В докладе «О проблемах комплектования государственных и муниципальных архивов электронными документами», с которым заместитель руководителя Федерального архивного агентства (Росархива) А.В.Юрасов выступил в июне 2017 года на заседании Научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа, в Пензе, было подчеркнуто, что «в нашем случае уже сейчас очевидно, что реализация положений Правил 2015 года, разработка новых «Правил работы государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, научных организаций» ставит перед архивной наукой и самими архивами ряд проблем, без решения которых организовать комплектование архива электронными документами, а также хранение и возможность использования электронных документов не представляется возможным».
По мнению Росархива, к таким проблемам относятся:
- Проблемы, связанные с дальнейшим развитием и совершенствованием нормативного и методического обеспечения комплектования, хранения, учета и использования электронных документов в ведомственных архивах, государственных и муниципальных архивах;
- Проблемы организационного характера;
- Проблемы технического и технологического обеспечения комплектования, хранения, учета и использования архивных электронных документов.
- Требований к системам электронного документооборота, обеспечивающим выделение электронных документов, подлежащих передаче на хранение в архив, из массива электронных документов, находящихся на оперативном хранении, их конверсию в формат архивного хранения и подготовку к передаче в ведомственный архив (архив органа власти, организации);
- Рекомендаций по организации конверсии и миграции электронных документов, находящихся на хранении в архивах органов власти, государственных и муниципальных архивах, в случае устаревания программно-аппаратной среды, технологической смены форматов архивного хранения, выхода из строя носителей архивных документов.
Мой комментарий: В настоящее время в информационных системах органов государственной власти всех уровней уже накоплено и хранится огромное количество электронных документов. Организовать их хранение можно и без нового специализированного программного обеспечения – разработка и внедрение которого в масштабах страны потребует, не будем забывать об этом, огромных средств, - и ГА РФ, да и РГАНТД (об успешном опыте которого, в докладе почему-то забыли упомянуть) эти результаты могут продемонстрировать.
К требующим решения проблемам организационного характера был отнесен «комплекс проблем, связанных, прежде всего, с созданием хранилищ электронных документов и организацией хранения электронных документов в архиве, включая выбор средств хранения (сервер, физически обособленные носители и др.), размещение электронных документов в соответствующих средствах хранения архива и др.»
Среди выделенных проблем назван вопрос о кадровом обеспечении архивов специалистами, подготовленными для работы с электронными документами.
«Следует отметить, что в настоящее время подготовка архивистов в системе высшего профессионального образования все еще отстает от требований времени, в процессе обучения специалисты-архивисты получают слабую подготовку в области информационных технологий и не всегда в состоянии выполнять те архивные работы, которые требуют применения современных технических средств и информационно-коммуникационных технологий.»Проблемы технического и технологического характера – еще один комплекс проблем, требующих решения: «Архивы, осуществляющие хранение электронных документов, должны иметь соответствующее оборудование и программные средства для проведения архивных работ, таких как ведение учета архивных электронных документов, проверки воспроизводимости электронных документов, проведение конвертации, миграции и копирования электронных документов, организации доступа к электронным документам и др.»
К числу технических и технологических проблем также отнесены проблемы, связанные с созданием типовой информационной системы государственного и муниципального архива, обеспечивающей управление массивом электронных архивных документов, проблемы обеспечения режима их хранения.
А.В.Юрасов отметил, что:
- «Если электронные документы будут поступать в государственные и муниципальные архивы по информационно-телекоммуникационным каналам, то в этом случае необходимо хранилище, оснащенное специальным серверным оборудованием.
- «Если же документы будут поступать на обособленных материальных носителях, то и для их хранения потребуется специальное хранилище, оборудованное шкафами или роботеками с поддерживаемым температурно-влажностным режимом, отличающимся от режима хранения документов на бумажной основе.
Мой комментарий: Впервые за последние годы Росархив представил хороший проблемный доклад по актуальному вопросу организации хранения электронных документов. Сделан большой и важный, но только первый шаг. Проблемы названы, и Росархив представил свое видение того, как он будет их решать.
Отмечу, что предложенные решения по выходу из сильно запущенной ситуации пока не очень впечатляют, т.к. в основном они сводятся к тому, чтобы попытаться «натянуть» уже существующие нормативно-правовые акты на проблему хранения электронных документов. Как показывает опыт, из этого ничего хорошего не получится.
Как мне кажется, пришло время, с учетом изменившихся обстоятельств, иной структуры общества и государства, изменившихся потребностей, а также новых технологий, основательно пересмотреть все аспекты делопроизводства и архивного дела - и для этого нужна серьёзная архивная наука.
Источник: официальный сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/reporting/report-yurasov-2017-nms.shtml
Комментариев нет:
Отправить комментарий