Большинство архивистов, наверное, согласится с тем, что электронный документ - это документ в электронной форме; а документ - это документ («документ – это документ» - популярная американская профессиональная поговорка – Н.Х.), независимо от того, как он создается и на каком носителе хранится.
Согласно стандарту ISO 15489 (адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – Н.Х.), «электронные документы - это документы, записанные на электронных носителях информации и создаваемые, передаваемые, поддерживаемые и/или доступные с помощью цифрового оборудования». Обратите внимание, что определение электронного документа практически ничего не говорит о том, чем они являются, помимо того, что они записаны на электронных носителях.
Мой комментарий: В стандарте ISO 15489 определения понятия «электронный документ» нет. Цитата на самом деле взята из другого, куда менее авторитетного и к настоящему времени уже отменённого стандарта ISO 16175-1:2010, см. раздел 6 «Глоссарий». По содержанию данное определение изначально было весьма проблемным, а к настоящему времени и вовсе устарело…
Между традиционными и электронными документами есть два различия. Несмотря на то, что существуют электронные аналоги бумажных документов, существует множество электронных документов, для которых обычно нет бумажных аналогов. Кроме того, представление документов в электронной форме меняет способы, которыми люди их используют, оценивают, управляют и обеспечивают долговременную сохранность.
Традиционно специалисты с опытом работы в архивах или в государственном секторе, придерживаются точки зрения, отличной от точки зрения тех, кто работал в сфере управления документами или в частном секторе. Хотя подобную характеристику можно считать чрезмерно общей, на самом деле она имеет под собой фактическую основу. Точка зрения специалистов на документы зависит от их опыта и от организаций, в которых они работают.
Определение понятия «документ»
Существует множество определений понятия «документ» (record). Каждое из них имеет свои достоинства, и причина этого многообразия заключается в том, что разные люди по-разному понимают, что такое «документ», - и, следовательно, полезно знать, какие возможны варианты, поскольку то, как человек определяет данное понятие, отражает то, как он будет пытаться управлять документами.
Данное Международной организацией по стандартизации (ИСО) определение понятия «документ» (и понятия «электронный документ») является международным стандартом. По-прежнему существуют и используются и другие определения, отчасти из-за исторического интереса, а отчасти потому, что они дают некоторые полезные идеи. Согласно ИСО, документы (records) - это информационные объекты (documents), созданные или полученные, а затем сохраняемые в качестве свидетельств / доказательств и сведений (в новой трактовке ИСО – «активов» - Н.Х.) учреждением, организацией или физическим лицом во исполнение требований законодательства или в интересах деловой деятельности. В определении (на самом деле, уже в последующих разделах стандарта ISO 15489-1 – Н.Х.) также говорится, что документы имеют четыре основополагающих характеристики:
- Аутентичность означает, что сохраняются в неизменном виде содержание (контент), контекст и структура;
- Надежность (в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – «достоверность» - Н.Х.) подчеркивает, что документы заслуживают доверия;
- Целостность означает, что документы являются полными и неизменными;
- Пригодность к использованию означает, что документы можно найти, извлечь, представить и интерпретировать.
Архивные документы
Определения понятия «документ» состоят из трёх частей. Во-первых, архивистам необходимо знать, что собой представляет документ. Большинство людей основное внимание уделяют тому, что документ является свидетельством деловых транзакций. Он также может служить контейнером для информации; содержать сведения, относящиеся к тому, чему именно документ является свидетельством; и использоваться для других целей, т.е. иметь, говоря на языке архивного дела, вторичную ценность. Далее, документ зависит от таких своих характеристик, как контент, контекст и структура. Наконец, чем определяется ценность документа? В некоторых определениях отмечается, почему документ сохраняется или поддерживается - например, ввиду его доказательной или информационной ценности; а в других об этом не говорится. Быть свидетельством деловой деятельности и иметь такие характеристики, как надежность, - это отлично; однако управление документами стоит денег, поэтому принимающим решения лицам необходимо знать, почему они тратят деньги на сохранение этих документов.
Каждая стандартная часть определения ставит свой набор вопросов. Например, если документ свидетельствует о транзакции (сейчас в ИСО используется буквально такая формулировка, в отличие от прежней, более осмысленной интерпретации – «свидетельство деловой деятельности» - Н.Х.), тогда что такое «транзакция»? Поскольку создание и сохранение документов стоит денег, какие транзакции необходимо документировать и какие документы необходимо с этой целью сохранить?
Предполагается, что документы должны обладать таким свойством, как целостность, означающим, что документ является полным и неизменным, но чтобы подтвердить наличие этого свойства, нужно представить доказательства полноты и неизменности документа. Это требует управления, а управление стоит денег. Как Вы будете это доказывать? К примеру, следует ли все документы подписывать усиленными электронными подписями, чтобы их аутентичность была доказуема?
Наконец, кто решает, какие документы необходимо сохранить, и с какой целью?
Роль архивиста
Дебаты по поводу определений понятия «документ» - будь то электронный или физический - будут продолжаться. Лучший способ определить документы - спросить, что именно документирует данный актив. Какой тип транзакции он документирует? Кто считает его документом? Кто заинтересован в нём и в его создании и поддержании? С какой целью поддерживают? Каким целям служит его поддержание, и сколько это стоит?
Ответы на эти вопросы дадут архивистам основу для принятия решения о том, чтобы подумать о ценности актива и способах управления им. Архивисты привносят свой опыт и знания в управление широким спектром документов, которые необходимо сохранить в течение длительного времени.
Марго Ноут (Margot Note)
Мой комментарий: Я люблю возиться с терминологией, и в ряде случаев выбор правильной терминологии действительно играет очень важную роль. К сожалению, намного чаще терминологические упражнения приводят к бессмысленной трате времени и ресурсов … В практической деятельности важно не столько знать мнение гуру архивного дела по поводу «правильных» определений терминов, сколько требования законодательства и ключевых регуляторов и их интерпретацию в судебной практике.
Для компании Lucidea, действующей в том числе в США, вообще несколько забавно и архаично поднимать тему определения «документа» - в США уже вовсю оперируют совсем другими понятиями, главным из которых является «сохраняемая электронным образом информация» (ESI) – намного более широкое, чем понятие «документ».
Однако при всех недостатках этого поста Марго Ноут, в нём, тем не менее, поднимается ряд правильных, практически важных вопросов, которым в последние году уделялось недостаточно внимания.
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/how-electronic-records-and-physical-records-differ/
Комментариев нет:
Отправить комментарий