Национальные Архивы США: Опубликованы «Стандартные элементы данных для управления электронными документами»

Данная заметка аналитика Национальных Архивов США Бет Крон (Beth Cron – на фото) была опубликована 16 сентября 2021 года на блоге Национальных Архивов «Records Express».

Мы рады объявить о публикации «Стандартные элементы данных для управления электронными документами» ( https://ussm.gsa.gov/fibf-ERM/ )!  Впервые мы поделились проектами элементов данных в блоге Records Express в январе 2021 года (см. https://records-express.blogs.archives.gov/2021/01/13/opportunity-to-comment-draft-standard-data-elements-for-electronic-records-management/  - перевод на русский язык здесь:  http://rusrim.blogspot.com/2021/02/blog-post_12.html  - Н.Х.). Спасибо за все Ваши замечания и предложения!

Мой комментарий: Стандартные элементы данных описаны в Excel-файле, который можно скачать по адресу https://ussm.gsa.gov/assets/files/downloads/erm/Electronic-Records-Management-Standard-Data-Elements.xlsx . Всего этих элементов 33.

Мы подготовили «Стандартные элементы данных» в рамках нашей «Федеральной инициативы по модернизации управления электронными документами» (Federal Electronic Records Modernization Initiative, FERMI, https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/fermi ). В рамках программы FERMI мы работаем над совершенствованием способов, посредством которых федеральные органы исполнительной власти приобретают услуги и решения для управления электронными документами. «Стандартные элементы данных» являются частью «Федеральной интегрированной деловой концепции управления электронными документами» (Electronic Records Management - Federal Integrated Business Framework, ERM-FIBF) и представляют собой минимальный набор элементов данных (т.е. метаданных – Н.Х.), необходимых поставщикам решений и услуг для управления документами органов исполнительной власти.

Мой комментарий: ERM-FIBF представляет собой типовую концепцию, идентифицирующую ключевые функции, действия и возможности, необходимые федеральным органам исполнительной власти для управления своими электронными документами (см. https://rusrim.blogspot.com/2018/06/fermi.html ).

«Стандартные элементы данных» разработаны таким образом, чтобы охватывать всех типы электронных документов. Мы хотим, чтобы федеральные органы исполнительной власти использовали «Стандартные элементы данных» в качестве отправной точки и добавляли дополнительные элементы, необходимые для управления документами на протяжении всего их жизненного цикла.

Компоненты «Федеральной интегрированной деловой концепции»
(Federal Integrated Business Framework Components, источник: https://ussm.gsa.gov/fibf/ )

Мы разрабатываем концепцию ERM-FIBF в соответствии со стандартами, сформулированными в «Федеральной интегрированной деловой концепции» (Federal Integrated Business Framework, FIBF, https://ussm.gsa.gov/fibf/ ), разработанной Управлением общих решений и повышения эффективности (Office of Shared Solutions and Performance Improvement, OSSPI, https://ussm.gsa.gov/about/ ) в структуре Управления общих служб правительства (U.S. General Services Administration, GSA).

Концепция FIBF служит моделью, помогающей федеральному правительству лучше координировать и документировать общие деловые потребности, улучшать процессы и производительность, а также обеспечивать экономию за счет масштаба в деятельности служб, поддерживающих выполнение миссии федерального правительства. С развитием ERM-FIBF Национальные Архивы США надеются обеспечить соответствие требований к управлению документами положениям концепции FIBF и их учёт во всех общих службах федерального правительства.

Свои вопросы и комментарии Вы можете оставить под данным постом либо направить на адрес электронной почты rmpolicy@nara.gov .

Бет Крон (Beth Cron)

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2021/09/16/release-of-standard-data-elements-for-electronic-records-management/

Требования к порядку создания и ведения баз данных информационных систем страховщиков

Банк России 16 августа 2021 года утвердил Положение №768-П «О требованиях к порядку создания и ведения баз данных информационных систем страховщиков, хранения содержащейся в них информации, предоставления доступа к такой информации Банку России».

Глава 1. Требования к порядку создания и ведения баз данных информационных систем страховщиков

Страховая организация, общество взаимного страхования должны создавать базы данных информационных систем (базы данных), содержащие информацию о страховых резервах, средствах страховых резервов, собственных средствах (капитале) страховщика и об их движении (п.1.1.).

Иностранная страховая организация должна создавать базы данных, содержащие информацию обо всех операциях, осуществленных на территории Российской Федерации через созданный ею филиал по договорам страхования (перестрахования).

