Определение даты совершения факта хозяйственной жизни в рамках электронного документооборота

Переход на электронный документооборот неизбежно повлек за собой возникновения целого ряд вопросов, связанных вроде бы с привычными и ясными понятиями и фактами. На этот раз Управление электронного документооборота Федеральной налоговой службы (ФНС) в письме от 27 октября 2023 года №ЗГ-3-26/13966 высказало свою позицию по вопросу определения даты совершения факта хозяйственной жизни в рамках электронного документооборота.

Для определения даты составления первичного учетного документа Управление рекомендует руководствоваться пунктом 8 Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденного приказом Минфина России от 16.04.2021 №62н.

В качестве даты составления первичного учетного документа указывается дата его подписания:

• Лицом (лицами), совершившим (совершившими) сделку, операцию и ответственным (ответственными) за ее оформление;
  
  
• Лицом (лицами), ответственным (ответственными) за оформление совершившегося события.

В случае отличия даты составления первичного учетного документа от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом, указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни.

Таким образом, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

Следовательно, дата совершения факта хозяйственной жизни является неотъемлемой частью сделки.

Управление также отметило, что приказами ФНС России от 30.11.2015 №ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме», от 22.07.2022 N ЕД-7-26/691@ «Об утверждении об утверждении формата представления акта о приемке выполненных работ в электронной форме», использование которых носит рекомендательный характер, утверждены форматы представления документов, подтверждающих выполнение работ или оказание услуг в электронной форме.

При составлении документов, создаваемых в электронной форме по форматам, утвержденным приказами ФНС до внесения соответствующих изменений в эти приказы возможно использовать свободные информационные поля элемента "ИнфПолФХЖ1" таблиц 5.10 и 5.3 "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 1", состав данных элементов представлен в таблицах 5.14 и 5.43 "Информационное поле "ИнфПолТип") для отражения в них реквизитов акта (сведения о дате подписания акта).

Таким образом, для целей налогового учета первичный учетный документ в виде электронного документа должен соответствовать:

• Требованиям бухгалтерского законодательства; а также
  
  
• Требованиям законодательства, регулирующего порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью; и
  
  
• Не противоречить нормам законодательства РФ о налогах и сборах (см. письмо Министерства финансов Российской Федерации от 21.06.2023 №03-03-06/1/57560).

Источник: Гарант
https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/407834669/