Активное использование электронных документов в системе государственного управления и расширение сферы их использования требует тщательного нормативно-правового регулирования. Региональные органы исполнительной власти достаточно серьезно продвигаются в этом вопросе, порой значительно опережая федеральный центр.
Постановлением Правительства Саратовской области от 16 июня 2015 года № 292-П
Утверждено «Положение о системе электронного документооборота Правительства области», которое в этот же день вступило в силу. Оно регулирует несколько интересных, с моей точки зрения, вопросов, в том числе:
- Требования к хранению электронных документов;
- Использование электронных подписей;
- Использование бумажных копий электронных подлинников.
Хранение электронных документов
В «Положении» установлено, что электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД (п.3).
Мой комментарий: Это положение не более соответствует реалиям жизни, чем, например, требование хранить все документы в металлических шкафах. Намёк: действующее законодательство РФ не содержит ограничений на вид носителей и систем, используемых для хранения и передачи документов.
В СЭД электронные документы передаются и хранятся вместе с их регистрационными данными (п.16). Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях, но не менее пяти лет (п.19).
Мой комментарий: С данной нормой можно поспорить, т.к. в организации может быть довольно много документов с более короткими сроками хранения, и не у всех есть достаточно мощная ИТ-инфраструктура, на работоспособности которой не сказывается лишний электронный «мусор». Кроме того, дополнительные проблемы могут возникнуть с документами, содержащими персональные данные, цели обработки которых достигнуты.
Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП электронных документов (п.20).
Мой комментарий: Отмечу, что помимо сертификатов ключей проверки подписи для проверки исторических подписей необходимо также сохранять списки отозванных сертификатов (либо онлайн-квитанции, подтверждающие действительность сертификатов), поскольку при проверке таких подписей необходимо будет доказывать, что сертификат ключа подписи не был отозван до момента подписания документа.
После истечения установленного срока хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем участника СЭД, указанные электронные документы подлежат удалению (п.21).
Оператор системы предоставляет пользователю, включенному в перечень должностных лиц, допущенных к работе в СЭД, утвержденный приказом участника о наделении его соответствующими правами, доступ ко всем документам участника СЭД с правами на внесение изменений или уничтожение электронного документа (п.58).
Мой комментарий: Давать кому-либо подобные права – очень большой риск информационной безопасности. Кроме того, из-за этого могут возникнуть лишние проблемы с доказыванием неизменности и аутентичности электронных документов, сохраненных в системе электронного документооборота.
Мой комментарий: К сожалению, в документе ничего не говорится о судьбе документов постоянного срока хранения и порядке их передачи на архивное хранение в государственные архивы. Анализ положений о порядке хранения электронных документов в Саратовской области показывает, что с архивистами, скорее всего, введенные нормы согласованы не были.
Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/regbase/cgi/online.cgi?req=doc;base=RLAW358;n=85466
Комментариев нет:
Отправить комментарий