Информация, содержащаяся в базах данных, отражается в определяемых страховщиком электронных таблицах, файлах электронных образов бумажных документов, текстовых документах, электронных документах и других видах объектов (объекты файловых систем).

Страховщик должен создавать и хранить объекты файловых систем на электронных носителях, в том числе на жестких дисках серверов, на рабочих станциях и удаленных устройствах, на отчуждаемых (съемных) машинных носителях информации (п.1.2).

Страховая организация, общество взаимного страхования должны вести базы данных путем включения в них информации обо всех осуществленных операциях и иных сделках, указанной в абзаце первом пункта 1 статьи 29_1 Закона РФ от 27 ноября 1992 года №4015-I «Об организации страхового дела в Российской Федерации» (п.1.3).

Иностранная страховая организация должна вести базы данных путем включения в них информации обо всех операциях, осуществленных на территории Российской Федерации через созданный ею филиал по договорам страхования (перестрахования) (п.1.4).

При ведении баз данных страховщик должен обеспечить соответствие информации, содержащейся в них, данным, на основе которых указанная информация включается в базы данных, включая первичные документы бухгалтерского учета (п.1.5).

Глава 2. Требования к порядку хранения информации, содержащейся в базах данных информационных систем страховщиков

Страховщик должен хранить информацию, содержащуюся в базах данных, обеспечивая:

• Возможность восстановления временной последовательности событий и действий по внесению изменений в базы данных, а также идентификации лиц, вносивших данные изменения, не менее пяти лет с даты включения информации в базы данных (п.2.1);
  
  
• Ее защиту от порчи, утраты, заражения вредоносными кодами, несанкционированного изменения или несанкционированного доступа, а также обеспечивая возможность ее восстановления из резервных копий баз данных (резервная копия) (п.2.2).

Страховщик должен размещать резервную копию на одном или нескольких отчуждаемых (съемных) машинных носителях информации при передаче ее в Банк России на хранение (п.2.3).

В случае если резервная копия размещается на нескольких отчуждаемых (съемных) машинных носителях информации, страховщик должен последовательно пронумеровать используемые отчуждаемые (съемные) машинные носители информации.

К резервной копии, передаваемой в Банк России на хранение, страховщик должен приложить паспорт резервной копии, подписанный руководителем страховой организации, общества взаимного страхования, филиала иностранной страховой организации или уполномоченным лицом страховщика, действующим на основании документа, подтверждающего полномочия такого лица (уполномоченное лицо страховщика), на бумажном носителе и на электронном носителе информации (флеш-накопителе) в виде файла с расширением *.pdf (п.2.4).

Паспорт резервной копии должен содержать сведения:

• О включенной в резервную копию информации,
  
  
• Ее структуре,
  
  
• Способе и порядке получения доступа к информации, содержащейся в резервной копии, необходимом для использования резервной копии оборудовании, количестве отчуждаемых (съемных) машинных носителей информации,
  
  
• Версиях системного и дополнительного программного обеспечения,
  
  
• Об используемых программных и аппаратных средствах защиты,
  
  
• О разработчике программного обеспечения.

Резервная копия с приложением паспорта резервной копии передается в Банк России на хранение путем направления заказного почтового отправления или путем передачи в экспедицию Банка России (п.2.5).

Глава 3. Требования к порядку предоставления страховщиками Банку России доступа к информации, содержащейся в базах данных информационных систем страховщиков

Для получения доступа к информации, содержащейся в базах данных, Банк России должен направить страховщику подписанное руководителем структурного подразделения Банка России, к компетенции которого относятся вопросы в сфере контроля и надзора за деятельностью субъектов страхового дела (лицом, его замещающим), требование о предоставлении доступа к информации, содержащейся в базах данных (п.3.1):

Страховая организация, общество взаимного страхования должны предоставить Банку России доступ к информации, содержащейся в базах данных, с возможностью ее группировки и выборки (п.3.2).

Иностранная страховая организация должна предоставить Банку России доступ к информации, содержащейся в базах данных, с возможностью ее группировки и выборки, в том числе по каждому созданному ею на территории Российской Федерации филиалу.

Представители Банка России должны отразить сведения о предоставлении доступа к информации, содержащейся в базах данных, в протоколе, составляемом в двух экземплярах и подписываемом представителями Банка России и руководителем страховой организации, общества взаимного страхования, филиала иностранной страховой организации или уполномоченным лицом страховщика, один экземпляр которого передается руководителю страховой организации, общества взаимного страхования, филиала иностранной страховой организации или уполномоченному лицу страховщика, второй - остается в Банке России (п.3.3).

