Манифест специалистов по управлению документацией в эпоху Сети 2.0

Перевод заметки Джеймса Лапена на TFPL-блоге

Недавно я участвовал в веб-семинаре по управлению документами, который проводил Стив Бейли (Steve Bailey) на своём сайте «Управление документами 2.0» в социальной сети Ning. Стив создал этот сайт как место, где специалисты по управлению документами могли бы обсудить, как адаптировать нашу профессию к миру Сети 2.0 (Web 2.0).

Задача веб-семинара заключалась в том, чтобы посмотреть, сможем ли мы  сформировать «Манифест по управления документами 2.0», опираясь, в частности,  на «Манифест библиотекаря 2.0» (см. http://liblogs.albany.edu/library20/2006/11/a_librarians_20_manifesto.html ). Группа хотела сохранить позитивный настрой манифеста библиотекарей, и, в частности, его положительное отношение к переменам.

Пункты поступали быстро и мощным потоком. Здесь манифест представлен в том виде,  какой он приобрел к концу семинара:

1. Я признаю, что вселенная информационной культуры быстро изменяется,  и что управление документами должно позитивно реагировать на эти изменения, с тем, чтобы предложить системы, политики, рекомендации и услуги, полезные для нашей организации, нашей команды и наших коллег.
   
   
2. Я буду повышать свой уровень знаний об информационной культуре моих пользователей, и буду искать способы использовать то, что узнаю, в практике  оказания услуг в области управления документами.
   
   
3. Я откажусь от старых методов, какими бы замечательными они не представлялись в свое время, если появятся  лучшие способы выполнять работу.
   
   
4. Я буду экспериментировать с новшествами, и не буду бояться делать ошибки.
   
   
5. Хотя мы признаем необходимость гарантированного качества в работе документных систем,  это не должно препятствовать экспериментированию, инновациям и развитию.
   
   
6. Я не буду опасаться услуг, предоставляемых Сетью 2.0, но буду использовать те из них, что нужны пользователям для получения оговоренных выгод для их деловой деятельности / организации.
   
   
7. Я постараюсь не навязывать пользователям взгляд на вещи с точки зрения управления документацией, а постараюсь так сформировать услуги, чтобы отразить предпочтения и ожидания пользователей.
   
   
8. Я буду готов идти туда, где есть пользователи, - как в онлайн-пространстве, так и в физическом пространстве, чтобы выполнять свои профессиональные обязанности.
   
   
9. Мы признаем, что нашим коллегам непросто сохранять документы: они перегружены чрезмерно многочисленными сообщениями электронной почты, и они сталкиваются в ходе своей работы со множеством различных инструментов и систем, в которых информация может быть создана и задокументирована
   
   
10. Мы признаем, что нам никогда не создать идеальной документной системы, и мы никогда не сможем гарантировать полное документирование всего, что делает организация, - но мы будем стремиться улучшить возможности организации по сохранению и пониманию своих документов.
    
    
11. Мы всегда будем стремиться к поддержанию баланса между потребностями наших пользователей и исполнением правовых, нормативных и эксплуатационных требований наших организаций.
    
    
12. Я признаю, что организации изменяются медленно, и буду вместе с моими коллегами работать над тем, чтобы ускорить реагирование на перемены.
    
    
13. Мы будем стремиться обеспечить пользователям услуги, которым они могли бы  доверять, и которые были бы прозрачными и открытыми для всех заинтересованных сторон.

Джеймс Лапен (James Lappin)

Источник:  TFPL-блог
http://tfpl.typepad.com/tfpl/2008/10/a-manifesto-for.html