме неупорядоченных документов, либо потребовать оплаты работ по упорядочению.

Я буду отвечать на Ваш вопрос, исходя из первой трактовки. С моей точки зрения, оформление документов в широком смысле (не только организационно-распорядительной документации, но и иных видов документации) - это прежде всего соблюдение законодательно-нормативных требований при работе с документами в течение всего их жизненного цикла, в целях обеспечения целостности, аутентичности и юридической силы документов.

В целом я бы на Ваш вопрос дала отрицательный ответ – не обязана.

В этой связи, как мне кажется, принимать решение о том, как оформлять документы постоянного срока хранения, стоит с учётом следующих факторов:

• Документы создаются в первую очередь в интересах деловой деятельности и для соблюдения требований законодательства, а не для архивистов и историков. Документы должны быть оформлены так, чтобы с ними было удобно работать. В условиях быстро меняющихся законодательства, технологий, деловых потребностей и общественных ожиданий (в т.ч. перехода на электронно-цифровые технологии), не стоит делать себя заложником хорошей практики бумажного делопроизводства середины 20-го века. Традиционную практику можно использовать там и тогда, где и когда она остается адекватной потребностям деловой деятельности и требованиям законодательства.
  
  
• В настоящее время все чаще и чаще в законодательно-нормативных актах прямо устанавливаются требования к оформлению документов, порой сильно расходящиеся с традиционными. Если такие требования существуют, их необходимо исполнять, и я бы не советовала проявлять в таких случаях творческую инициативу и изменять правила их оформления, поскольку это может нанести ущерб юридической и доказательной силе документов.
  
  
• В «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Приказом № 236 Росархива от 20 декабря 2019 года, для документов установлены сроки хранения «Постоянно» и «До ликвидации организации». При этом в комментариях к этим срокам уточняется:
  
  
  Срок хранения «Постоянно» означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
  
  Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.
  
  
  Для Вашей организации это означает, что – если только Вы не являетесь источником комплектования и не планируете им стать – официально, документов постоянного срока хранения у Вас просто нет! Соответственно, существующие архивные требования Вас в этом случае не касаются.
  
  
• Я не знаю примеров того, чтобы организацию, не являющуюся источником комплектования, привлекли к ответственности за нарушение традиционных правил оформления документов длительного и постоянного срока хранения само по себе. Всё обстоит строго наоборот: ущерб для организаций, как правило, связан либо с нарушением прямых требований бухгалтерского, налогового или отраслевого законодательства, либо с нарушением положений договоров.
  
  В отсутствие законодательных требований к оформлению документов, наказаний и ущерба, ничто не мешает Вашей организации самостоятельно определить разумный способ их  оформления.