Национальные Архивы США опубликовали аналитический отчёт о последствиях для управления документами внедрения когнитивных технологий

Данная заметка Шармилы Бхатия (Sharmila Bhatia) и Маркуса Моста (Markus Most) была опубликована 19 октября 2020 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов США (NARA).

Мы рады объявить о публикации белой книги (аналитического отчёта, см. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/nara-cognitive-technologies-whitepaper.pdf ) о последствиях для управления документами:

• Интернета вещей (Internet of Things, IoT)
  
  
• Роботехнической автоматизации технологических процессов и производств (Robotic Process Automation, RPA)
  
  
• Машинного обучения (Machine Learning, ML)
  
  
• Искусственного интеллекта (Artificial Intelligence, AI)

В этом аналитическом отчёте дано базовое описание каждой из этих технологий, приведены примеры их разнообразных приложений и отмечены факторы, способствующие их внедрению.

В отчёте также описаны последствия для общества и для культуры, при этом особое внимание уделяется предвзятости и этике в области искусственного интеллекта.

По мере изучения этих технологий, мы также рассматривали последствия их распространения для управления документами. «Белая книга» содержит наш анализ потенциального воздействия когнитивных технологий на управление документами и данными; на политики и стандарты; и на создание, проведение экспертизы ценности, установление сроков хранения и процесс передач документов на архивное хранение.

Шармила Бхатия (Sharmila Bhatia) и Маркус Мост (Markus Most)

Мой комментарий: Речь идёт о 29-страничном документе «Белая книга по когнитивным технологиям – Последствия для управления документами интернета вещей, роботехнической автоматизации технологических процессов и производств, машинного обучения и искусственного интеллекта» (Cognitive Technologies White Paper - Records Management Implications for Internet of Things, Robotic Process Automation, Machine Learning, and Artificial Intelligence), опубликованном Национальными Архивами США в октябре 2020 года, см. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/nara-cognitive-technologies-whitepaper.pdf

Содержание отчёта следующее:

Аннотация
Введение
Интернет вещей
Роботехническая автоматизация технологических процессов и производств
Машинное обучение и искусственный интеллект
Вопросы общественного и культурного характера
Последствия для управления документами
Выводы
Глоссарий
Библиография
Веб-ресурсы

Откровенно говоря, уровень аналитического отчёта примерно соответствует дипломной работе первокурсника, т.е. названы основные проблемы, которые в обществе и профессиональном сообществе «на слуху», но анализу недостаёт как широты охвата, так и глубины. Нет осознания того, что нарождающиеся технологии вполне способны совершить революцию, способную по своим последствиям затмить «первую электронную революцию» в работе с документами и документированной информацией, произошедшую на рубеже 21-го века. Также, например, почти ничего не сказано о связанных с инновационными технологиями потенциальных возможностях и рисках в случае их внедрения в деятельности Национальных Архивов (в первую очередь для экспертизы ценности и установления/снятия грифов секретности) и пользующихся их фондами исследователей. При всём при том, конечно же, нельзя не приветствовать сам факт официальной публикации подобного отчёта, - наши Росархив и ВНИИДАД и этого не делают :(

Огорчает отсутствие сколько-нибудь существенных выводов. Приведенному в соответствующем разделе тексту место скорее было бы где-нибудь во Введении:

«Когнитивные технологии стимулируют экспоненциальный рост создания и сбора данных. Также важно понимать, что методологии обучения, позволяющие алгоритмам принимать решения или выдавать результаты, подобные человеческим, в значительной степени зависят от данных. Исследователи и разработчики искусственного интеллекта должны внедрить систему мер для предотвращения непреднамеренного воспроизведения человеческих предубеждений и культурных предубеждений, которые могут привести к неточным прогнозам и к непредвиденным последствиям. Лица, принимающие решения на федеральном уровне, которые используют данные, полученные с помощью когнитивных технологий, должны иметь представление о том, как эти данные были получены, с тем, чтобы политические решения были информированными и документированными.

Цель раздела, в котором анализируются последствия для управления документами, заключается в том, чтобы показать, что стратегическое управление когнитивными технологиями можно осуществлять в рамках структуры управления документами. Эти технологии могут повлиять на существующие политики и стандарты, такие, как обеспечение исполнения требований к мерам и средствам управления документами для электронных информационных систем; и обеспечение надлежащей поддержки этими системами аутентичности и целостности документов. Несмотря на то, что до сих пор не было изменений в нормативных документах или политиках управления документами, в настоящем документе подчеркивается необходимость заранее подумать о том, как формировать или адаптировать политики и стандарты в отношении данных и документов, созданных с помощью когнитивных технологий.»

