Мой комментарий: Я в целом не согласна с позицией автора, отражённой в данном посте, но считаю, что подобные аргументы полезно выслушать. По сути дела, автор выступает за то, чтобы не использовать системы управления документами для ведения основной деловой деятельности организации; по его мнению, их роль – служить лишь инструментами сбора и хранения документов, порождённых деловыми информационными системами.
Есть технологические решения, которые не кажутся критически важными… пока вдруг не окажутся таковыми.
Во многих организациях, особенно в государственном секторе, системы управления документами всё чаще используется не только как хранилища или системы регистрации, но и как пространство, в котором настраиваются рабочие процессы, проверки и, в некоторых случаях, полностью реализуются правила выполнения операций. На первый взгляд, это может показаться эффективным: всё «организовано», документы циркулируют, и процессы, судя по всему, находятся под контролем.
Однако за этой кажущейся эффективностью скрывается структурный риск, который редко распознается своевременно.
Когда правила обработки реализуются в системе управления документами, а не в информационных системах для ведения основной деловой деятельности, происходит нечто незаметное и крайне опасное: знания организации о её оперативной деятельности больше не находятся там, где им следует быть. Выполнение процессов смещается из систем для ведения деловой деятельности, в слой, который по своей природе не предназначен для управления этими процессами.
И вот тогда возникают критически важные последствия. Если Вы меняете руководящую процессом систему, то теряете сам процесс - не потому, что процесс перестал существовать, а потому, что его логика оказалась заключена в конфигурациях, параметрах и потоках, которые проектировались не как независимые активы, а как часть конкретного инструмента. То, что должно быть архитектурой, становится зависимостью.
И здесь важно уточнить: это не просто еще один случай технологической зависимости. Это нечто более серьезное - «красная тревога» для учреждения, потому что на кону стоит не только непрерывность функционирования системы, но и способность организации понимать свои собственные процессы, воспроизводить их и проводить их аудит. Когда правила в ключевых деловых системах четко не определены - ни задокументированы как сервисы, ни представлены как события, ни управляются как часть модели оперативной деятельности - организация теряет контроль над собственной оперативной деятельностью.
В этом сценарии система управления документами перестаёт быть системой регистрации и фактически становится системой ведения оперативной деятельности. Она начинает определять, когда создаётся документ, как разворачивается процесс и какие условия оправдывают совершение действий. Система управления документами берёт на себя роль, которая ей не принадлежит, и, более того - роль, выполнение которой она не может адекватно поддерживать в течение длительного времени.
Проблема не в системе управления документами. Управление документами, с точки зрения архивного дела, имеет чёткую и стратегическую роль: документировать, структурировать, проверять и сохранять свидетельства о происходящем. Его сила заключается в обеспечении целостности, контекста и отслеживаемости, а не в выполнении бизнес-логики.
Когда эта роль подменяется, архитектура теряет согласованность; а когда архитектура теряет согласованность, обеспечение жизнеспособности превращается в азартную игру с неопределённым исходом.
Истинная цифровая трансформация заключается не в централизации всего на свете в рамках одного инструмента, а в правильном распределении обязанностей и ответственности: ключевые деловые системы должны выполнять процессы и осуществлять стратегическое управление ими; слои интероперабельности должны оркестрировать события; а системы управления документами должны консолидировать свидетельства и доказательства в соответствии с правилами архивного дела.
Только когда будет такое чёткое разделение, организация сможет эволюционировать без сбоев. В противном случае, каждое технологическое изменение становится угрозой, каждая миграция - риском, а каждое решение - потенциальной утратой памяти об оперативной деятельности.
В условиях, когда отслеживаемость, прозрачность и обеспечение долговременной сохранности документов и информации приобретают всё большее значение, это не просто мелочь - это структурный принцип.
Потому что в конечном итоге вопрос заключается не в том, работает ли система сегодня. Вопрос в том, будет ли организация продолжать функционировать, когда этой системы больше не будет.
Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)
Мой комментарий: Автор смотрит на вопрос с точки зрения архивиста (я бы даже сказала, государственного архивиста). Архивисту, конечно, удобно, когда документы, вне зависимости от структурных, технологических и кадровых перемен в учреждении, спокойно лежат в специализированном хранилище. Но хорошо ли это для организации и для её службы управления документами, и даже для доказательной силы документов? Думаю, что в современных условиях это в большинстве случаев не так.
Я также не считаю убедительным аргумент о большей жизнеспособности систем управления документами, если те не включаются деловую деятельность. Срок службы информационных систем в любом случае обычно не превышает 10 лет…
Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/cuando-las-reglas-del-proceso-viven-en-el-gestor-jhon-a-gonzalez-f--k06he/
Комментариев нет:
Отправить комментарий