вторник, 4 июня 2019 г.

Методологический семинар РГГУ «Управление документами в цифровой экономике»: Опыт Швеции


18 апреля 2019 года кафедра автоматизированных систем документационного обеспечения управления факультета документоведения и технотронных архивов Историко-архивного института Российском государственном гуманитарном университета провела методологический семинар «Управление документами в цифровой экономике».


На семинаре с часовым докладом выступила Анастасия Петтерссон (Anna Anastasia Pettersson) - магистр архивоведения и документоведения, руководитель архивов шведской компании по утилизации радиоактивных отходов Svensk Kärnbränslehantering AB (SKB). Анастасия рассказала о практике управлении электронными документами в делопроизводстве и архивах в коммерческих организациях Швеции.

Запись доклада доступна по адресу: https://www.youtube.com/watch?v=45RYfQeJiT8



Презентация к докладу выложена по адресу: https://drive.google.com/file/d/1j0KLAI6ht_DMrFe5TpoQqkXekVbAMGTv/view?usp=sharing



Источник: сайт Российского государственного гуманитарного университета / YouTube / Google Docs
https://www.rsuh.ru/education/fdta/news/detail.php?ID=428453
https://www.youtube.com/watch?v=45RYfQeJiT8
https://drive.google.com/file/d/1j0KLAI6ht_DMrFe5TpoQqkXekVbAMGTv/view?usp=sharing

понедельник, 3 июня 2019 г.

Обращение президента Международного совета архивов Дэвида Фрикера по поводу Международной недели архивов


Данное обращение было разослано 2 июня 2019 года через профессиональные форумы.

Дорогие коллеги,

Эта неделя – это Международная неделя архивов! (International Archives Week, см. https://www.ica.org/en/international-archives-week-3-9-june-2019 ). Для нас, архивов и архивистов, это возможность собрать свои идеи, проблемы и достижения, и поделиться ими с остальным миром. Если мы все включимся в это и будем говорить вместе, мы сможем пролить свет на нашу работу и показать, какую пользу мы приносим миру, пропагандируя важность архивов и способствуя более широкому пониманию всеми ценности документального наследия человечества, а также того, почему оно важно в нынешнее время быстрых социальных перемен.

Тема этого года - «Проектирование архивов в 21-м веке» (Designing the Archives in the 21st Century,  Designing the Archives in the 21st Century, http://conference.archivists.org.au/events/designing-the-archive/event-summary-af722a30647a418885bed5dd598e6f1b.aspx ) - дает нам возможность рассказать о наших многочисленных инновационных и дальновидных усилиях; напомнить публике, что архивисты не зациклены на прошлом, а, напротив, постоянно ищут новые способы нести накопленную память человечества в будущее.

Так что подключайтесь и участвуйте! Миру следует услышать наши новости и вдохновиться сокровищами, накопленными в наших коллекциях, и нашим видением относительно того, как сделать их доступными новыми и интересными способами. Я призываю всех членов семьи МСА следить за событиями на Международной карте (International Map, https://www.ica.org/en/search-international-archives-week-2019-events-worldwide ) - и, что важно, рассказывать о своих собственных событиях: поделиться своим видением и советами по поводу того, как нам «проектировать архивы в 21-м веке» или написать статью в блоге МСА ( https://blog-ica.org/ ).

Вы также можете распространять «слово» (и картинки) на Вашей платформе социальных сетей, используя хештег #IAW2019.

Счастливой Международной архивной недели!


Дэвид Фрикер (David Fricker)
Президент МСА

Источник: рассылка МСА

США: Принят закон об «открытых, публичных, электронных и необходимых государственных данных» (OPEN Government Data Act)


Данная новость была опубликована 14 января 2019 года на сайте американской «Коалиции данных» (Data Coalition, https://www.datacoalition.org/ ). Перевод дан с сокращениями.

14 января 2019 года президент США подписал Закон об открытых, публичных, электронных и необходимых (Open, Public, Electronic, and Necessary, OPEN) государственных данных. Данный закон вошёл в состав Публичного закона 115-435, называющегося «Закон об основах разработки политик, опирающихся на доказательства» (Foundations for Evidence-Based Policymaking Act, FEBP – законопроект H.R. 4174, см. https://www.congress.gov/bill/115th-congress/house-bill/4174/text ) в качестве его второго раздела (Title II). Теперь федеральные органы исполнительной власти должны будут выкладывать раскрываемую ими информацию в Интернете с использованием машиночитаемых форматов данных.

