Федеральным органам исполнительной власти потребуется использовать различные ресурсы для того, чтобы в срок выполнить поставленную задачу – обеспечить к 2019 году электронную архивацию федеральных государственных документов.
С момента создания нашего федерального правительства документы играют важную роль в сохранении свидетельств переписки, соглашений, законов и сделок. Однако сегодня стремительный рост объемов информации в сочетании с сокращением бюджетов и государственной недвижимости сделал заботу об этих документах как никогда сложной задачей. В результате Президент Обама вмешался и обратил внимание на вопрос модернизации управления федеральными документами. (Правда, все свелось к одним лишь ценным указаниям и установлению крайних сроков. Какого-либо финансирования на модернизацию выделено не было, и государственным органам было предложено всё сделать в рамках уже выделенных им бюджетных средств. – Н.Х.)
Выпущенная в 2012 году президентская Директива по управлению документами ( http://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf - о ней см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.) требует, чтобы к 2019 году управление всеми [электронными – Н.Х.] документами постоянного срока хранения было обеспечено в электронном формате. Хотя до крайнего срока остается еще пять лет, федеральным органам исполнительной власти нужно начать уделять внимание преимуществам перехода на электронные технологии – до того, как их обяжут это сделать в соответствии с Директивой. Если начать эту работу сейчас, то государственные органы будут также лучше готовы в исполнению других важных требований, которые сейчас вводятся, таких, как «Политика открытых данных» (Open Data Policy, http://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2013/m-13-13.pdf ) и запрет на увеличение государственными органами офисных площадей (Freeze the Footprint, http://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/financial/memos/implementation-of-freeze-the-footprint-guidance.pdf ).
По мнению Национальных Архивов США (NARA), учреждения, переходящие на работу с электронными документами, смогут лучше:
- Обмениваться документами и эффективно отслеживать их движение;
- Подготовиться на случай чрезвычайных происшествий;
- Реагировать на аудиты и поступающие от граждан запросы на основании закона о свободе доступа к государственной информации (FOIA);
- Спасать поврежденные документы и обеспечивать защиту более старых носителей информации;
- Сделать бумажные оригиналы более доступными;
- Сэкономить средства за счет освободившихся офисных площадей;
- Обеспечить открытость и прозрачность; и
- Существенно усилить свои возможности в плане поиска и э-раскрытия (поиска и представления электронных документов в ходе судебных разбирательств или расследований – Н.Х.).
В условиях, когда бюджеты государственных органов сокращаются, объёмы информации увеличиваются, ряд объектов системы Национальных Архивов закрывается, а несколько поставленных в Директиве задач должны быть выполнены в течение ближайших пяти лет, - федеральные органы действительно переживают переломный момент в плане управления документами и информацией. Существует острая необходимость в модернизации - и нависающие крайние сроки делают её эффективное проведение ещё более неотложным делом. Но федеральные органы власти не останутся в одиночестве; и в своих усилиях по модернизации они смогут получить поддержку от сообщества отраслевых партнеров. Проще говоря, для модернизации федеральных информационных программ потребуются «усилия всей деревни».
Федеральным органам исполнительной власти нужно будет решать вопросы унификации документов и перевода их в электронный вид посредством ряда постепенных, стратегически продуманных шагов. Для того, чтобы уложиться в установленные сроки и в бюджеты, как в государственных органах, так и в отрасли нужны люди – менеджеры, специалисты по планированию и эксперты по технологиям. Плавный переход не произойдёт сам по себе. Взгляните-ка на роли тех специалистов, которых государственным органам нужно будет найти:
Специалист по инвентаризации. На первом этапе государственным органам потребуются специалисты, способные дать общую оценку программ управления документами, а также провести инвентаризацию - выявить, классифицировать и локализовать все информационные активы вне зависимости от их формата. Способствуя разработке государственным органом соответствующей информационной политики на будущее, такой специалист поможет ему сориентироваться среди набора имеющихся информационных активов и систем. После завершение инвентаризация в отношении огромных объёмов документов временного срока хранения (которые составляют 97%-99% от общего числа федеральных документов) должны быть введены политики отслеживания сроков хранения. (Фактически требуются услуги высококвалифицированного специалиста по управлению документами, которых и в США немного, и чьи услуги стоят очень недёшево. Несомненно, такие компании, как Iron Mountain, смогут предоставить подобные услуги, хотя и не бесплатно :) – Н.Х.)