Со дня вступления в силу настоящего Положения признается утратившим силу Положение Банка России от 30 августа 2017 года №599-П «О требованиях к порядку создания и ведения баз данных информационных систем, хранения содержащейся в них информации о страховых резервах, средствах страховых резервов, собственных средствах (капитале) и об их движении, представления доступа к такой информации Банку России».

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=398210

США: «Аккредитованный комитет по стандартизации X9» опубликовал рекомендации по неподписанным инструментам, включая удаленно сформированные чеки

Данная новость была опубликована 12 октября 2021 года на сайте «Аккредитованного комитета по стандартизации X9».

Для справки: Организация «Аккредитованный комитет по стандартизации X9 «Стандарты финансовой отрасли» (Financial Industry Standards)»» - известная также как «комитет X9» – является лидером в разработке национальных и международных стандартов для отрасли финансовых услуг. Комитет X9 также организует работу технического комитета ИСО TC68, публикующего стандарты для глобальной индустрии финансовых услуг.

«Аккредитованный комитет по стандартизации X9» (Accredited Standards Committee X9 Inc., X9, https://x9.org/ ) опубликовал технический отчет ASC X9 TR 52-2021 «Неподписанные инструменты, включая удаленно созданные чеки - Руководство по разработке и использованию» (Unsigned Items Including Remotely Created Checks (RCC) - Design and Usage Guide), чтобы помочь создателям этих предварительно авторизованных платежных инструментов.

Мой комментарий: Отчет можно приобрести по адресу https://webstore.ansi.org/Standards/ASCX9/ASCX9TR522021

В аннотации на документ отмечается:

«Удаленно созданные чеки и другие неподписанные инструменты широко используются для законных предварительно авторизованных транзакций, таких, как платежи по кредитной карте или коммунальные платежи, а также банковские переводы. Неподписанный инструмент по-прежнему является чеком и должен соответствовать всем требованиям к форме чека. Многие из названных транзакций, однако, не следовали стандартам и принципам проектирования чеков, что привело к значительным усилиям по ручной обработке исключений. Проблема усугубляется тем, что существующие рекомендации по проектированию и использованию разбросаны по множеству различных стандартов и технических документов.

В виде настоящего технического отчёта инициаторы выпуска получают единый документ, помогающий им создавать инструменты, которые будут «штатно» проходить через чек-клиринговые системы, в результате чего повысится эффективность и снизятся затраты. Отчёт содержит всю информацию, необходимую для формирования макета, производства и успешной обработки неподписанных инструментов.

«Удаленно сформированные чеки (RCC) и другие неподписанные инструменты являются популярными платежными инструментами, однако многие из проходящих сегодня клиринг инструментов не соответствует каким-либо рекомендациям по дизайну и использованию, и, как следствие, приходится прибегать к ручной обработке, которая приводит к задержкам и потенциальным ошибкам. Инициаторам выпуска нужен единый документ, содержащий все необходимые рекомендации, и отчёт TR 52 как раз является таким документом», - говорит Рэй Хиггинс (Ray Higgins), вице-президент по разработке продуктов компании AllMyPapers, возглавляющий разработавшую отчёт рабочую группу Комитета X9. «Мы надеемся, что широкое использование этого материала повысит узнаваемость и признание этих инструментов как законных платежных инструментов».

Мой комментарий: Как объясняет один из сайтов (см. https://checkwritercloud.com/what-is-a-remotely-created-check-what-is-an-rcc/ ), удаленно сформированный чек (RCC) – это чек, сформированный получателем платежа, но удалённо авторизованный плательщиком.

Источник: сайт комитета X9
https://x9.org/asc-x9-publishes-guidance-for-unsigned-items-including-remotely-created-checks/

Доклады на предстоящей конференции Международного совета архивов «Расширение возможностей общества знаний в 21-м веке»

Данная новость была опубликована 14 октября 2021 года на сайте Международного совета архивов (МСА).

На виртуальной конференции Международного совета архивов «Расширение возможностей общества знаний в 21-м веке» (Empowering Knowledge Societies in the 21st Century, хештег #ICAEKS2021, https://ica.delegateconnect.co/ ), запланированной на 25-28 октября 2021 года, будет обсуждаться, как ландшафт архивов, документов и данных в 21-м веке меняет ожидания общественности, как мы выполняем свою работу, что является достоверными доказательствами и как мы защищаем наши фонды.

