Мой комментарий: С моей точки зрения, в данном посте дана интересная оценка практики использования сопроводительных писем с точки зрения теории архивного дела и дипломатики.
Уже в течение какого-то времени я наблюдаю бюрократическое безумие – глупое, на мой взгляд – присоединять сопроводительное письмо (adresă) к любому документу. Отправляешь отчет, запрос, заявление об увольнении - сначала готовишь сопроводительное письмо. Наверное, при отправке сопроводительного письма тоже нужно будет сначала подготовить сопроводительное письмо к нему (я пока такого не видел, но кто знает, что ждёт нас в будущем) :)
И если бы дело было только в составлении сопроводительного письма… Часто, однако, регистрируется только лишь сопроводительное письмо, а «приложение» к нему (фактически, основной и важный документ) - нет. Так что, похоже, важным является именно сопроводительное письмо, у которого есть приложения, верно? В некоторых случаях, однако, сам документ получает иной регистрационный номер, чем сопроводительное письмо – когда отправитель считает, что он важнее. Так что давайте регистрировать два документа, ведь в канцелярии очень скучно и нечего делать…
Я поискал в сети информацию о том, как обстоят в этом плане дела в мире, и нашел очень интересный источник, из которого я в конце сделаю «выжимку» с добавлением нескольких личных комментариев.
Прежде всего, я думаю, что следует четко различать два случая. Основной документ может сопровождаться документами, которые детализируют/подтверждают определенные аспекты текста - это будут приложения, которые идут после основного документа. Однако может быть сопровождающий документ, которые «предшествует» основному документу, предоставляя сведения о контексте документа или о действии по отправке документа – это как раз и будет сопроводительное письмо.
Таким образом, не документ присоединён к сопроводительному письму, а сопроводительное письмо сопровождает документ, но их взаимосвязь носит иной характер, чем взаимосвязь документа и приложения.
Приложение обязательно должно сопровождать документ, чтобы последний был полным. Сопроводительное письмо не имеет ничего общего с существованием самого документа, оно связано только с процессом его передачи; документ же существует и без сопроводительного письма. Приложение будет одинаковым для всех, кому документ будет послан (как единое целое с ним), а сопроводительные письма могут быть разными и индивидуализированными для каждого получателя (поскольку это разные процессы переписки).
Как следует присваивать регистрационный номер? Как всегда, это зависит от режима контроля, который может быть более мягким или более строгим.
Согласно закону о «секретных документах», приложения получают отдельный регистрационный номер. Это имеет смысл, если Вы считаете, что основной документ и приложения к нему могут иметь разные степени секретности, - но, с моей точки зрения, основное назначение этих номеров заключается не в регистрации входящих и исходящих документов (что является сутью регистрационной работы), а в контроле над номерами, которые аналогичны тем, что присваиваются документам для внутреннего пользования. По существу, это случай строгого контроля над документами / информацией.
В нормальной же ситуации приложения упоминаются в основном документе, и этого достаточно. Что касается сопроводительного письма, то всё зависит от контекста. Если документ может быть отправлен нескольким получателям, в разных отправлениях, то сопроводительное письмо должно получить иной регистрационный номер, чем документ. Если же документ предназначен для одного получателя, то он должен иметь тот же номер.
Может ли сопроводительное письмо вообще не иметь номера? Это, по крайней мере интересный вопрос. В конце концов, во многих случаях номер проставляется только на сопроводительном письме, а основной (и более важный) документ не имеет регистрационного номера, - и мне кажется, что было бы более законно поступать наоборот. Однако, по моему мнению, роль сопроводительного письма заключается в предоставлении определенных метаданных о документе. В таком случае регистрационный номер также является метаданными, а сопроводительное письмо должно быть «обложкой», резюмирующей страницей основного документа.
(Окончание следует)
Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)
Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2025/06/07/despre-adrese/
Комментариев нет:
Отправить комментарий