Аналитический обзор фирмы Zasio обращает внимание на то, что искусственный интеллект переписывает правила управления документами

Подготовленный фирмой Zasio обзор тенденций в области управления документами и информацией / стратегического управления информацией на 2026 год ближе к истине, чем большинство других: он подготовлен с участием специалистов-практиков, конкретен и честен в отношении той непростой работы, которая предстоит специалистам в области управления документами и информацией.

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 31 марта 2026 года в социальной сети Substack.

Каждый январь в сфере стратегического управления информацией появляется множество прогнозов в отношении трендов. Большинство из них представляют собой вариации на знакомую тему: ИИ на подходе, множатся законодательно-нормативные требования к защите персональных данных, и организациям необходимо «лучше» управлять информацией. Прогноз фирмы Zasio на 2026 год, опубликованный в начале 2026 года, предлагает нечто большее, и он заслуживает Вашего внимания как по очевидным, так и по менее очевидным причинам (оригинальную статью можно прочитать на сайте zasio.com по адресу https://zasio.com/records-management-trends-2026/ ).

Мой комментарий: Компания Zasio Enterprises, Inc. в течение 40 лет занимается различными аспектами управления документами и стратегического управления информацией, поставляя технологические решения (в первую очередь программное обеспечение для управления документами и для установления и отслеживания сроков хранения документов) и оказывая консультационные услуги. Компания является членом международной ассоциации специалистов по управлению документами ARMA International.

О чём говорит прогноз фирмы Zasio

Данная публикация представляет собой обзор, подготовленный экспертами фирмы Zasio Enterprises, поставляющей программное обеспечение для управления документами, а также оказывающей консалтинговые услуги. Её подготовили пять авторов, в числе которых главный юрисконсульт компании, старшие консультанты, вице-президент по продуктам и вице-президент по технологиям. Каждый из авторов предлагает свой взгляд на то, что потребуется от профессии в 2026 году. Статья достаточно содержательная, но при этом не настолько объёмная, чтобы превратиться в аналитический доклад.

«В свете высокотехнологических фальшивок-дипфейков, созданных с помощью ИИ, архивистам придётся переосмыслить концепцию происхождения, под которым понимается история документов и их перемещения» - эта фраза, спрятанная в одном из пунктов, отмеченных вице-президентом Zasio по технологиям Уорреном Бином (Warren Bean), является одним из наиболее важных наблюдений в статье. Она намекает на нечто такое, что статья в целом хорошо отражает: а именно, на признание того, что внедрение ИИ не просто приводит к появлению дополнительного бременя соблюдения законодательно-нормативных требований - ИИ дестабилизирует фундаментальные представления, на которые наша профессия опиралась десятилетиями.

Что было схвачено верно

Наиболее существенный вклад в публикацию внёс главный юрисконсульт Уилл Флетчер (Will Fletcher), предложивший концепцию «документов о соответствии законодательно-нормативным требованиям» (records of compliance). Теперь в эту категорию должны попасть оценки воздействия ИИ, оценки воздействия ИИ на защиту персональных данных, логи удаления входных и выходных данных ИИ, а также документация самих политик стратегического управления. Это действительно полезная концепция, а не просто переупаковка популярных сегодня словечек. Она подаёт вопросы стратегического управление ИИ в терминах, которыми могут оперировать специалисты по управлению документами.

Мой комментарий: На подготовленной Эндрю Поттером иллюстрации (см. выше) выделены следующие пункты:

• Для агентов ИИ, как и пользователей-людей, требуется управление идентификационными профилями и доступом;
  
  
• Документы о соответствии ИИ требованиям являются новой обязательной категорией для программ стратегического управления информацией;
  
  
• Основополагающее понятие «происхождения» необходимо переосмыслить в эпоху дипфейков;
  
  
• Гигиена данных — не второстепенная проблема, а необходимое условие для обеспечения полезности ИИ.

Написанный Риком Сурбером (Rick Surber) раздел по информационной безопасности отличается поразительной практичностью. Вместо того, чтобы рассматривать фишинг с ИИ-поддержкой как абстрактную будущую угрозу, он опирается на сильный аргумент о том, что эффективное управление документами - включающее четкие правила в отношении сроков хранения и действий по их истечении; хорошо определенные процессы реагирования и планирование действий по обеспечению непрерывности деловой деятельности - функционирует как инфраструктура обеспечения жизнестойкости организации. Такая трактовка поднимает управление документацией с уровня поддержки административной деятельности до уровня менеджмента риска, - и это именно то новое позиционирование, в котором нуждается профессия.

Что можно было бы улучшить

Недостатки публикации по большей части связаны с умолчаниями. В ней, в частности, не упоминается ландшафт стандартов Международной организации по стандартизации (ИСО), в частности стандарт ISO 15489 и начавшаяся работа над техническими спецификациями ISO/TS 25280 (см. https://www.iso.org/standard/92967.html и https://www.iso.org/standard/92968.html ), посвященными генерируемым ИИ документам. С точки зрения аудитории специалистов-практиков, которым потребуется преобразовать эти тенденции в основанные на стандартах программы, которые могут быть подвергнуты аудиту, - это пробел. Отсутствует также международный аспект - тенденции применения закона о защите персональных данных GDPR в Европе и их пересечение с обязательствами по документированию ИИ значительно усилили бы концепцию соответствия Флетчера.

Наиболее практичным выглядит раздел Стефани Мартин (Stephanie Martin), в котором обсуждаются барьеры для внедрения ИИ, включая стоимость, проблемы точности и приоритет гигиены данных. Тем не менее, он кажется несколько поспешно написанным по сравнению с другими разделами. Наблюдение о том, что некачественные метаданные и неорганизованные документы не позволяют в полной мере получить отдачу от инвестиций в ИИ, заслуживает более подробного рассмотрения. Это аспект, который, пожалуй, наиболее подходит для практического реагирования в организациях, начинающих идти по пути внедрения ИИ.

Более широкая картина

В рассматриваемой публикации (возможно, более успешно, чем она сама это осознает) отражена ситуация в профессии на переломном этапе. Управление документами долгое время функционировало как функция поддержки исполнения законодательно-нормативных требований - функция важная, но осуществляемая после событий, часто недофинансируемая и находящаяся на периферии в культурном плане. Приход ИИ открывает реальную возможность для переосмысления данной дисциплины как основополагающей для интеллекта и знаний организации. Подобный сдвиг требует именно такого подхода, который демонстрируется в публикации, когда документы рассматриваются не как артефакты прошлых деловых транзакций, а как инфраструктура для будущих решений.

Для специалистов-практиков публикация фирмы Zasio станет полезным ориентиром в начале 2026 года. Вы не найдёте в ней контрольного списка стандартов или сопоставления поставщиков, но она даст Вам необходимую терминологию и знакомство с сообществом коллег, которые серьезно размышляют о тех же проблемах, с которыми сталкиваетесь Вы.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/ai-is-rewriting-the-rules-of-records