Программа конференции будет включать 20 сессий по широкому кругу тем с участием докладчиков со всего мира. Сессии будут представлять собой смесь докладов в реальном времени и предварительно записанных докладов.

В первый день конференции параллельно пройдут две сессии, посвященные искусственному интеллекту (ИИ). На первой речь пойдёт о том, как использовать ИИ для привлечения общественности, на примерах выборов 2019 года в Индонезии, проекта общественной цифровой памяти в Китае и использования ИИ в музейном секторе в Саудовской Аравии. Вторая сессия будет посвящена тому, как ИИ, машинное обучение и краудсорсинг могут помочь с описанием архивных документов.

На второй день конференции запланированы две сессии по новому стандарту архивного описания «Документы в контекстах» (Records in Contexts), включающие обзор стандарта, а также ряд примеров внедрения. В программу этого дня также включена сессию по знаниям коренных народов (Indigenous Knowledge), на которой выступающие представят точки зрения Канады, Австралии и Южной Африки.

В этот день будет проведена сессия под названием «Архивы и экологические проблемы» (Archives and Ecological Challenges), на которой будут рассмотрены экологические издержки наших архивных решений и практик, а также рассказано об опыте обеспечения сохранности и консервации фотоархива в Египте.

Также во второй день будут проведены две сессии в рамках тематического направления «Архивы, доверие и доказательства» (Archives, Trust and Evidence). Первая из них будет посвящена обязанности помнить, на примерах из практики Национальных Архивов Каталонии и Международного комитета Красного Креста, - а также обсуждению того, как эта обязанность соотносится с потенциальным «правом на забвение». Вторая сессия в данном потоке будет посвящена вопросу предотвращения краж и тому, как объединиться для борьбы с кражами и торговлей крадеными документами, включая обзор инструмента самооценки, а также ряд практических предложений, направленных как уменьшение масштабов воровства.

На заключительной сессии второго дня действующие «новые профессионалы» МСА поделятся результатами проведенного ими опроса под названием «Чьи истории мы рассказываем» (Whose Stories Do We Tell).

В третий день конференции основное внимание будет посвящено тематическому направлению (потоку) и подтемам цифровой трансформации. Программа дня включает дискуссию о влияния онлайн-архивов на архивную профессию и социальные группы, а также сессию, посвященную онлайн-доступу к архивам, на примерах из практики Национальных Архивов Великобритании, Технологического института моды (Fashion Institute of Technology) при государственном университете Нью-Йорка (SUNY) и центра знаний «Культурно-историческое наследие Лейдена» (Heritage Leiden).

На сессии под названием «Искусственный интеллект соединяет цифровые гуманитарные науки с архивными знаниями» (Artificial Intelligence Connects Digital Humanities with Archives Knowledge) будет рассказано о британском проекте под названием «Жизнь вместе с машинами» (Living with Machines), проекте «Производство знаний» Института арабских исследований и подхода отделения государственном университета Нью-Йорка в Абу-Даби к архивным коллекциям как к данным при миграции материалов по аудиокультуре.

На заключительных сессиях третьего дня пойдёт речь о блокчейне, а также о примерах в области электронной сохранности из Нигерии, Бразилии и Канады.

Программа заключительного дня будет включать сессию под названием «Искусственный интеллект и архивы: Ветры перемен» (Artificial Intelligence and Archives: Winds of Change), на которой будет рассматриваться интеграция нарождающихся технологий в Национальной библиотеке и архивах Ирана, в министерстве культуры Испании и в Национальных архивах Исландии.

На заключительном заседании конференции будет рассмотрен вопрос о том, почему документы имеют важное значение, и пройдёт дискуссия о природе, ценности и будущем управления данными, информацией и документами в цифровую эпоху.

Текст программы конференции доступен на английском ( https://drive.google.com/uc?id=17FDSJxWMp-O1_fXl0RSoQP_s0PadYsOu&export=download ) и французском ( https://drive.google.com/uc?id=1Q4LrvDqlgvxUSJDnjAkV9zlZvGYyy-m1&export=download ) языках.

Мой комментарий: Докладов ни российских специалистов, ни представителей СНГ, ни коллег из Восточной Европы в программе конференции нет…

Источник: сайт МСА
https://www.ica.org/en/discover-the-sessions-of-icaeks2021