Спонсор закона, тогдашний спикер Палаты представителей Пол Райан выступает в Палате с комментариями по поводу прохождения «Закон об основах разработки политик, опирающихся на доказательства»

Государственная информация должна публиковаться в виде машиночитаемых данных, а не документов

Закон OPEN об открытых, публичных, электронных и необходимых государственных данных устанавливает для всех федеральных органов исполнительной власти обязанность публиковать всю их информацию в виде открытых данных, с использованием стандартизированных непроприетарных форматов. Закон основан на политике открытых данных (Open Data Policy) президента Обамы, принятой в мае 2013 года (меморандум M13-13, см. https://www.whitehouse.gov/sites/whitehouse.gov/files/omb/memoranda/2013/m-13-13.pdf ). Закон закрепляет на постоянной основе ключевые аспекты этой политики.

14 января 2019 года президент Трамп подписал в целом Закон FEBP, включающий в себя  закон OPEN (см. https://www.whitehouse.gov/briefings-statements/bill-announcement-18/ ).

Закон OPEN устанавливает официальную презумпцию того, что «государственные информационные активы, раскрываемые федеральными органами исполнительной власти, должны публиковаться в виде машиночитаемых данных… в открытом формате и… под открытыми лицензиями».

Таким образом, неспособность федерального органа предоставлять открытые данные становится юридически сомнительным делом. Новое законодательство станет мощным инструментом для реформ в плане внедрения открытых данных во всех областях государственного информационного портфолио.

Закон OPEN также требует от федеральных органов исполнительной власти поддерживать и публиковать полный перечень данных в составе всех информационных активов. Инвентаризация данных поможет государственным органам и сторонникам открытых данных определить ключевые государственные информационные ресурсы и преобразовать их из документов и изолированных баз данных в открытые данные.

Закон OPEN об открытых государственных данных:
  • Определяет открытые данные без оглядки на технологии вчерашнего дня,

  • Устанавливает минимальные стандарты раскрытия для общественности федеральных государственных данных,

  • Требует от органов федерального правительства использовать открытые данные для улучшения процесса принятия решений,

  • Обеспечивает подотчетность, требуя регулярного надзора,

  • Создает должность и определяет обязанности Главных специалистов по данным (Chief Data Officer, CDO) в федеральных органах, возлагая на них ответственность за стратегическое управление данными и реализацию инициатив в области открытых данных.
Мой комментарий: После смены в США президентской администрации – как, впрочем, и ожидалось – начатые Обамой инициативы открытого правительства, открытых данных и т.п. на время завяли. Однако, поскольку эти инициативы отражают определенные объективнее потребности современного общества, к ним постепенно начинают возвращаться. Я уверена, что с некоторым запаздыванием то же самое произойдёт и в нашей стране, тем более, что открытые данные очень легко «привязать» к программе построения цифровой экономики.

Первая волна открытых данных в общемировом масштабе закончилась впечатляющим «пшиком» (но говорить об этом вслух не принято). Повсеместно было много шума, было истрачено немало государственных ресурсов, однако существенной и, самое главное, стабильной отдачи получить пока никому не удалось. Хочется надеяться, что во главе второй волны открытых данных как у нас, так и за рубежом будут поставлены практичные люди с мозгами, а не обычный контингент «ура-новаторов» :)

Что-то мне подсказывает, что  американские федеральные органы, испытывающие в последнее время нехватку финансирования и сокращающие штаты, вряд ли поблагодарят законодателей за то, что те навязывают им объёмную работу, отвлекающую их от выполнения их основных функций - и до сих пор не приносившую самим государственным органам никакой пользы. Посмотрим теперь, станет ли закон OPEN популистским холостым выстрелом, или же американцам всё-таки удастся выстроить новую концепцию открытых данных, полезную как для общества, так и для государства.

Источник: сайт Data Coalition
https://www.datacoalition.org/open-government-data-act/

Канада: Опубликован стандарт сведений, собираемых при приёме документов на архивное хранение


24 мая 2019 года на форуме канадских архивистов появилось следующее сообщение:
Тема: Вышел в свет «Канадский стандарт сведений, собираемых при приёме документов на архивное хранение» (Canadian Archival Accession Information Standard, CAAIS; французское название: Norme canadienne d'information pour l'acquisition d'archives, NCIAA)

Уважаемые коллеги,

Рабочая группа по подготовке национального стандарта сведений, собираемых при приёме документов на архивное хранение (National Archival Accession Standard Working Group, NAASWG) рада объявить о завершении своего многолетнего проекта по написанию этого документа. Стандарт размещен в разделе NAASWG на веб-сайте Канадского совета архивов (Canadian Council of Archives, CCA) и доступен по адресу: http://archivescanada.ca/CWG_AccessionStandard .

Подготовка стандарта была итеративным процессом. По-прежнему существует вероятность внесения в него в будущем изменений после того, как архивное сообщество начнёт его внедрять в различных архивных средах.

