Удалённая работа стала новой нормой. Это означает, что эффективное управление документами стало для деловой деятельности более важным, чем когда-либо прежде. Переход в децентрализованную рабочую среду открывает новые возможности и создаёт новые проблемы, что делает необходимым использование стратегических подходов для обеспечения бесперебойной деловой деятельности, безопасности данных и исполнения законодательно-нормативных требований. Ниже описан ряд практичных стратегий.
Внедрение добротной системы управления документами и контентом
Централизованная система управления документами и контентом играет решающую роль в обеспечение бесперебойного сотрудничества и коллективной работы. Такие инструменты, как Google Workspace и Microsoft 365 значительно повышают эффективность командной работы. Например, клиентская база Google Workspace включает свыше 6 миллионов платящих деловых клиентов по всему миру ( https://marketsplash.com/google-workspace-statistics/ ), а у Microsoft Office 365 только в США имеется более 146 тысяч корпоративных пользователей ( https://www.statista.com/statistics/983321/worldwide-office-365-user-numbers-by-country/ ).
Вот несколько советов по организации системы управления документами и контентом:
- Эффективная классификация и категоризация: Группируйте взаимосвязанные документы в папки по проектам, клиентам или структурным подразделениям. Это облегчает членам команды поиск того, что им нужно.
- Контроль версий: Чётко обозначайте версии документов и материалов, и управляйте ими во избежание путаницы. Рассмотрите возможность использования функциональных возможностей системы управления документами и контентом, обеспечивающих автоматическое отслеживание изменений и версий.
- Управление правами доступа: Установите надлежащим образом права доступа. Лишь очень немногим сотрудникам нужен доступ к каждому документу. Ограничение доступа обеспечивает конфиденциальность и снижает риск случайного внесения изменений в данные.
- Регулярное проведение аудитов: Периодически проводите аудиты системы управления документами и контентом. Удаляйте устаревшие и ненужные файлы, чтобы навести в системе порядок и повысить её производительность.
- Использование функциональных возможностей для коллективной работы: Изучите предоставляемые инструментами для работы с документами и контентом функциональные возможности, предназначенные для поддержки коллективной работы, и максимально эффективно используйте их. Такие функциональные возможности, как коллективное редактирование в реальном времени, комментирование и назначение задач, могут значительно повысить эффективность командной работы.
- Использование процедур резервного копирования: Внедрите регулярно выполняемые процедуры резервного копирования для предотвращения потери данных. Облачные решения часто имеют встроенные функциональные возможности для резервного копирования. Крайне важно разобраться в них и настроить в соответствии с потребностями деловой деятельности.
Переход на облачные решения
Широкое внедрение облачных решений кардинально меняет доступность информации и трансформирует возможности для коллективной работы для всех заинтересованных сторон. По данным опроса, 75% ИТ-специалистов ( https://blog.box.com/free-cloud-storage ) считает, что хранение в публичном облаке, как правило, является более безопасным, чем в частных центрах обработки данных. Облачные решения упрощают хранение файлов и предоставление доступа к ним, создавая виртуальное рабочее пространство, доступное всем членам команды.
В число популярных платформ для этих сервисов входят AWS, Google Cloud и Box. Эти облачные сервисы - это не просто места хранения данных. Они также предоставляют дополнительные инструменты для анализа данных и для выполнения задач по разработке приложений.
Гибкость облачных решений позволяет деловым организациям адаптировать их использование к своим потребностям в хранении данных, с тем, чтобы платить только за реально используемые ресурсы. Обновления данных в режиме реального времени делают возможной одновременную коллективную работу над документами, уменьшая путаницу и повышая производительность всей команды.
Сделайте кибербезопасность своим приоритетом
В 2022 году почти половина компаний подверглась атакам вследствие уязвимостей третьих сторон. В этом же году также произошло свыше 112 миллионов кибератак на Интернет вещей.