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2020/10/19/cognitive-technologies-white-paper/

Увеличены штрафы за халатное отношение к архивным документам

Более года тому назад Государственный Совет Республики Татарстан выступил с законодательной инициативой увеличить штрафы за халатное отношение к архивным документам. Законопроект №759112-7 «О внесении изменения в статью 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» был внесён в Государственную Думу РФ 22 июля 2019 года (см. https://sozd.duma.gov.ru/bill/759112-7 , а также мой пост о законопроекте http://rusrim.blogspot.com/2019/08/blog-post_21.html ).

С середины 2020 года рассмотрение законопроекта в Государственной Думе пошло семимильными шагами:

• 9 июля 2020 года законопроект был принят в первом чтении,
  
  
• 22 сентября 2020 года законопроект был принят во втором чтении,
  
  
• 29 сентября 2020 года законопроект был принят в третьем чтении.

Федеральный закон от 15 октября 2020 года №341-ФЗ «О внесении изменения в статью 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» увеличил штрафные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов:

• Для граждан - до размера от 1 до 3 тысяч рублей;
  
  
• На должностных лиц - до размера от 3 до 5 тысяч рублей;
  
  
• Установлены новые штрафы для юридических лиц в размере от 5 до 10 тысяч рублей.

Новые положения вступили в силу 26 октября 20910 года.

Мой комментарий: Еще раз хочется поблагодарить наших татарских коллег за эту инициативу. Однако, как мне кажется, одним увеличением штрафов вряд ли удастся решить наболевшие проблемы. Более того, ситуация может даже стать ещё более запутанной, поскольку нет чётких критериев отнесения документов к разряду «архивных» (а ведь по данной статье штрафовать будут только за плохое хранение именно архивных документов).  Интересно будет посмотреть на правоприменительную практику: кого и за что удастся привлечь к административной ответственности?

Повышенные штрафы помогут, наверное, подтянуть дисциплину там, где документы гибнут из-за неумения и лени сотрудников. Однако в тех случаях, когда архивные документы уничтожаются по трезвому расчету – для сокрытия каких-либо «грешков» или же просто для сокращения затрат на хранение, и 10 тысяч никого особенно не напугают (тем более, что Росархив – не налоговая инспекция, права «ногой открывать дверь» у него нет, и организации могут просто не пускать представителей Росархива на свою территорию).

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=365143

Компания Netwrix выложила краткое справочное руководство по запросам субъектов персональных данных

Данная информация была опубликована на сайте компании Netwrix 30 января 2020 года, см. https://try.netwrix.com/dsar_guide?cID=7014u000001dPsp .

Аналитическая фирма Гартнер (Gartner) прогнозирует, что к концу 2023 года более 80% компаний во всем мире будут подпадать под действие хотя бы одного закона о защите персональных данных, ориентированного на защиту неприкосновенности частной жизни. Помимо прочего, это означает, что Вам будет необходимо эффективно и всесторонне отвечать на запросы субъектов персональных данных по поводу доступа к этим данным (data subject access request, DSAR), количество которых уже сейчас быстро растет.

Вам в помощь мы подготовили данное руководство! Посмотрите его, и в нём Вы найдете:

• Типы прав, которые законы о защите персональных данных предоставляют субъектам персональных данных;
  
  
• Этапы обработки запросов субъектов персональных данных;
  
  
• Какую информацию следует включить в ответ на DSAR-запрос;
  
  
• и многое другое!

Законы о защите персональных данных становятся и более многочисленными, и более всеобъемлющими. Очень много внимания в руководстве уделяется закону Евросоюза GDPR, - однако в настоящее время в мире существуют много десятков иных нормативно-правовых актов по вопросу обеспечения неприкосновенности частной жизни и защиты персональных данных. Многие из этих законов предоставляют физическим лицам специфические права и требуют от компаний надлежащим образом отвечать на запросы субъектов персональных данных по поводу доступа к данным (DSAR), такие, как запросы о раскрытии сведений о том, какую именно информацию Вы храните о человеке, и требования об изменении или удалении этих данных.

По мере осознания людьми своих права в отношении персональной информации, количество DSAR-запросов будет стремительно увеличиваться. В настоящее врем средняя стоимость подготовки ответа на один DSAR-запрос оценивается в 1400 долларов, и среднее время на подготовку ответа составляет более двух недель – и очевидно, что ныне используемый подход не является масштабируемым.

Ключом к обеспечению эффективного своевременного реагирования на ожидающийся поток DSARзапросов является автоматизация (и, как несложно догадаться, компания Netwrix как раз и предлагает соответствующие решения – Н.Х.).