Я хочу поблагодарить всех членов рабочей группы, которые добровольно посвятили своё время проведению исследований и составлению стандарта. Рабочая группа также благодарна тем, кто поделился своими политиками приёма документов на хранение и принял участие в наших опросах, что способствовало появлению более качественного и обоснованного документа. Наконец, группа NAASWG хотела бы поблагодарить Канадский совет архивов и проект InterPARES Trust за их административную и финансовую поддержку.

Французская версия стандарта появится в ближайшее время.

С уважением,
Раймонд Фрогнер (Raymond Frogner)
Председатель рабочей группы NAASWG
Текст стандарта выложен на сайте ( http://archivescanada.ca/CWG_AccessionStandard ),  и его также можно скачать в формиате PDF по адресу: http://archivescanada.ca/uploads/files/Documents/CAAIS_2019May15_EN.pdf . Объём документа в PDF-версии – 61 страница.

Во вводной части стандарта, в частности, отмечается:
«Согласно Оксфордскому словарю английского языка, термин «accession» (в архивном деле означает «приём на хранение»  - Н.Х.) обычно трактуется как «действие или акт присоединения чего-либо к чем-то другому; дополнение; увеличение». В архивном деле данный термин означает официальное физическое и юридическое включение преимущественно неопубликованных документальных материалов в фонды архивного хранилища.

Приём на хранение проводится во исполнение решения, принятого по итогам экспертизы ценности (appraisal) с учётом прав и обязанностей архива в отношении комплектования и политики хранилища, в котором установлено, что соответствующие документы имеют непреходящую ценность.

В случае, когда принимаемые на хранение документы добавляются в уже существующие архивные фонды, коллекции или серии, используется специальный термин «accrual» («пополнение архива»), или, реже, «accretion» («приращение»). В современной англоязычной архивной литературе используемые как существительные термины «accession» и «acquisition» (приобретение, комплектование) практически являются синонимами. Оба термина подразумевают, что определенный массив документальных материалов в согласованном порядке поступает в архивное хранилище.

Документация о приёме на хранение (accession record) фиксирует сведения, относящиеся к ключевым моментам процессе приёма, явным образом раскрывая характер приобретенного архивного материала, его источник или происхождение, а также события, связанные с тем, как этот материал был передан в архивное учреждения и как он им обрабатывался.

Связанные с приёмом на архивное хранение политики, практики и рабочие процессы сильно различаются в различных архивных учреждениях. Целью Рабочей группы по подготовке национального стандарта сведений, собираемых при приёме документов на архивное хранение, было достижение консенсуса в отношении типового набора элементов метаданных, которые позволили бы зафиксировать важнейшую информацию, одновременно принимая и поддерживая разнообразие существующей практики. Результатом этих усилий стал «Канадский стандарт сведений, собираемых при приёме документов на архивное хранение» (Canadian Archival Accession Information Standard, CAAIS).

… Настоящий стандарт описывает набор информационных элементов для документирования процесса приёма документов в архивное хранилище. Архивы, как правило, принимают на хранение не отдельные документы, а массивы документов, хотя данный стандарт также применим и в случае приёма на хранение отдельных документов.

Уже на ранних этапах разработки настоящего стандарта стали очевидными различия в практике архивных учреждений. В этой связи CAAIS не стремится ввести единую модель рабочих процессов приёма документов на хранение, пригодную на все случаи жизни. Скорее, он предлагает набор элементов метаданных, которые любое архивное учреждение может использовать в рамках своих собственных процедур. Стандарт также поддерживает возможность внесения изменений в существующую документацию по приёму документов на хранение по результатам других взаимосвязанных процессов (например, завершения архивной обработки; завершения уничтожения/исключения из состава фондов).

Хотя документация о приёме на хранение обычно не предназначена для целей поиска и предоставления документов, некоторые информационные элементы могут использоваться для этой цели, а часть информационных элементов может быть непосредственно перенесена в архивное описание или повторно использована. Далее, поскольку документы о приёме на хранение обычно взаимосвязаны с архивными описаниями, в определенных случаях документы о приёме на хранение могут де-факто использоваться как архивные описания и предоставляться для публичного пользования (например, из-за задержек с завершение процессов упорядочения и описания).»
Содержание документа следующее:
I. Введение
II. Краткая сводка информационных элементов
III. Информационные элементы в составе документов о приёме на хранение
1. Раздел сведений об идентичности
2. Раздел сведений об источнике
3. Раздел сведений о материалах
4. Раздел сведений об управлении
5. Раздел сведений о событиях
6. Раздел общей информации
7. Раздел сведений о контроле
IV. Глоссарий
Приложение A.  Survey Overview, Themes, and Future Development
Приложение B.  Пример минимальной формы документа о приёме на хранение
Приложение C.  Члены рабочей группы, подготовившее стандарт
Источник: Сайт канадской архивной информационной сети / лист рассылки канадских архивистов
http://archivescanada.ca