Обеспечение кибербезопасности в среде дистанционной работы имеет ключевое по важности значение для защиты чувствительных данных. Ниже перечислен ряд профилактических мер, способных значительно снизить риск утечки данных и защитить целостность дистанционной оперативной деловой деятельности:
- Многофакторная аутентификация (MFA): Внедрите MFA для доступа к системам и учетным записям компании. Добавление дополнительного уровня безопасности помимо паролей требует от пользователя подтверждения своей личности с помощью второго метода, - например, ввода кода, направленного на его мобильное устройство.
- Регулярное обновление программного обеспечения: Поддерживайте актуальность всего программного обеспечения, включая программное обеспечение для обеспечения безопасности. Регулярные обновления устраняют уязвимости и помогают защититься от новых киберугроз.
- Политики удалённого доступа: Установите чёткие процедуры удалённого доступа к сетям компании. Обеспечьте безопасные VPN-подключения (VPN) и предоставляйте доступ только тем сотрудникам, которым он действительно необходим.
- Резервное копирование данных: Регулярно создавайте резервные копии важнейших данных. В 2021 году более 60% утечек данных ( https://rehack.com/cybersecurity/top-cybersecurity-threats/ ) были связаны с использованием украденных учётных данных. В случае кибератак недавно сделанные резервные копии обеспечивают возможность восстановления ключевой информации без существенных потерь.
- План реагирования на инциденты: Разработайте всесторонний план реагирования на инциденты в случае инцидентов кибербезопасности. Это обеспечит быстрое и организованное реагирование и минимизацию потенциального ущерба.
Разработайте и введите чёткую политику установления и отслеживания сроков хранения документов
Реализация чёткой политики установления и отслеживания сроков хранения документов имеет крайне важное значение для организованного и соответствующего законодательно-нормативных требованиям управления данными и документами. Коммерческим организациям следует установить конкретные сроки хранения для различных типов документов, используя для обеспечения единообразия структурированный шаблон.
Крайне важно понимать правовые последствия, связанные с установлением и соблюдением сроков хранения данных, и обеспечивать соответствие данной политики действующему законодательству, с тем, чтобы предотвратить правовые проблемы. Кроме того, учет специфических отраслевых факторов при исполнении законодательно-нормативных требований обеспечивает поддержание организацией безопасной и соответствующей установленным требованиям среды данных.
Регулярное проведение обучения
Поддержание информированности команды и безопасности рабочего места имеет критически-важное значение для эффективной работы с документами. Около 86% специалистов по управлению кадрами убеждены ( https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/organizational-and-employee-development/pages/report-employers-reap-benefits-of-employee-training-when-done-right.aspx ), что обучение играет важнейшую роль в удержании сотрудников. Регулярно проводите курсы и тренинги, чтобы обучить сотрудников наилучшим способам управления документами и привлечь их внимание к важнейшим практикам и способам обеспечения безопасности.
Убедитесь, что обучение проводится последовательно, позволяя закрепить эти практики. Кроме того, сосредоточьте внимание на соблюдении отраслевых стандартов и получении сотрудниками сертификаций, с тем чтобы все они имели необходимые актуальные знания, навыки и компетенции. Таким образом команда учится лучше работать с данными, обеспечивая безопасную и соответствующую правилам рабочую среду.
Эпоха удалённой работы
В эпоху удалённой работы эффективное управление документами - не просто необходимость, но и стратегическое преимущество. Надлежащее управление документами в эту эпоху требует продуманных стратегий, обеспечивающих эффективность, безопасность и соответствие законодательно-нормативным требованиям.
Благодаря упреждающему подходу к управлению документами коммерческие организации могут создать жизнеспособный и при э том гибкий фундамент, способствующий повышению эффективности и производительность, а также защите ценных активов.
Девин Партида (Devin Partida)
Источник: сайт BOSS magazine
https://thebossmagazine.com/effective-strategies-for-records-management-in-the-era-of-remote-work/
Комментариев нет:
Отправить комментарий