Чтобы помочь Вам исполнить законодательно-нормативные требования в отношении обеспечения неприкосновенности частной жизни и защиты персональных данных, в данном руководстве объясняются:

• Типы прав, которые законы о защите персональных данных предоставляют субъектам персональных данных;
  
  
• Этапы обработки запросов субъектов персональных данных;
  
  
• Какую информацию следует включить в ответ на DSAR-запрос;
  
  
• Как платформа Netwrix поможет Вам эффективно отвечать на запросы DSAR;
  
  
• и многое другое!

Мой комментарий: Руководство объёмом 15 страниц можно бесплатно сказать на странице по адресу https://try.netwrix.com/dsar_guide?cID=7014u000001dPsp , указав свои персональные данные. Это довольно-таки неплохой, краткий и написанный простым языком обзор основных прав и требований. Показательно, что данная аналитика подготовлена американской ИТ-компании, базирующейся в Калифорнии.

Источник: сайт Netwrix
https://try.netwrix.com/dsar_guide?cID=7014u000001dPsp

Порядок представления информации о нотариальном документе с использованием машиночитаемой маркировки

Федеральный закон от 27 декабря 2019 года №480-ФЗ «О внесении изменений в Основы законодательства Российской Федерации о нотариате и отдельные законодательные акты Российской Федерации» установил требования о наличии обязательной машиночитаемой маркировки на нотариальном документе на бумажном носителе, которая позволит осуществлять проверку информации о его существовании.

Основы законодательства Российской Федерации о нотариате

Статья 5.1. Проверка информации о нотариальном документе

Не является разглашением сведений о совершении нотариального действия проверка информации о нотариальном документе посредством единой информационной системы нотариата с использованием машиночитаемой маркировки, размещенной на нотариальном документе.

Статья 45.1. Требования к нотариально оформляемому документу

Нотариальный документ на бумажном носителе (удостоверяемая сделка (включая доверенность), а также свидетельство, протест векселя, исполнительная надпись, документ, обеспечивающий доказательства, документ, время предъявления которого удостоверено нотариусом) в целях обеспечения проверки его достоверности должен иметь машиночитаемую маркировку, содержащую информацию, предусмотренную статьей 5.1 настоящих Основ.

Приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года №229 утвержден «Порядок представления информации о нотариальном документе и формата ее размещения на документе с использованием машиночитаемой маркировки». Порядок также утвержден решением Правления ФНП от 16.09.2020 №16/20.

Нотариус размещает машиночитаемую маркировку (маркировка) на нотариальных документах, изготовленных на бумажном носителе (п.2):

• Удостоверяемых сделках (включая доверенности);
  
  
• Свидетельствах;
  
  
• Протесте векселя;
  
  
• Исполнительных надписях нотариуса;
  
  
• Документах, обеспечивающих доказательства;
  
  
• Документах, время предъявления которых удостоверено нотариусом.

Формирование маркировки осуществляется с использованием программных средств Единой информационной системы нотариата (ЕИС). Маркировка отображается на нотариальном документе при его печати на бумажном носителе (п.3).

Информация размещается в формате маркировки на последней странице документа после подписи нотариуса. Не допускается наложение на маркировку оттиска печати нотариуса с изображением Государственного герба РФ и его подписи. Допускается размещение маркировки на экземпляре документа, который остается в делах нотариуса (п.4).

Маркировка в виде уникальной совокупности символов, идентифицирующих нотариальный документ, должна содержать (п.5):

• Дату совершения нотариального действия;
  
  
• Регистрационный номер нотариального действия;
  
  
• Вид нотариального действия;
  
  
• Фамилию, имя и отчество (при наличии) нотариуса (лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса), указанные на нотариальном документе;
  
  
• Нотариальный округ нотариуса (лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса), совершившего нотариальное действие;
  
  
• Данные о заявителях, их представителях:
  
  
• фамилию, имя, отчество (при наличии) - для физического лица;
  
  
• полное наименование, идентификационный номер налогоплательщика (при наличии) либо основной государственный регистрационный номер (для юридического лица, зарегистрированного на территории РФ) - для юридического лица.

Информация о способах проверки имеющего маркировку нотариального документа размещается в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее - ЕПГУ), а также на официальном сайте Федеральной нотариальной палаты (оператора ЕИС) в сети «Интернет» и предоставляется без взимания платы круглосуточно неограниченному кругу лиц (п.6).

В результате проверки информации, содержащейся в маркировке, посредством ЕПГУ или сервиса проверки машиночитаемой маркировки ЕИС заинтересованному лицу предоставляются сведения о подтверждении или неподтверждении информации о нотариальном документе (п.7).

В случае если графическое изображение маркировки, размещенной на нотариальном документе, повреждено, достоверность результатов проверки считается не подтвержденной (п.8).

Мой комментарий: Нотариусы усиливают защиту бумажных нотариальных документов и создают условия для более оперативной и эффективной проверки информации о их реальном существовании.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=364053