Судебный департамент при Верховном Суде РФ приказом от 2 июля 2026 года №185 утвердил «Инструкцию о порядке организации работы архивов федеральных судов общей юрисдикции», в которой также был определен порядок уничтожения архивных документов (раздел 6).
Находящиеся в архиве дела, по которым истек срок хранения, установленный действующим Перечнем документов, отбираются к уничтожению. Работа по отбору дел к уничтожению осуществляется работником, ответственным за работу архива суда, ежегодно (п.6.1).
Дела и документы включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
Уничтожение до проведения экспертизы ценности и утверждения председателем суда описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу за аналогичный хронологический период запрещается.
На основе предложений к акту о выделении к уничтожению, работник, ответственный за работу архива суда, составляет соответствующий проект акта (п.6.2). Указанный проект подписывается начальником отдела делопроизводства (общего отдела).
Проект акта представляется на согласование экспертной комиссии суда, затем направляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения (если суд выступает источником комплектования государственного архива или на основании соответствующего договора), после чего утверждается председателем суда.
При составлении акта о выделении к уничтожению, должны соблюдаться следующие правила (п.6.3):
- дела располагаются в акте по годам их рассмотрения в порядке возрастания номеров дел;
- в конце акта делается запись о том, что из дел (судебных дел) изъяты подлинники судебных актов, личные документы.
Акты рассматриваются и согласовываются на заседании экспертной комиссии суда одновременно с описями на дела постоянного хранения, и по личному составу.
После утверждения председателем суда описей дел постоянного срока хранения, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению, дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены (п.6.4).
Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному (для электронных документов - подокументному) просмотру в целях выявления архивных документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам соответствующего годового раздела или формируются в отдельные дела (п.6.5).
Оставшиеся документы временного срока хранения включаются в акт.
Из отобранных к уничтожению гражданских, административных, уголовных дел, дел об административных правонарушениях изымаются подлинники судебных актов, вынесенных по существу дела, а также судебные акты судов апелляционной, кассационной и надзорной инстанций, вынесенные по результатам рассмотрения апелляционных или кассационных жалоб (представлений) либо пересмотра решений суда в порядке надзора (п.6.6).
Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, изымаются подлинники определений (постановления) о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.
При необходимости также могут изыматься приобщенные к делу иные документы (мировое соглашение, медиативное соглашение и. т.д.).
Приобщенные к судебному делу электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) уничтожаются одновременно с делом путем их физического уничтожения или уничтожения программно-техническими средствами.
При отборе к уничтожению материалов, рассмотренных в порядке гражданского, административного, уголовного судопроизводства, а также производства по делам об административных правонарушениях, из них изымаются подлинники судебных актов, в том числе вышестоящих судов (п.6.7).
На всех судебных актах проставляются регистрационные номера дела (материала), номер производства, уникальный идентификатор дела, из которого они изъяты. Затем документы подшиваются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции в отдельные дела в зависимости от категории судебного дела (материала), из которого они были изъяты, и срока хранения вновь сформированного дела (п.6.8).
Срок хранения дел, сформированных из судебных актов, изъятых из судебных дел (материалов) в связи с истечением срока их хранения, определяется в соответствии с Перечнем документов.
Такие дела подлежат включению в соответствующие описи дел за год, в котором судебное дело (материал) подлежало уничтожению.
Из архивных документов, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки и другие личные документы), которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве суда 75 лет, после чего уничтожаются (п.6.9.).
Архивные документы, подлежащие уничтожению, передаются на утилизацию в организации, занимающиеся переработкой вторсырья (п.6.10).
В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, документы уничтожаются специально созданной на основании распоряжения председателя суда комиссией путем сожжения или механической переработки, о чем составляется акт.
Перед передачей на уничтожение документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Передача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел и других документов, вес бумажной макулатуры (п.6.11).
Документы, имеющие пометку «Для служебного пользования», а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в суде путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья (при наличии) (п.6.12).
Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляются под контролем уполномоченного работника суда (п.6.13).
Акты о выделении к уничтожению документов, а также документы, подтверждающие факт утилизации, подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке (п.6.14).
В регистрационных журналах (графа - примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела с указанием номера, даты акта и протокола заседания экспертной комиссии суда.
Отметка об уничтожении дела проставляется также в соответствующей описи дел.
Запрещается использование отобранных к уничтожению дел для хозяйственных нужд (п.6.15).
После физического уничтожения документов в учетные документы архива должны быть внесены изменения. Сведения о выбытии документов отражаются в книге учета выбытия и поступления документов, а также в листе фонда со ссылкой на акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению. Работник, ответственный за архив суда, после внесения изменений в учетные документы ставит в акте соответствующую отметку, состоящую из фразы «Изменения в учетные документы внесены», собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты (п.6.16).
Районными судами копии актов о выделении к уничтожению документов, а также документы, подтверждающие факт утилизации, в течение 10 рабочих дней со дня уничтожения документов направляются в соответствующее управление Судебного департамента в субъекте Российской Федерации (п.6.17).
Мой комментарий: Способы уничтожения жестко регламентированы.
Способы уничтожения бумажных документов (п.п. 6.10 – 6.12)
- Передача в переработку (макулатура): Оформляется приёмо-сдаточной накладной (актом) с указанием веса (кг) и количества дел;
- Сожжение или механическая переработка - только в том случае, если в регионе нет организаций по переработке. Для этого создается комиссия, назначаемая распоряжением председателя суда (это отдельный документ-основание);
- Уничтожение документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП): Такие документы запрещено выбрасывать в общий контейнер или сжигать на улице. Допускается только механическое измельчение (шредирование) с размером частиц, исключающим восстановление текста (п.6.12).
Уничтожение электронных носителей (п.6.6)
Особый порядок для приобщенных к делам дисков и флеш-накопителей:
- Они уничтожаются одновременно с делом;
- Способ: физическое разрушение или программно-техническое уничтожение;
- В акте об уничтожении бумажного дела желательно указать, что электронные носители информации были уничтожены (когда, кем, и каким именно образом).
Изъятие подлинников перед уничтожением (пп. 6.6 – 6.8) – наверное, наиболее трудозатратная операция, поскольку потребуется провести полистный просмотр всех дел, а также задокументировать информацию о том, какие подлинники были изъяты из судебных дел, и сформировать из этих подлинников новые дела.
Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=538774
