Данный документ представляет собой новую редакцию руководства-памятки (vade-mecum), опубликованного SIAF в марте 2014 года, см. https://francearchives.gouv.fr/fr/circulaire/VADEMECUM_NUMERISATION_2014_03 (прямая ссылка на PDF-файл: https://francearchives.gouv.fr/fr/file/bcf2f5fa57f4467e0f92a41adf64a748acac2ebc/Vademecum_dematerialisation_maj2021.pdf ).
В более привычной для нас терминологии, речь идёт о замещающем сканировании бумажных документов.
Во вводной части руководства отмечается следующее:
Почему потребовалось заменить руководство-памятку 2014 года?
Настоящее руководство заменяет руководство-памятку (vademecum), разработанное и утвержденное Межведомственной службой Архивов Франции в марте 2014 года. Данная новая редакция:
- Учитывает эволюцию законодательно-нормативной среды по вопросам оцифровки и электронного архивирования;
- Включает возможность уничтожения оригиналов оцифрованных бумажных архивных документов и сохранение в дальнейшем только их электронных версий;
- Вводит различные сценарии на основе оценки степени важности архивных документов и проекта оцифровки;
- Включает требования к электронному архивированию для наиболее важных проектов оцифровки (например, для проектов оцифровки личных дел государственных служащих).
Руководство предназначено для лиц, ответственных за научно-технический надзор (contrôle scientifique et technique, CST) над государственными архивными документами и архивами. Его целью является предоставление данным лицам набора правил и контрольных точек, которые могут быть проверены при авторизации досрочного (т.е. до истечения установленных сроков хранения – Н.Х.) уничтожения оригинальных бумажных документов, которые были оцифрованы до окончания рока их полезности для административных целей (т.е., опять же, до истечения установленных сроков хранения – Н.Х.).
Документ также может служить полезным руководством по передовой практике для руководителей проектов по оцифровке государственных архивных документов (подрядчиков), которым для успешного завершения своего проекта требуются критерии для проведения самооценки и методические инструменты.
Цели
Руководство полностью соответствует кодексу взаимоотношений между общественностью и государственными органами по административным актам во вопросам административно-хозяйственных документов; статье 1379 Гражданского кодекса Франции, которая определяет доказательную силу копий аутентичных и подписанных личной подписью юридических документов; и Декрету №2016-1673 от 5 декабря 2016 года, касающемуся верности (fiabilité) копий юридических документов, выданных в соответствии со статьей 1379 Гражданского кодекса, которая устанавливает условия, при которых допускается презумпция верности этих копий. Эти положения применимы к юридическим документам, которые создают правовые последствия и, следовательно, имеют доказательную силу.
Данное руководство также учитывает изменения в нормативной базе после публикации либо обновления стандартов, касающихся вопросов цифрового доверия, включая:
- Стандарт создания верных копий NF Z42-026:2023 «Определение и спецификации услуг по надёжной оцифровке документов на бумажном носителе и контроль над оказанием этих услуг» (Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations), см. https://www.boutique.afnor.org/fr-fr/norme/nf-z42026/definition-et-specifications-des-prestations-de-numerisation-fidele-de-docu/fa203212/343604 ;
- Стандарт «электронного сейфа» NF Z42-020:2012 «Функциональные характеристики компоненты «Электронный сейф», предназначенной для сохранения электронной информации в условиях, обеспечивающих её целостность во времени» (Spécifications fonctionnelles d'un composant Coffre-Fort Numérique destiné à la conservation d'informations numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps), см. https://www.boutique.afnor.org/fr-fr/norme/nf-z42020/specifications-fonctionnelles-dun-composant-coffrefort-numerique-destine-a-/fa176610/1249 ; и
- Стандарт электронного архивирования NF Z 42-013:2020 «Управление электронными документами – Рекомендации и требования» (Archivage électronique - Recommandations et exigences), см. https://www.boutique.afnor.org/fr-fr/norme/nf-z42013/archivage-electronique-recommandations-et-exigences/fa197009/260701 .
- Система сертификации «Марка NF 544» услуг по надёжной оцифровке бумажных документов (numérisation fidèle) на соответствие национальному стандарту NF Z 42-026, см. https://certification.afnor.org/services/prestation-numerisation-fidele-document-support-papier
- Система сертификации «Марка NF 461» систем управления электронными документами (système d’archivage électronique, SAE) на соответствие национальному стандарту NF Z 42-013, см. https://certification.afnor.org/numerique/nf-systeme-d-archivage-electronique
- Система сертификации «Марка NF 203» систем «электронного сейфа» (composant coffre-fort numérique) на соответствие национальному стандарту NF Z42-020:2012, см. https://infocert.org/nf203-ccfn/
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/07/2.html )
Источник: раздел Архивов Франции на сайте Министерства культуры Франции
https://francearchives.gouv.fr/fr/circulaire/DGPA_SIAF_2025_005
https://francearchives.gouv.fr/fr/file/b63ea5c4788acb0019352c4f0b354c59592534ed/guide_numerisation_et_elimination_anticipee_des_originaux_vdef.pdf
Комментариев нет:
Отправить комментарий