Архивы Франции опубликовали руководство «Авторизация досрочного уничтожения бумажных документов после их оцифровки: Каковы условия и критерии принятия решения?», часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/07/1.html )

Содержание руководства

Оцифровка полученных или созданных государственными органами бумажных документов является широко распространенной практикой, которая должна соответствовать существующей нормативно-правовой базе, особенно в тех случаях, когда после оцифровки проводится уничтожение оригиналов документов.

В руководстве в первую очередь подчеркивается роль научно-технического надзора (contrôle scientifique et technique, CST) при управлении архивными документами, а затем последовательно рассматриваются вопросы, связанные с делаемым организацией выбором, проведением оцифровки и архивированием. Этапы проекта оцифровки описаны в Приложении 1.

Чтобы иметь возможность уничтожить оригиналы документов, следует подумать о ряде мер обеспечения безопасности:

• Обеспечить максимально возможную верность (надёжность) созданных электронных копий по отношению к оригинальным документам, т. е. обеспечить наличие у копии той же же формы и содержания, что и у оригинального документа;
  
  
• Обеспечить сохранение верности (надёжности), т. е. сохранять целостность копий в течение всего срока их хранения. 

Эти гарантии должны быть соразмерны целям оцифровки и проблемам архивации документов, принимая во внимание юридические риски, исполнение законодательно-нормативных требований и вопросы сохранения национального культурно-исторического наследия.

Оценка, основанная, в частности, на упомянутых выше и иных дополнительных вопросах, позволяет отнести затронутый оцифровкой фонд или естественно сложившуюся серию документов к одному из трех уровней обслуживания, для каждого из которых сформулирован набор обязательных требований. В «Руководстве» подробно описаны эти три уровня обслуживания и соответствующие требования. Требования разбиты на шесть категорий:

1. Надзор над процессом оцифровки и его документирование 

2. Сбор, подготовка и проведение оцифровки оригиналов документов

3. Безопасность, целостность и прослеживаемость процесса управления электронными копиями

4. Индексация, упорядочивание и управление жизненным циклом электронных копий

5. Контроль и управление системой оцифровки

6. Качество графических образов и метаданных

В Приложении 2 приведен контрольный список для оценки соответствующих рисков и проблем.

В таблицах Приложения 3 перечислены контрольные точки, которые должны быть проверены лицом, ответственным за научно-технический контроль. Эти точки показаны в соответствии с ожидаемыми уровнями обслуживания при выполнении цепочки операций оцифровки и обеспечения сохранности.

Приведенная в Приложении 4 типовая анкета для клиентов, рассматривающих возможность уничтожения оригиналов бумажных документов после оцифровки, содержит список полезных вопросов для оценки контекста и цели оцифровки.

Наконец, в Приложениях 5 и 6 приведены глоссарий и список литературы.

Структура документа следующая:

00. Информация о версии и разработчиках руководства
01. Введение
02. Обзор нормативно-правовой базы и стандартов
03. Научно-технический контроль над проектами оцифровки
04. Анализ процедуры оцифровки и архивирования
05. Оценка степени важности документов
06. Определение ожидаемого уровня требований к процессам оцифровки и сохранения в зависимости от уровня важности 
07. Технические требования, исполнение которых контролируется научно-техническим контролем (CST)
08. Характер ответов, даваемых ответственными за научно-технический контроль подразделениями на запросы клиентов о досрочном проведении уничтожении
09. Приложения:

Приложение 1: Этапы проекта оцифровки
Приложение 2: Критерии оценки рисков и задач
Приложение 3: Список требований, исполнение которых может подлежать научно-техническому контролю
Приложение 4: Типовая анкета для клиентов, рассматривающих возможность уничтожения оригиналов документов
Приложение 5: Глоссарий
Приложение 6: Литература

Источник: раздел Архивов Франции на сайте Министерства культуры Франции
https://francearchives.gouv.fr/fr/circulaire/DGPA_SIAF_2025_005
https://francearchives.gouv.fr/fr/file/b63ea5c4788acb0019352c4f0b354c59592534ed/guide_numerisation_et_elimination_anticipee_des_originaux_vdef.pdf