четверг, 3 июля 2025 г.

Архивы Франции опубликовали руководство «Авторизация досрочного уничтожения бумажных документов после их оцифровки: Каковы условия и критерии принятия решения?», часть 1

Межведомственная служба Архивов Франции (Service interministériel des Archives de France, SIAF – архивное ведомство, которое подчинено Министерству культуры Франции) 9 апреля 2025 года в своём разделе сайта Министерства культуры опубликовало новую редакцию руководства «Авторизация досрочного уничтожения бумажных документов после их оцифровки: Каковы условия и критерии принятия решения?» (Autoriser la destruction anticipée de documents sur support papier après leur numérisation: Quelles conditions et quels criteres de décision?) объёмом 64 страницы, см. https://francearchives.gouv.fr/... . Руководство является приложением к инструкции DGPA/SIAF/2025/005 от 16 мая 2025 года «Выдача разрешения на уничтожение оригиналов бумажных документов, переведенных на цифровые носители» (Délivrance du visa d'élimination des documents d’origine papier transférés sur support numérique), выпущенной за подписью руководителя Межведомственной службы Архивов Франции Бруно Рикара (Bruno Ricard), см. https://francearchives.gouv.fr/fr/circulaire/DGPA_SIAF_2025_005 (прямая ссылка на PDF-файл: https://francearchives.gouv.fr/fr/file/c6411281d731544ec237d836f091390b85c2b082/DGPA_SIAF_2025_005.pdf ).

Данный документ представляет собой новую редакцию руководства-памятки (vade-mecum), опубликованного SIAF в марте 2014 года, см. https://francearchives.gouv.fr/fr/circulaire/VADEMECUM_NUMERISATION_2014_03 (прямая ссылка на PDF-файл: https://francearchives.gouv.fr/fr/file/bcf2f5fa57f4467e0f92a41adf64a748acac2ebc/Vademecum_dematerialisation_maj2021.pdf ).

В более привычной для нас терминологии, речь идёт о замещающем сканировании бумажных документов.

Во вводной части руководства отмечается следующее:

Почему потребовалось заменить руководство-памятку 2014 года?

Настоящее руководство заменяет руководство-памятку (vademecum), разработанное и утвержденное Межведомственной службой Архивов Франции в марте 2014 года. Данная новая редакция:
  • Учитывает эволюцию законодательно-нормативной среды по вопросам оцифровки и электронного архивирования;

  • Включает возможность уничтожения оригиналов оцифрованных бумажных архивных документов и сохранение в дальнейшем только их электронных версий;

  • Вводит различные сценарии на основе оценки степени важности архивных документов и проекта оцифровки;

  • Включает требования к электронному архивированию для наиболее важных проектов оцифровки (например, для проектов оцифровки личных дел государственных служащих).
Целевая аудитория

Руководство предназначено для лиц, ответственных за научно-технический надзор (contrôle scientifique et technique, CST) над государственными архивными документами и архивами. Его целью является предоставление данным лицам набора правил и контрольных точек, которые могут быть проверены при авторизации досрочного (т.е. до истечения установленных сроков хранения – Н.Х.) уничтожения оригинальных бумажных документов, которые были оцифрованы до окончания рока их полезности для административных целей (т.е., опять же, до истечения установленных сроков хранения – Н.Х.).

Документ также может служить полезным руководством по передовой практике для руководителей проектов по оцифровке государственных архивных документов (подрядчиков), которым для успешного завершения своего проекта требуются критерии для проведения самооценки и методические инструменты.

Цели

Руководство полностью соответствует кодексу взаимоотношений между общественностью и государственными органами по административным актам во вопросам административно-хозяйственных документов; статье 1379 Гражданского кодекса Франции, которая определяет доказательную силу копий аутентичных и подписанных личной подписью юридических документов; и Декрету №2016-1673 от 5 декабря 2016 года, касающемуся верности (fiabilité) копий юридических документов, выданных в соответствии со статьей 1379 Гражданского кодекса, которая устанавливает условия, при которых допускается презумпция верности этих копий. Эти положения применимы к юридическим документам, которые создают правовые последствия и, следовательно, имеют доказательную силу.

Данное руководство также учитывает изменения в нормативной базе после публикации либо обновления стандартов, касающихся вопросов цифрового доверия, включая: 
В новой редакции руководства гармонизирована терминологию, в которую включены термины и понятия, используемые в документах систем сертификации, связанных с этими различными стандартами, доступных по следующим ссылкам:

(Окончание следует)

Источник: раздел Архивов Франции на сайте Министерства культуры Франции
https://francearchives.gouv.fr/fr/circulaire/DGPA_SIAF_2025_005
https://francearchives.gouv.fr/fr/file/b63ea5c4788acb0019352c4f0b354c59592534ed/guide_numerisation_et_elimination_anticipee_des_originaux_vdef.pdf 

Комментариев нет:

Отправить комментарий