О сопроводительных письмах, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/07/1_01617535245.html )

Теперь я вернусь немного назад к своему утверждению: «Сопроводительное письмо не имеет ничего общего с существованием самого документа, оно связано только с процессом его передачи». Это означает, что если я отправляю несколько основных документов одному и тому же получателю в рамках одной операции, то каждому основному документу не нужно иметь собственное сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо касается процесса отправки, а не документа. Не каждый документ должен сопровождаться сопроводительным письмом. Однако в таких ситуациях ясно, что каждый документ, включенный в переписку, должен иметь свой собственный идентификатор (регистрационный номер).

Но что, если сопроводительное письмо на самом деле является распоряжением (ordin)? В Инструкции по административной работе от 1942 года было просто сказано (цитирую по памяти): 

• Зарегистрированная бумага представляет собой официальный документ, акт (act); 
  
  
• Бумага, поступившая от вышестоящих лиц - это предписание (ordin); 
  
  
• Бумага, поступившая от нижестоящих лиц - это рапорт (raport); 
  
  
• Бумага, проходящая между субъектами одного ранга - это переписка (corespondență). 

Мой комментарий: Думаю, интересно сравнить сказанное с тем, что было написано в книге В.Малинко «Справочная книжка для офицеров», изд. 1915 года, раздел XVI "Положение о письмоводстве", стр. 299 (см. рис. ниже).

Между тем, появились квазинаучные «изыскания» (о таких я уже рассказывал, сопоставляя «рапорт» (raport) с докладной запиской (notă raport): единственное различие, которое я выявил, заключается в том, что «рапорт» - это не для любого простолюдина, а только для дворян; простолюдины пишут докладные записки…). Однако все можно упростить: если сопроводительное письмо приказывает что-либо, то это не сопроводительное письмо, а приказ. Если сопроводительное письмо сообщает о чём-либо, то это не сопроводительное письмо, а отчет, рапорт, доклад. Иными словами, в таких случаях этот документ не нуждается в объяснениях, анализе и данных о контексте, потому что он сам по себе является самодостаточным документом. 

Итак, что такое сопроводительное письмо? (переведено и адаптировано)

Сопроводительное письмо должно быть кратким «препроводительным письмом» (cover letter), которое (очевидно) сопровождает более сложный документ с тем, чтобы объяснить «некоторые вещи» о нём.

Сопроводительное письмо разъясняет

• цель документа, чтобы получатели понимали, что именно они читают и почему этот документ был им направлен;
  
  
• требования или инструкции, касающиеся прилагаемого документа;
  
  
• включает конкретные детали и основные моменты, представленные в документе, если документ сложный.

Итак, сопроводительное письмо необходимо, когда:

• Вам нужно объяснить требования или инструкции, касающиеся прилагаемого документа;
  
  
• Вы отправляете документ, требующий действий со стороны получателя (например, рассмотрение или одобрение), и это не ясно из содержания документа;
  
  
• Вам нужно объяснить, почему прилагаемый документ следует прочитать и рассмотреть;
  
  
• необходимо подчеркнуть важные моменты документа.

В дополнение к обычным реквизитам, требуемым дипломатикой (начиная с идентификации отправителя, приветствия и заканчивая подписью отправителя), сопроводительное письмо должно содержать:

• Цель переписки: В данном разделе представляется сопровождаемый документ и читателю предоставляется контекст. Здесь следует объяснить, что это за документ и почему Вы его отправили, чтобы получатель мог ответить и обработать документ соответствующим образом;
  
  
• Сведения о прилагаемом документе: Этот раздел содержит сводку важных деталей или основных аспектов сопровождаемого документа, которые читатель должен знать перед его прочтением;
  
  
• Запрос на выполнение действий: В этот разделе может запрашиваться/предлагаться реакция получателя или порядок его действий.

Эти элементы формы не меняются при использовании электронной почты; напротив, электронное письмо не следует рассматривать только как «канатную дорогу», которая перемещает некоторые объекты (документы) из одного места в другое. Как отмечается в статьях по электронной дипломатике, в случае электронного документа у нас имеются не только авторы и издатели, но и учётная запись лица, отправляющего корреспонденцию, что крайне важно для подтверждения аутентичности документа. Поэтому электронное письмо следует, как минимум, рассматривать как сопроводительное письмо. Конечно, это может быть и базовый документ с вложениями, - однако в большинстве ситуаций в нашем ментально нецифровизованном мире это именно сопроводительное письмо, и его следует рассматривать как таковое. Поэтому «пустые» электронные письма, к которым прикреплен документ (похожие на создающий киберриски спам), должны включать несколько слов, указывающих, кто отправил документ и почему.

Самым крайним случаем бюрократии остается сканирование документа, сканирование сопроводительного письма и отправка электронного письма [к котором присоединены эти скан-копии – Н.Х.], играющего в этом случае роль сопроводительного письма к сопроводительному письму. Прекрасный пример усиления бюрократии посредством цифровизации процесса, не правда ли? :) Как там обещали - «всё будет на расстоянии одного клика»? Но это зависит от того, с какой стороны кнопки Вы находитесь!

Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)

Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2025/06/07/despre-adrese/