Ответ на вопрос: Обеспечение юридической силы электронного документа при проведении миграции

Вопрос: Как обеспечивается сохранение юридической силы электронного документа при проведении миграции?

Ответ: Прежде всего, необходимо понимать, что результатом миграции является создание заверенной копии исходного документа, точно отражающей все существенные особенности его оформления и исходного содержания (и также, возможно, сохраняющей и определенные его метаданные).

Необходимо учитывать, что при миграции неизбежна некоторая потеря информации, поэтому должны быть предельно четко установлены критерии ее успешности.

Пример: Некоторые организации любят определенные условия контрактов писать очень мелким шрифтом в виде сносок и примечаний. В случае миграции все такие тексты по-прежнему должны оставаться ясно читаемыми. Если для правильного восприятия документа важны разбивка на страницы, точная цветопередча и т.д., то они должны быть сохранены. В то же время в тех случаях, когда цвет не имеет значения, его сохранение или точная передача при миграции могут не требоваться. Соответствующие решения, однако, должны приниматься после консультаций с юристами, с учетом существующих рисков.

Соответственно, юридическая сила результата миграции обеспечивается точно так же, как юридическая сила любой заверенной копии, а именно - посредством комплекса правовых, организационных и технических мер.

При проведении миграции рекомендуется использовать подходы, равносильные системе менеджмента качества и предусматривающие:

• Детальную регламентацию всех процессов;


• Проведение миграции в точном соответствии с внутренними нормативными документами, что должно документироваться;


• Контроль качества всех процессов, выявление недостатков и принятие мер по  их совершенствованию, что должно документироваться;


• Обучение и повышение квалификации персонала, что также должно документироваться.

Правовая база проведения миграции должна предусматривать несколько важных моментов:

• Проводящее миграцию юридическое или физическое лицо (которым может быть, в частности, доверенная третья сторона) должно быть на это уполномочено. Полномочия могут устанавливаться на разном уровне – законодательно (как нотариат), по соглашению заинтересованных сторон (аналогично использованию услуг удостоверяющих центров) или же в одностороннем порядке владельцем документа. От этого зависит, в каких случаях документ будет приниматься в качестве надлежащего доказательства;


• Важно каким-либо образом защититься от оспаривания юридической значимости документов, полученных в результате второй и последующих миграций на том основании, что действующее российское законодательство, за редким исключение, признает копии, изготовленные на основе оригинала, - и суды нередко не признают копии с копий (а именно это представляют собой результаты миграций, начиная со 2-й) в качестве надлежащих доказательств;


• Желательно регламентировать процесс проведения миграции и порядок его документирования. В особенности желательно регламентировать процесс контроля качества копий и порядок действий в случае выявления несоответствий


• Желательно регламентировать порядок хранения оригиналов и полученных в ходе миграции копий, контроля целостности и аутентичности, обеспечения конфиденциальности и доступа к ним. Большое значение имеет решение вопроса о том, будут ли сохраняться оригиналы после того, как будет подтверждена успешность миграции.

Верность копии (копий) должна быть удостоверена. Это может быть сделано как в бумажной, так и в электронной форме; как для каждого отдельного документа, так и для целого массива документов (посредством оформления акта о миграции).

Для заверения отдельных документов может быть, например, использована как заверительная надпись, подписанная электронной подписью, так и иные способы -  скажем, регистрация копии уполномоченным лицом в защищённой базе данных или СЭД, с одновременным использованием мер, позволяющим в дальнейшем контролировать её целостность (это может быть контрольная сумма, хеш, усиленная ЭП и т.п.).

Что касается технологий, то:

• Желательно, чтобы миграция проводилась с минимальным участием человека, снижая тем самым риски умышленной модификации документа;


• Процедуры миграции должны быть подробно описаны, а их соблюдение в каждом конкретном случае – документировано, с тем, чтобы в случае необходимости подтвердить добросовестность действий проводившего миграцию юридического или физического лица;


• Могут быть установлены требования к технологиям (например, во Франции системы хранения юридически-значимых электронных документов подлежат сертификации на соответствие достаточно жёстким требованиям; в Европе сейчас взят курс на развитие квалифицированных (т.е. прошедших установленную сертификацию/аккредитацию) сервисов, предоставляемых третьими сторонами, в числе которых может быть и сервис миграции).

Одновременно должны быть предприняты следующие организационные меры:

• Все участники процесса миграции должны быть надлежащим образом обучены и предупреждены о своей ответственности;


• Документация, регламентирующая миграцию, отражающая выполнение конкретного проекта, а также, возможно, определенная техническая документация на используемое в процессе миграции оборудование и программное обеспечение, должна сохраняться в течение сроков, выбранных с учетом сроков хранения мигрированных документов и их ценности;


• Обычно уничтожение оригиналов (если принято такое решение) осуществляется только по истечении определенного периода времени, достаточного для того, чтобы убедиться в качестве миграции.


• В большинстве случаев оригиналы электронных документов сохраняются наряду с копиями, полученными в рамках двух-трех последних миграций.


• Если мигрируемый одной стороной документ представляет интерес для нескольких сторон (как, например, договор), то разумно мерой может быть направление результата миграции на согласование другим заинтересованным сторонам.


• Во избежание споров, миграция документов может поручаться доверенным третьим сторонам и/или государственным учреждениям и нотариусам (если те возьмутся за такую работу).

Одновременно следует принимать меры, уменьшающие потребность в миграции, главной из которых является изначальное создание документов в форматах, подходящих для длительного хранения.

Следует иметь в виду, что, возможно, миграция куда чаще будет проводиться в связи с выводом из эксплуатации устаревших деловых и документных информационных систем. В этом случае мы столкнемся с малоизученной пока проблемой миграции баз данных с сохранением юридической значимости содержащихся в ней сведений. В отсутствие соответствующей нормативной и методической базы, здесь также можно рекомендовать подход, аналогичный системе менеджмента качества, поскольку он, как минимум, позволяет в случае необходимости доказать добросовестность и систематичность действий организации.

При проведении миграции следует оценивать возможность использования, особенно в ответственных случаях, уже сложившихся институтов, решающих сходные задачи, таких, как нотариат и аккредитованные государственными органами поставщики услуг в области доверия (сегодня это удостоверяющие центры).