Специалист по планированию. На основании базовой оценки и итогов инвентаризации, специалист-планировщик формирует стратегию и план действий, которые позволят государственному органу своевременно выполнить предусмотренные Директивой этапы. Он также следит за тем, чтобы агентство придерживалось стратегии и плана. Роль планировщика может выполнять отраслевой партнер государственного органа, создающий план с учетом особенностей этого органа, ситуационных факторов и динамики его развития, с тем, чтобы уложиться в установленные сроки, одновременно поддерживая выполнение государственным органом своей миссии. Для обеспечения нужных темпов модернизации в план включаются целевые этапы и показатели.
Специалист по переводу документов в электронный вид (оцифровщик). Перевод документов государственного органа в электронный вид является ключевым шагом в процессе перехода на использование к 2019 году модернизированной электронной документной системы. Это может быть сделано с опережением, чтобы убедиться в возможности эффективного управления всеми информационными активами. Внешние специалисты, занимающиеся оцифровкой документов государственного органа, могут взять на себя ответственность за разработку эффективной программы, способной взять под контроль все электронные документы, как в настоящее время, так и в будущем, в том числе изначально-электронные документы.
Специалист по управлению корпоративным контентом. После перевода всех документов в электронный вид, метаданные для всех информационных активов – как бумажных, так и электронных – следует собрать в единую централизованную систему, которая будет служить в качестве защищенного хранилища, обеспечивающего доступ к ним и управление их жизненным циклом. Платформа для управления корпоративным контентом может быть использована в качестве мощного и эффективного инструмента поиска, способствующего совершенствованию процессов э-раскрытия и выполнения FOIA-запросов, лучшему обеспечению информацией конечных пользователей, последовательному применению политик управления документами и созданию условий для надлежащего решения судьбы документов как постоянного, так и временного срока хранения. (К сожалению, как американцы убедились на многолетнем опыте, создавать и поддерживать такого рода централизованные решения трудно, и не случайно сейчас куда больше внимания специалисты уделяют методам децентрализованного или менее централизованного управления документами – Н.Х.)
Эксперт по облачным вычислениям. Хотя сама Директива и не требует от государственных органов переводить свои документы в облако, политика Белого Дома по предпочтительному использованию облачных решений (Cloud First Policy) требует от государственных органов, чтобы те в том или ином виде внедряли облачные услуги. В этой связи для государственных органов хорошей идеей будет начать изучение вариантов, особенно в плане хранения документов. Эксперты по облачным услугам способны помочь государственным органам лучше понять преимущества использования облака для хранения и управления их документов.
В ближайшие пять лет федеральным органам исполнительной власти предстоит преодолеть ряд препятствий. Если «вся деревня» экспертов будет действовать совместно, то отрасль сумеет оказать государственным органам содействие, в котором они нуждаются для реализации хорошо продуманной, единой методологии модернизации своих информационных программ. В конечном счете у государственных органов будет всё необходимое для управления и перевода, при необходимости, в электронный вид своих бумажных документов, для сокращения расходов, для рационализации существующих систем управления документами и информацией, и для того, чтобы уложиться в сроки, установленные президентской Директивой по управлению документами.
Сью Тромбли (Sue Trombley)
Мой комментарий: На мой взгляд, Сью Тромбли достаточно неплохо сказала в своей статье о том, что нужно государственным органам и каких специалистов им остро не хватает. Ясно, что статья во многом носит маркетинговый характер и «продает» консультационные услуги конкретной компании. Я, однако, не разделяю оптимизма автора в отношении выполнения установленных Директивой сроков – денег на модернизацию сейчас у американских федеральных органов исполнительной власти нет, а коммерческие компании, при всём своём патриотизме, не собираются заниматься благотворительностью.
Источник: InformationWeek
http://www.informationweek.com/government/enterprise-architecture/presidential-records-management-directive-it-takes-a-village/a/d-id/1298009
