Прочувствовать качество довольно сложно. Как правило, мы нечувствительны к качеству - за исключением тех случаев, когда мы знаем, что нечто недостаточно хорошо для тех целей, в которых мы хотим это нечто использовать.
Для меня это суть проблемы и причина, по которой нам нужно взять на себя ответственность за качество. Сейчас документы больше не ведутся квалифицированными и опытными специалистами по управлению документами; этим занимаются обычные люди, которым в первую очередь нужно решать иные задачи.
Помимо выполнения своих первоочередных обязанностей, в какой степени этих людей волнует вопрос о том, достаточно ли хороши созданные ими документы для повторного использования? По моему опыту – обычно им всё равно.
Им может быть не всё равно, если они поймут - поймут, что содержащаяся в созданном ими документе информация может быть использована для принятия более эффективных решений по управлению ресурсами в организации, или же поймут, что низкое качество созданного ими документа означает, что их организация уступит конкурентам в критически-важной области.
Проблема, однако, в том, что они часто не понимают подобные последствия. Это не их работа. Но чья это работа?
Спросите у тех, кто занимается управлением документами, и большинство из них скажет Вам, что «за качество несут ответственность деловые подразделения» или что-то в этом роде. – и на этом можно и остановиться.
Однако для нас, как профессии, проблема заключается в том, что, когда заинтересованное лицо из делового подразделения, наконец, решает что-то исправить, кого они зовут? Специалиста по «данным», или по «совершенствованию деловых процессов», или ИТ-специалиста – но, как правило, не специалиста по работе с документами.
Они связывают возникшую у них проблему не с низким качеством документов, а с «плохими данными».
Если они сами не решат, что причиной всему плохие данные, то, скорее всего, это сделает специалист по совершенствованию деловых процессов, и уж точно - ИТ-специалист – или, возможно, они сделают следующий шаг и решат, что им нужно какое-то «программное обеспечение» для решения проблемы.
Что это значит для нас в профессиональном плане? Обычно мы управляем только неструктурированной информацией.
Когда возникает проблема качества, её решают не специализирующиеся на работе с документами люди, использующие в качестве инструмента структурированную информацию, которую передают её под контроль кому-то другому. Так что для представителей нашей профессии рабочих мест становится всё меньше. Этот порочный круг продолжается уже 20 лет.
Я полагаю, что у нас есть возможность кардинально изменить ситуацию. Единого способа добиться этого нет - но имеется множество инструментов и множество возможностей.
Однако в основе всего этого лежит качество документов, которыми мы управляем.
Если эти документы пригодны только для документирования того, что произошло в деятельности первичного пользователя, и недостаточно хороши для поддержки эффективного вторичного использования различными заинтересованными сторонами, - нас сможет заменить первый же автоматизированный инструмент, способный с ходу устанавливать сроки хранения.
Если же мы возьмём на себя ответственность за качество и вторичное использование, сколько ещё проблем в нашей организации станут проблемами, в решении которых будет непосредственно участвовать служба управления документами? Насколько длинной станет тогда очередь к нашей двери из тех, кому нужно будет решить все эти проблемы?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/why-we-have-to-be-responsible-for
