Электронная почта в формате PDF: Продвижение конверта (электронной почты)

Данная заметка аналитика была опубликована 23 июля 2021 года на блоге Национальных Архивов США «Records Express».

Когда Национальные Архива США (NARA) выпустили в 2014 году своё «Пересмотренное руководство по форматам, приемлемым для передачи на архивное хранение электронных документов постоянного хранения» (NARA Bulletin 2014-04: Revised Format Guidance for the Transfer of Permanent Electronic Records, см. https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/transfer-guidance-tables.html#email2  и https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-04.html , о нём см. также посты http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/blog-post_6.html и https://rusrim.blogspot.com/2018/09/blog-post_26.html - Н.Х), мы установили в нём приемлемые файловые форматы, которые могут быть использованы федеральными органами исполнительной власти при передаче сообщений электронной почты постоянного срока хранения в Национальные Архивы. В число этих форматов включены EML, MBOX, MSG и PST. Примечательно отсутствие формата PDF. Это может показаться удивительным, поскольку независимо от того, какое приложение Вы используете для отправки и получения электронной почты, оно почти наверняка предоставляет возможность сохранять сообщения в формате PDF.

Подобно электронному письму, распечатанному на листе бумаги, PDF-файл может быть полезен для понимания того, что сказал автор. В нём, однако, скорее всего, не будет достаточных метаданных и интерактивных функциональных возможностей, предоставляемых почтовым клиентом, необходимых для того, чтобы служить аутентичным представлением оригинала.

PDF - это широко используемый и невероятно гибкий формат, который обеспечивает поддержку широкого спектра типов данных, включая текст, графические изображения, аудио и даже видео. Однако переход от одного формата к другому сложен. В PDF есть множество мест для размещения метаданных, относящихся к сообщениям электронной почты и учетным записям электронной почты, к которым они принадлежат. Важные поля заголовка, которые обеспечивают доставку сообщений в правильные почтовые ящики, эквивалентные адресам «Кому» и «От кого» на бумажном конверте, часто теряются. Часто не сохраняются цепочки сообщений и нарушается связь с вложенными файлами. На данный момент каждый поставщик решений сам определяет, как решать эти вопросы, поскольку до сих пор никто не определил, как должна выглядеть миграция из формата сообщения электронной почты в формат PDF – по крайней мере, так было до последнего времени.

В январе 2021 года рабочая группа EA-PDF при Иллинойском университете в Урбана-Шампейн (University of Illinois at Urbana-Champaign) опубликовала «Спецификацию использования PDF для упаковки и представления сообщений электронной почты» (Using PDF to Package and Represent Email, https://www.ideals.illinois.edu/handle/2142/109251 , прямая ссылка https://www.ideals.illinois.edu/bitstream/handle/2142/109251/SpecificationforUsingPDFFinalDraft.pdf ). В этом отчете, опираясь на отчет Рабочей группы по техническим подходам к архивации электронной почты (Task Force on Technical Approaches for Email Archives) под названием «Будущее архивов электронной почты» (The Future of Email Archives, https://www.clir.org/wp-content/uploads/sites/6/2018/08/CLIR-pub175.pdf ), отражены материалы организаций, обладающих опытом в области сохранения электронной почты, включая Национальные Архивы США и сообщество поставщиков решений для работы с форматом PDF. Документ направлен на то, чтобы точно определить, как должен быть построен содержащий сообщение электронной почты PDF-файл, чтобы его можно было считать аутентичным представлением оригинального сообщения, заслуживающим сохранения для будущего.

Публикация этого отчета сама по себе не делает PDF отличным форматом для хранения сообщений электронной почты, поэтому планируется продолжение работ с целью дать поставщикам решений спецификации, которые они смогут реализовать в будущих версиях почтовых клиентов.

Источник: блог Национальных Архивов США
https://records-express.blogs.archives.gov/2021/07/23/email-in-pdf-pushing-the-email-envelope/